和秋叶一起学Word
（第3版）
秋叶 主编
黄群金 顾建 傅琳 刘晓阳 编著
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
和秋叶一起学Word / 秋叶主编；黄群金等编著. --3版. --北京：人民邮电出版社，2020.2
ISBN 978-7-115-46838-3
Ⅰ.①和… Ⅱ.①秋… ②黄… Ⅲ.①文字处理系统 Ⅳ.①TP391.12
中国版本图书馆CIP数据核字（2019）第222961号
◆主 编 秋叶
编 著 黄群金 顾建 傅琳 刘晓阳
责任编辑 李永涛
责任印制 王郁 马振武
◆ 人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京富诚彩色印刷有限公司印刷
◆ 开本：690×970 1/16
印张：21.25 2020年2月第3版
字数：325千字 2020年2月北京第1次印刷
定价：89.00元
读者服务热线：(010)81055410 印装质量热线：(010)81055316
反盗版热线：(010)81055315
广告经营许可证：京东工商广登字20170147号
Word、PPT、Excel，哪一个值得你花精力去学习？
我认为是Word，因为Word软件的使用频率高，所以学习以后能很大程度提升你的办公能力，节约很多工作时间。
有一个段子是这么说的——“我很小的时候就明白了，系鞋带会浪费掉一生中的三年光阴，于是我从不买有鞋带的鞋子。很多事情你得研究透彻，讲究效率。”
这句话不是我说的，是CNN创办人特德·特纳说的。
花费时间研究常用的软件，可以帮助你节约大量的时间，时间才是最宝贵的财富。
本书精心编排知识点，从正确的使用习惯开始，让你从“以为自己会Word”变成“真正的Word达人”，让你在职场中更高效、更专业。
如果你第一次接触这套丛书，我坚信这是你学习Office三件套软件的上佳读物。
你现在看到的是这本书的第3版。
我们收到了很多热心读者的反馈，在原有版本的基础上，我们做了以下优化迭代：
1.对章节顺序和结构进行优化，更符合初学者的学习需求；
2.更新了系列图书的知识体系，增补了崭新的知识点；
3.专门录制了配套的案例操作视频，辅助读者学习；
4.软件使用Office 365，截图和操作演示全部换成了新版本；
5.重新设计了版式，优化了排版，提升读者学习体验。
秋叶团队自2013年全力以赴做Office职场在线教育，已经成为国内很有影响力的品牌。截止2019年年底，就有超过50万学员报名和秋叶一起学Office课程。
我们的主创老师，使用Office软件都有10年以上的经验，在网络上给Office学员坚持答疑多年。我们非常了解，很多时候你的办公效率低，仅仅是因为不知道原来Office还可以这样用。我们深刻理解初学者在学习Office时的难点和困惑，因此，编写系列图书秉承了“知识全、阅读易、内容新”的原则。迎合当今读者的阅读习惯，让图书既能够系统化学习，又能碎片式查阅；既简洁明了，又让操作清晰直观；既着重体现Office常用核心，同时又包含工作中会用到但未必常用的冷门偏方，还要兼顾新版本软件的新功能、新用法、新技巧。
我们给自己提出了极高的挑战，希望秋叶系列图书能得到读者的口碑推荐，发自内心的喜欢。
对于“秋叶”教育品牌的新朋友，我们提供的是一个完整的学习方案。
“秋叶系列”包含的不仅是一套书，而是一个完整的学习方案。
在我们的教学经历中，我们发现要真正学好Office，只看书不动手是不行的，但是普通人往往很难靠自律和自学就完成动手练习的循环。
所以购买图书的你，切记要打开电脑，打开软件，一边阅读一边练习。
如果你想在短时间内尽快把Office提高到胜任职场的水平，我们推荐你报名参与我们的线上特训营，一众高水平的老师针对重点难点直播讲解、答疑解惑，还能和来自各行各业的同学一起切磋交流。这种学习形式特别适合那些有拖延症、需要同伴和榜样激励、想要结识优秀伙伴的读者。
如果你平时特别忙，没办法在固定的时间跟随老师的直播和交作业，又想针对工作中不同的应用场景找到解决方法，那就推荐你去网易云课堂，选择同名的在线课程，看视频，搭配图文教程，安排计划自学，不限时间，不限次数。
你还可以关注微信公众号“秋叶PPT”“秋叶Excel”，通过持续阅读我们每天推送的各种免费Office文章，或者在抖音上关注“秋叶PPT”“秋叶Excel”“秋叶Word”，在空闲时强化学习知识点，在大脑里加深记忆，就可以帮助自己轻松复习，进而直接把知识运用到工作中。
是不是发现，在哪里都能够看到我们的身影？
是的，依据读者的学习场景需求，我们提供了层次丰富的课程体系：
图书——全面系统学习知识点、方便快速翻阅、快速复习；
网课——循序渐进的案例式视频教学，针对具体场景的解决方案宝典，方便不限次数不限时间学习；
线上班——短时间、高强度、体系化训练，直播授课、答疑解惑快速提升技能水平；
线下班——主要针对企业客户，提供1~2天的线下集中培训；
免费课——微信公众号和抖音等平台持续更新的干货教程，短平快地获取新知识、复习旧知识，打开眼界和思路。
一个知识点，只有经过不同场景和案例，反复运用，从器、术、法、道不同的层面，提升认知，你才能真正掌握。
我们用心搭建一个学习体系，目标只有一个，降低读者的选择成本——学Office，找秋叶就够了。
对于“秋叶”教育品牌的老朋友，我想说说背后的故事
2012年，我和佳少决心开始写《和秋叶一起学PPT》的时候，的确没有想到，7年以后一本书会变成一套书，从PPT延伸到Word、Excel，每本书都在网易云课堂上有配套的在线课程。
可以说，这套书是被网课学员的需求逼出来的。当我们的Word课程销量破5000人之后，很多学员就希望在课程之外，有一本配套的图书，方便翻阅。这就有了后来的《和秋叶一起学Word》。我们也没想到，在Word普及20年后，一本Word图书居然也能轻松销量超2万册，超过很多计算机类专业图书。
2017年，我们的Excel、Word课程单门学员都超过1万人，推出《和秋叶一起学Word/Excel/PPT》图书三件套也就成为顺理成章的事情，经过一年的艰苦筹划，我们终于出齐了三件套图书，而且《和秋叶一起学PPT》升级到第3版，《和秋叶一起学Word》升级到第2版，全面反映Office软件最新版本的新功能，新用法。
2020年，在软件版本升级、收集众多学员需求反馈的情况下，我们对三件套再次升级。
·更新了系列图书的知识体系，增补了崭新的知识点；
·优化了排版，提升了阅读体验；
·专门为每本书录制了配套的案例讲解视频；
·你在学习中随时扫码，就可以看到详细的操作视频。
现在回过头来看，我们可以说创造了图书销售的一种新模式。要知道，在2013年，把《和秋叶一起学PPT》定价99元，在很多人看来是一种自杀式定价，很难卖掉。而我们认为，好产品应该有好的定价。我们确信通过这本书，你学到的东西远超99元。实际上，这本书的销售早就超过30万册，创造了一个码洋超三千万元的图书单品，这在专业图书市场上是非常罕见的事情。在这里，要非常感谢读者，你的认可让我们确信自己做了对的事情，也让我们不断提高图书的品质有了更强的动力。
其实，我们当时也有一点私心，我们希望图书提供一个心理支撑价位，好让我们推出的同名在线课程能够有一个好的定价。我们甚至想过，如果在线课程卖得好，万一图书销量不好，这个稿费损失可以通过在线课程销售弥补回来。但最后是一个双赢的结果，图书的销量爆款带动了更多读者报名在线课程，在线课程的学员扩展又促进他们购买图书。
更没有想到的是，我们基于图书的专业积累，在抖音平台分享Office类的技巧短视频，短短1年时间就吸引了1500多万粉丝。因为读者和网课学员对我们专业积累和教学质量的信任，我们的Office职场类线上学习班（特训营）也很受欢迎。目前已有的学习班包括Office快速入门、Excel数据处理、工作型PPT、PPT设计进阶、时间管理、职场好声音、手机摄影、职场理财等，截至2019年8月，不到一年时间里已累计开展35期，吸引了4000多学员跟我们一起修炼职场技能，提升竞争力。
这是产品好口碑的力量！
图书畅销帮助我们巩固了“秋叶系列”知识产品的品牌。所以，我们的每一门主打课程，都会考虑用“出版+教育”的模式滚动发展，我们甚至认为，这是未来职场教育的一个发展路径。
我们能够走到这一步，感谢一直以来支持我们的读者、学员及各行各业的朋友们，是你们的不断挑刺、鞭策、鼓励、陪伴和自愿自发的扩散和推荐，才让我们能持续迭代。是你们的认可让我们确信，自己做了对的事情，也让我们不断提高图书的品质有了更强的动力。
最后要说明的是，这套书虽然命名是“和秋叶一起学”，但今天的秋叶，已经不是一个人，而是一个强有力的团队，是一个学习品牌的商标。我们很幸运遇到这样一群优秀的小伙伴。我们作为一个团队，大家一起默默努力，不断升级不断完善。
希望爱学习的你，也爱上我们的图书和课程。
大家好，欢迎各位来到Word的世界！我是秋叶老师，你们的“新手村向导”。面对这个陌生的世界，相信你们一定有很多想要知道答案的问题吧？别急，你们想要问的这些问题，接下来我都会一一解答！
答疑01
Q：Word这么简单，还需要专门学吗？
A：在Word、PPT、Excel中，我一直认为Word最值得你花精力去学。
Word软件使用频率最高，所以最需要学习，学好了一定能节约很多办公时间。
对了，有个段子你听过没有——
“我很小的时候就明白了，系鞋带会浪费掉一生中的三年光阴，于是我从不买有鞋带的鞋子。很多事情你得研究透彻，讲究效率。”嗯，这话不是我说的，是CNN创办人特德·特纳说的。
所以我学习软件，往往花费大量时间研究最常用的软件用法，因为这可以给我节约大量的时间。而时间才是我最宝贵的财富！
成年人学习的悲剧就在于他一旦认为自己会了，就会停止学习——“我会了，不学了，够用了”，难道不是这样吗？
每当我看到很多人还习惯用敲空格给段落开头缩进两格，或者用“.”符号代替“·”录入人名时，或者做好一个标题格式再用格式刷一路刷下去，又或者我怀疑大部分人搞不清楚复制网页内容会出现软回车（↓）给排版带来困惑……
我很想告诉他——
如果你不知道Word的段落复制技巧，那么每次复制你都可能比高手多浪费3秒！
如果你不习惯用文档结构图，那么每次大文档编辑你会比高手效率低50%以上!
如果你不知道用样式，那么每次你都要从零开始做文件排版，而高手只需要1秒！
如果你不清楚通配符查找替换技巧，那么每次你都不得不一个个靠肉眼去确认！
如果你不习惯用审阅或批注模式，那么你就搞不清楚大家修改的版本！
我自己也惭愧，一直以为自己精通Word，也掌握了不少小技巧，直到有一天我为了一份资料在学校打印店里坐了一会儿，发现打印店老板很多操作习惯和我不一样！
等我耐心看了一个小时，突然意识到自己发现了一个早已存在的事实——每个高校打印店的老板，都是身怀绝技的Word“扫地僧”！
如果我的文档排版效率能达到打印店老板们的一半，我将能节省出多少拥抱人生的幸福时光？
答疑02
Q：我什么都不会，这本书适合我看吗？
A：本书总的来说，适合以下朋友学习。
1．零基础的Word新手。本书语言通俗易懂，充分考虑了初学者的基础知识水平，哪怕你以前从来没做过Word，也不会影响你看懂本书中的内容。
2．想要告别2003等老旧版本Office的用户。本书所有内容及案例截图均使用最新的Word 2019、Office 365版本，保证大家学到全而新的功能。
3．不想花大价钱报班请老师的学习者。和所有技能型知识一样，学习Word的核心不在于你听懂了多少，而是你会做了多少。本书专注于引导你如何去做，只要你肯跟着我们动手练习，完全可以通过自学达到工作中高效使用Word的水平。
答疑03
Q：和其他同类书籍比，这本书有什么特色呢？
A：剖析常见误区，提供贯穿学校到职场的一揽子排版解决方案。
我们会告诉你那些复印店老板不告诉你的秘密，据我所知，这些Word技巧很多大学老师也不会，所以也别指望他们教给你啦！
本书秉持秋叶系列图书课程的一贯风格，案例实战，诱导实操；容易上手，马上见效；由浅入深，内容系统。
无论你是Word新手，还是实战高手，这本书都能让你大开眼界。
本书从构思和写法上都体现了与过去绝大多数Word书籍有明显区别的特点：
答疑04
Q：看完这本书，我能学到哪些知识技巧呢？
A：关注学习者能力的实际提升，正是本书组织模式搭建之源。
过去绝大部分讲Word操作的书籍都是按照软件功能模块来组织，要么是按菜单功能逐一介绍讲解，要么是按字体格式、段落、图片、表格等设置方法来介绍，或讲几个案例。我们觉得这些组织方式都不错，但看完之后，学习者的Word排版能力能提升多少呢？
所以，我们的组织模式是：
对于大多数人来说，Word是一款很容易操作的软件，但在达到排版目的的过程中采用了大量低效重复的操作。
所以，抓住大家的实际问题，针对性地进行讲解，着重体现高效和系统化，是本书组织安排内容的重要原则。
答疑05
Q：这本书有什么附送资源呢？
A：当然有！并且我们只提供筛选过的精华！
答疑06
Q：能再详细说一下该如何获取相关资源吗？
A：来来来，让秋叶老师手把手教你下载配套资源！
Step1：关注我们的公众号：秋叶PPT
首先打开微信，单击对话列表界面右上角的“加号”，然后扫一扫下面的二维码加关注。
或者单击微信对话列表界面顶部的“搜索框”，然后单击【公众号】，在搜索框中输入关键词“PPT100”，最后单击键盘右下角的【搜索】，加关注即可。
Step2：在微信中发送关键词提问
比如你想要获取本书的分享资源，就可以发送关键词“秋叶Word图书”获得下载链接。
如你还有其他想要求助的问题，也可以在这里直接留言，或发送相关关键词进行提问。
注：右图仅为示意，具体链接及密码以即时回复的信息为准。
Step3：单击下载链接，登录百度账号，将资源保存到你的百度网盘
保存之后你就可以在任何电脑中随时登录网盘来找到它！云同步，云分享！
Step4：在电脑端登录百度网盘，下载已保存的资源
配套视频讲解的具体获取方法：
有配套视频讲解的章节结尾处会有一个二维码标识，扫描二维码即可观看案例视频讲解。
答疑07
Q：除了看书自学，还有别的学习渠道吗？
A：害怕一个人坚持不下去？来报名参与我们的线上学习班吧！
虽然本书通过各种方式尽可能地把新手学习Word的难度降到了最低，但秋叶老师也知道，对于大多数人来说，学习毕竟不是一件轻松愉快的事，特别是当身边没有同伴的时候。
如果你想在短时间内尽快把Office水平提高到胜任职场的水平，推荐你报名参与我们的线上学习班，不仅有高水平的老师针对重点难点的直播讲解、答疑解惑，还能和来自各行各业的同学一起切磋交流。这种学习形式特别适合那些有拖延症、需要同伴和榜样激励、想要结识优秀伙伴的同学。
没有固定的学习时间参与课程？来网易云课堂参加我们的在线课程吧！
如果平时特别忙，没办法在固定的时间跟随老师直播和交作业，又想针对工作中不同的应用场景找到解决方法，不妨百度搜索“网易云课堂”，进入云课堂后搜索“和秋叶一起学Word”，参加让你的Word文档焕发生机的在线课程，安排计划自学，和20000多学员一起学习成长吧！
加入付费学习的理由
①针对在线教育，打造精品课程：秋叶PPT核心团队针对在线教育模式研发出一整套Word课程体系，绝不是简单复制过去的分享。
②先教“举三反一”，再到举一反三：线上学习班和在线课程都为你提供了大量习题练习及对应的解答，秋叶老师相信，经过这样的强化练习，你一定能将各种Word排版技巧运用自如。
③在线结伴学习，微博/微信互动：我们不仅分享干货，还鼓励大家微博/微信分享互动！我们不是一个人，而是一群人。来吧，加入“和秋叶一起学Word”大家庭，就现在！
答疑08
Q：除了Word，我还能向秋叶老师学点什么？
A：作为一名贴心的大叔，秋叶老师为你准备了一整套实用课程哦！
单击“和秋叶一起学Word”课程标题下方讲师处的“秋叶”二字，即可跳转查看所有网易云课堂上“秋叶PPT”团队开发的课程，包括且不限于：
我们不但不间断地进行新课程开发，对已推出课程的升级和更新也从未停止过。
以“和秋叶一起学Word”课程为例，课程先后进行了数次改版，全面优化了视觉效果和学习体验。一次购买，免费升级，没有后顾之忧，这就是我们给所有学员的承诺！
·90%的人只懂得Word 10%的功能，Word其实是大家最熟悉的陌生人
·最常见的操作也最容易出错
·本章帮你拨云见日，走出误区
“我能用Word排好一篇文档！这就够了啊，我还需要专门学Word？值得吗？”
无论是在学校还是在职场，几乎每个人都会用到Word，于是就想当然地认为它很简单。因为，在大部分人眼中，Word就是长得漂亮一点的记事本。是的，如果你只把它当记事本来用，那你的能力也就仅限于打字。
然而，同样的工具，同一份文档，到你的同事手里，她可能做出来的效果是下面这样的，美观又有专业范儿。拿出手都觉得很有面子，不是吗？
如果你把Word当记事本来用，就只会在Word里打打字，调调格式。那么，当你要反复修改文档格式时，当你要频繁调整标题编号时，当你要给论文插入目录时，当你要修改表格结构时，就只能一个一个手工完成，拼手速。
比这更可怕的是，做着大量没有意义的、琐碎的重复操作而不自知，任由时间这么白白浪费掉。在这个世界上最可怕的，不是不知道，而是不知道自己不知道，还拒绝学习。
如果你只把Word当记事本来用，就会习惯性地使用一些“看似简单”的方法去做排版。
比如：文本对不齐，就拼命敲空格，敲多了又拼命删删删；想给正文单独设置页码，就把封面那一页专门建一个文档；要给长文档添加目录，就手工输入，还拼命敲点点点……诸如此类。
事实上，Word除了拥有简单常用的文字处理功能，还有很多排版技术值得学习，这些技术将会颠覆你对Word的认识。
排版技术一：格式与内容分离，一次性格式化文本
打开Word软件，工具栏里占面积最大的一块，叫样式。你可以把标题的字体、段落格式存到样式里，用时随时套用。当要修改标题格式时，只需修改一个标题，就可以实现更新。如此一来，写作内容时可以不用操心格式调整，调整格式时可以批量实现不会影响内容，效率才会真正提高。
排版技术二：灵活控制图片、表格，图文并茂轻松造
在文档中使用图片和表格，可以让文档内容和形式更加丰富。如果对Word中的图片布局、表格特性不了解，要把3个图片并排排版，可能要花很长时间。
高手就不一样了，巧妙利用表格框架，把图片放到表格中，排版就会事半功倍。
排版技术三：使用自动化功能，省时省力又高效
一篇长文档包含第1章、1.1、1.1.1等多层级标题时，章节内容一旦增减或顺序发生变化，相应的各级标题编号就需要做相应的调整。
据我所知，很多人是手工输入编号，然后手工逐个修改的，这样实在太痛苦了！
如果你掌握了多级列表的技术，完全可以自动完成、自动修改。在Word里，这样自动化的技术还有很多，比如自动生成目录、自动批量生成证书、自动大批量修改字符……
凡是你想得到的重复操作，几乎都有批量化、自动化的解决方法。
排版技术四：相似操作批量化，事半功倍早下班
在日常生活中，经常会做工资条、荣誉证书、通知书、成绩单、邀请函等，这些文档都有一个共同的特点，就是整体内容是固定的，只是其中一小部分内容，每一份都不一样。
这一类文件，可以用邮件合并功能批量搞定。你要做的，仅仅是准备一份内容模板和一份数据清单Excel表，一眨眼的功夫，你就能制作出100份这样的文档，快到不可思议。
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有的时候，打开Word软件，整个页面变得只有原来页面的四分之一大小，打上去的字也很小。不明所以的人还以为是软件坏掉了，其实这只是页面显示比例的问题。
在Office软件中，可以用显示比例调整文档窗口的大小，显示比例仅仅调整文档窗口的显示大小，并不会影响实际的打印效果。
此时，如果观察文档下方，就会发现“显示比例”为20%，并不是100%。
怎么快速调整页面显示比例呢？
直接左右拖动调节右下角的显示比例滑块，或者按住Ctrl键并同时滚动鼠标滚轮，就能快速调节文档缩放的比例。
在我直播演示文档操作的时候，经常有学员问“为什么老师你的屏幕可以同时显示那么多个页面？”，那个时候我才意识到，原来看似那么简单的一个东西，不知道就是不会啊。
一屏显示多页，在处理长篇文档时，可以帮助我们总览全篇，快速翻查。要实现这种效果，其实也很简单。依次单击【视图】→【显示比例】→【多页】，然后再缩小页面比例，就可以看到和上图一样的效果了。想要恢复文档大小，再次单击“100%”就可以了。
在Word里，任何操作都会有相应的提示或痕迹。如果你对Word比较熟悉，当你碰到问题时，通过观察这些状态，就能够做出判断，从而快速纠正错误或更改操作。
功能提示
当你不知道或忘记了某个按钮是什么功能时，只要把鼠标指针停放在该按钮上面，悬停大概1秒，软件就会自动浮现提示框，告诉你这个按钮的功能，有些功能带有快捷键，也会在提示框里标注出来。例如，下图的【显示/隐藏编辑标记】，快捷键是Ctrl+星号（*）。
有了这些贴心小提示，就不用担心用完就忘。大胆地去探索其中的每一个功能，熟悉一遍它的特性，然后忘掉操作，记住方法和效果，这就是高效学习办公软件的秘诀。
格式信息
想要知道当前文字使用了哪些格式，可以直接单击它。
如下图所示，鼠标单击标题位置后，该标题使用了哪些格式，在上方功能区里都会显现出来。
文档信息
有一个问题，我被问了不下一百遍——为什么文档排好版以后，放到别的电脑上版式就错乱了？大多数原因是文件版本和软件版本不一致。
碰到这类问题，我会先去看窗口标题的位置，通常都会看到同样的答案。
要知道，在早期的Office版本中，由Word生成的文档格式后缀是.doc，而2007及以后的版本一直都是.docx。
如果发现文档格式是.doc，并且出现了兼容模式字样，就要特别留意。很多无法解释的、莫名其妙的问题，都可能是因为版本不同造成的。大部分问题，都可以通过升级文件版本，转换兼容性搞定。
方法也很简单，可以单击【文件】→【另存为】，选择.docx格式另存一份，或者直接单击【文件】→【信息】→【转换-兼容模式】来解决问题。
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Word文档编辑软件最大的特色就是所见即所得（What You See Is What You Get），指我们输入文字，更改格式能够立刻看到效果。
但，这并不意味着，你看到的所有东西都会被打印出来。在文字处理软件中存在许多非打印字符，用来辅助编辑、排版和校对。比如：
1．用来显示自动检查拼写和语法错误的红色波浪线、蓝色下划线；
2．在标题前用来表明该段落与下段同页的小黑点；
3．用来区分半角空格和全角空格的灰色圆点和方框；
4．用来表示制表符的横向灰色箭头；
5．用来标记段落末尾的灰色弯箭头
，以及用来标记同一个段落内强制换行的灰色直箭头↓。
看懂这些符号，才能在做Word排版时轻松自如。
Q1 如何显示或隐藏这些非打印字符（格式标记）？
有三个地方可以控制。首先是最常用到开关：【开始】功能区【段落】工具组中的【显示/隐藏编辑标记】。
有些标记还比较顽固，消不掉。那么可以单击【文件】→【选项】→【显示】，然后去掉所有勾选，确定以后，屏幕上的标记会消失得干干净净。
还有些波浪线去不掉怎么办呢？记住，波浪线是拼写和语法检查的提示，要去看【校对】选项。依次单击【文件】→【选项】→【校对】，去掉勾选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”，轻松搞定。
Q2 究竟要不要隐藏编辑标记？
在排版的过程中显示了编辑标记，就能根据这些符号判断哪里的排版出了问题。看到文中有一处空白，到底是空格、空行还是制表符导致的？如果没有这些标记的指引，调整格式的时候很难找到准确的答案，这时你需要一面“照妖镜”，那就打开它。
而给Word截图时，这些符号就显得很“丑陋”，恨不得让它们都消失掉，那就关掉它。
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键盘上有一格最长的按键——空格键。一般而言，按空格键都是为了在必要的地方打上一个空格。
你要知道，在Word里，空格分为两种：全角和半角，全角空格相当于一个汉字，占两个字符的位置；半角空格相当于一个字母，占一个字符的位置。前面提过，在【显示编辑标记】的情况下，全角空格显示为小方框，半角空格显示为小圆点。
可气人的是，很多人把空格键当对齐工具来用。猛敲猛敲，然后发现对不齐，又猛删猛删，空格键真是个任劳任怨的劳模啊。
接下来给大家展示几种常见空格键的错误用法，并给出更为恰当的操作方法。
误用1：用空格键来居中对齐、右对齐。
不了解Word的人，经常会使用敲空格的方式，使标题居中对齐，或者使文字右对齐。其实Word的段落选项卡中有一组专门用来使段落对齐的按钮：左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐（下图仅展示居中对齐和右对齐）。
误用2：敲两个空格实现首行缩进。
在汉语写作规范里，需要在段首空两格。在Word文字处理过程中，很多人用直接在行首敲两个空格的方式来达到目的，但又分不清全角、半角，有时还忘记敲了几个空格，导致不必要的混乱。
也有人习惯直接按Tab键，也能实现首行缩进，但事实上，默认缩进是0.76厘米，并不是真正的两个汉字的距离。
在Word里，更好的方法是通过段落格式，去设定【首行缩进2字符】。
实现方法是，单击段落工具组右下方的小箭头，打开【段落】窗口，修改【特殊】为【首行】，【缩进值】为【2字符】（有时候，第一段用敲两个空格的方法输入文字后，按Enter键，Word也会识别你想要首行缩进，自动帮你调整过来）。
空格的正确用法是什么？
第一种用法：空出一格形成间距，起到区分的作用。
（1）英文文档中，每个单词之间打一个空格，使单词与单词区分开来。
（2）序号和文字之间，可以插入一个空格，显得很有秩序。
第二种用法：选择题、填空题、判断题等需要空出位置，供人填写内容。
注 需要开启【显示/隐藏编辑标记】才能看到小灰点
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标尺是什么？怎么打开它？
标尺是能够直观看到并控制文档对齐方式和页边距留白的一个工具。它默认单位是“字符”，这样可以统一度量刻度，更加方便对齐。
默认情况下，打开文档后，在功能区下方和文档左侧就会看到标尺。如果你看不到，可以通过单击【视图】→【显示】，在【标尺】前打勾。
标尺怎么用？每个符号有什么作用？
以水平标尺为例，包含了4种缩进工具，每一种缩进工具的功能都不一样。
默认情况下，输入的文字是没有缩进的。
拖曳顶部的小三角，即首行缩进，可以快速调节当前段落第一行的对齐位置。
拖曳底部的小三角，即悬挂缩进，可以调节从第二行开始的对齐位置。
拖曳底部的小方块和右侧小三角，即左右缩进，可以整体调节整个段落左右两边对齐的位置。
如果你想更精确地知道或控制对齐刻度，可以在段落格式里找到对应的设置方法。
标尺在实际使用中，除了常见的文字缩进外，还可以帮助我们发现排版过程出现的一些问题，下面将举几个非常实用的案例，来说明标尺给我们带来的意想不到的好处。
场景一：落款既想“居中对齐”又想“右对齐”
申请书等文档的落款字数常常不一致，为了美观需要将两行落款居中对齐，然后整体放置在文档右下角。
场景二：判断居中对齐的图片是否真的居中
在文档中插入图片后，由于继承了段落默认“首行缩进2字符”的格式，导致图片并未真正居中对齐，如果有标尺的参考，可以快速判断是否出现这样的问题，并快速解决。
场景三：表格数据始终无法居中对齐
在从别处复制过来的表格常常出现表格框内的数字始终无法居中的情况，将鼠标放进单元格再观察标尺就可以发现，文字也发生了缩进。发现问题后，拖动标尺，就可以恢复正常。
本节内容有配套资料供下载同步练习
99%的人都在对齐文本的时候下意识地使用空格，但是常常发现总是对不齐。特别是针对同一行有多项文字的时候，更是如此；碰到一行有多种对齐方式的时候，更是不知道从何下手，结果就做得七歪八扭。
文字对齐这个问题，百分之百会遇到，但是懂得巧妙解决的人却不多。有一个被多数人忽视的秘技──制表位，它能在不使用表格的情况下快速对齐文本。
制表位（Tab stop）是什么？
键盘上有个制表键（Tab键），按一下会形成一小段间隔，大部分人不知道这个按键的真实作用，常常把它当空格键用。打开“显示/隐藏编辑标记”按钮后，按Tab键后会显示浅灰色的小箭头，如果要让Tab键真正发挥作用，还需要配合使用制表位（Tab stop）。
制表位是指对象在水平标尺上的位置，利用制表位可以指定文字缩进的距离。根据其英文名，制表位就是Tab键停止的位置，即按Tab键形成一段间隔，制表位则为这段间隔设定距离等属性。
制表位的入口共有两个。
入口一：打开标尺，在左侧边缘的制表符选择器内选择某一种对齐方式的制表符后，在标尺上单击即可添加，双击标尺上的制表符后即可进入制表位设置界面。
入口二：打开段落设置对话框，单击左下角制表位按钮即可进入制表位设置界面。
制表位包括制表位位置、制表位对齐方式和制表位的前导字符，精准地调整制表位的这3个属性可以满足不同的需求。
制表位的前导符指的是插入制表位后文本前显示的内容，默认情况是无（即留空），还有其他4种形式（一系列点和下划线），读者比较熟悉的自动生成目录里的一系列点就是制表位的前导符。
制表位的用法
选择好制表位类型后，只要单击标尺的下沿就能够添加一个制表位。在文字段落中按Tab键即可添加一个制表符，从而把光标后边的文字“推”到下一个制表位处。通过拖曳调节制表位，能迅速调整一行中多栏文字的对齐位置。
制表符比表格厉害的是，它并不是真的表格，是属于段落的属性，因此它是对整个段落起作用的。同时有以下这些特性：
·在未选择段落时设置制表位，它将对光标所在的那一整段起作用
·如果要多个段落有同样的制表位设置，请在设置制表位前选中多个段落
·在设置过制表位的段落中按回车，新段落会继承上一段落的制表位设置
·可以用格式刷复制制表位的属性，在其他段落应用
·可以添加到样式，然后一键套用
在选择题排版过程中需要为题干部分添加统一的右对齐的括号，题干部分则需要对齐各个选项，巧妙地选择合适的制表位完美解决这样的问题，存为样式后，还可以重复利用。
理工科的同学在写论文、研究报告时，需要把公式居中，编号右对齐排版，大部分人的做法是先将公式及编号右对齐，然后在公式和编号之间敲打空格，使公式居中对齐。这样的方法同样是费力不讨好的方法，选择插入居中式和右对齐式制表符即可轻松搞定。
《党政机关公文格式（GB/T 9704—2012）》中规定：印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字。人为敲空格来控制常常不符合规范，利用制表位也可以轻松且精准地搞定。
左、右制表位位置分别设定为2字符、44字符（总宽占46字符，空一字占2字符）
什么是软回车、硬回车？
什么？回车还有软硬之分？简单来说，直接敲回车键产生的就是硬回车，而由程序自动换行的符号叫软回车。
Word中的很多操作是基于段落的，如对段落进行整体缩进，对段落编辑行距、对齐等，两个硬回车之间为真正的一个段落，可以称为物理段落，Word能识别的段落就是它。
而两个软回车之间的文字不能称为一个段落，只是换行显示而已，可以称为逻辑段落。软回车是一种换行标记，可以通过Shift+Enter组合键来直接输入。
软回车的苦与乐
软回车给使用者带来的最大困扰是：“段落”之间彼此牵连，因为软回车区分的前后两个“段落”本质上属于同一段落。
例如，需要将软回车之前的“段落A”设置为“格式1”，软回车之后的“段落B”设置为“格式2”，由于Word认为两者属于同一个段落，只能设置一种样式。
与上面演示类似的，如果标题和正文之间是由软回车间隔开，那么设置标题样式时，正文也会变成标题样式，无法单独设置正文样式，此时，需要将软回车换成硬回车。
充分利用软回车这一特点，也会带来好处：出于美观和语义的考虑，长标题需要途中折行的时候，可以手动加入软回车，从而避免目录中出现两个标题。
现对标题做3种换行处理，观察目录变化
怎么把软回车换成硬回车？
根据上面的分析演示，软回车不是真正的段落标记，它无法作为单独的一段被赋予特殊的格式，所以它不利于文字排版。我们在生活中不可避免地需要从网页上复制文本，然后粘贴进Word，由此产生的软回车可以通过查找替换的方式替换掉。
Step1：选中文本（如果不选中，查找替换操作将会针对全文）；
Step2：按快捷键Ctrl+H打开查找和替换对话框；
Step3：在查找内容处输入“^l”（注：此处是小写的字母l），在替换为处输入“^p”，单击“替换”按钮即可。
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怎么调节段落间距？
为了让文档看起来清晰，标题与正文之间，正文各段落之间区别明显，你一定喜欢用回车的方式进行区分。这样操作既不美观又浪费版面，如果空行出现在某一页页首将更加难看与不合理！
用回车的方式控制段落间距，在非正式场合也许还能将就，但在正式的文档里，建议使用Word里专门的工具：段落间距。
段落间距细分为段前间距和段后间距，中文版Word单位默认为“行”，具体设置的值能够满足阅读需求就可以，多调试几次即可，建议一次只设置一种间距，避免某一段段前间距与上一段段后间距叠加，使段落间距过大。
如果间距的单位要求为“X磅”，则可以在框内将“0行”删除，直接输入“数值+磅”（如输入10磅）;如果表格名和表格之间输入回车发现间距太大，也可以使用设置“段后间距”的方法，使表格名和表格完美间隔开。其他情况，以此类推。
怎么科学地分页？
编辑文档时，需要另起一页进入下一章节，大部分人常常选择打N个回车的方式，这样的操作的确能实现快速达到目的（即直接使接下来的文字另起一页）。但随着前文增删文本，空行的位置不断后移，会出现下一页页首出现大段空行的情况。
为了避免这样的情况，我们可以插入“分页符”。
方法一：在需要换页处输入快捷键——Ctrl+Enter（回车键）
方法二：使用菜单栏中的按钮，即【插入】→【页面】→【分页】
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在长文档排版中，我们一般需要反复设置文档的文字格式（字体、大小、颜色等）、段落格式（段落间距、行距、首行缩进、段落对齐等）、大纲级别、边框底纹等，面对如此繁复的操作，即使用格式刷一遍一遍地刷，也是很累的。为了提高效率，克服这一系列繁复的操作，样式功能应运而生。样式已经包括了以上种种格式设置，因此，熟练掌握样式的设置与使用，是提高工作效率的手段之一。
在编排重复格式时，先创建一个包含该格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了。
样式功能位于开始选项卡内，默认有一组样式表，我们来看一下这个“样式”在长文档的排版中究竟有何优势？
优势一：全文格式编排美观统一
选中段落，单击定义的样式即套用样式，段落就会拥有样式所具备的所有格式。全文中相同结构的文字将具备统一的格式，在省时省力的基础上又获得了极佳的效果。
优势二：一次修改，全文更新
如果文章中大量相似的文本格式需要修改，只需修改其应用的样式，在样式内修改格式，全文即可匹配更新。
优势三：应用样式是自动生成目录的基础
样式包含了生成目录的信息，如果全文标题均应用了标题样式，单击菜单选项卡【引用】→【目录】，即可自动生成目录，类似的机理，Word内部也生成了大纲和文档结构图，此时，单击【视图】→【显示】→【导航窗格】，即可打开导航窗格，看到井井有条的文档结构。
灵活掌握样式将会给文档排版效率带来质的飞越，更加详细的讲解将在后面的章节展开。
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默认情况下，如果段落以符号（如●、■）或数字“1.”开始（数字后必须有其他符号如1、，1）），Word会认为你在尝试开始项目符号或编号列表。一敲回车键换行，Word就“自作主张”替你编号了。
但是这种自动化设置往往不合你心意：①有时你并不需要编号；②有时需要编号，等编完，敲回车键编号却停不下来；③编完号发现序号与文字间距太大……总之，急死Word小白了！
Word这种自动套用格式设置，本意是给用户减少麻烦，却事与愿违，其实调教好Word的自动编号功能，可以让你减少这样的烦恼。
坚决不用：让Word永久停止自动编号
依次单击【文件】→【选项】→【校对】→【自动更正选项】→【键入时自动套用格式】，去掉“自动项目符号列表”和“自动编号列表”的勾选，这样Word就再也不会自动给你编号了。
按需使用：先自动编号，不需要时则手动停止
在使用自动编号几次后，如果我们在后续的段落中不再需要编号，只需直接敲击两次回车（Enter）键即可取消Word的自动编号。
更好地用：让序号和文字间距适当
有时编号和文字之间的间隔会很大，我们只需将光标放置在含有自动编号的段落，在右键菜单中单击“调整列表缩进”选项，在弹出的窗口中对“编号位置”“文本缩进”“编号之后”等选项进行调整。
自动编号的替代方法
其实Word还提供了另一种编号功能，可以直接使用编号功能，给若干段文字编号。
“编号”功能位于段落菜单栏，内置了多种样式的编号类型，也可以自己新建个性化的编号样式。
如果一些样式的编号与文字间距较大，可用上面的方法调整。
此处讲解的自动编号仅仅指在文档中手动插入编号后Word自动更正新编号的情况，还有其他形式的自动编号，如常见的文档各级标题的“多级列表”和图表的编号（即“题注”），将在后续章节详细展开。
你有没有遇到过这样的情况——自己电脑上正常显示的文档，到了其他人的电脑上就打不开或格式错乱？
出现这种情况的原因基本上都是双方使用的软件版本不一致，文件格式不兼容。
其实，自Microsoft Office 2007以来，Word文件的后缀名已由.doc升级为.docx，即在传统的文件扩展名后面添加了字母x，这样一来用新的基于XML的压缩文件格式取代了之前专有的默认文件格式，更加节约空间并且更加安全。.doc、.docx的直接区别是兼容性问题，Word 2003不能识别.docx格式的文件，Word 2007及以上版本能向下兼容.doc格式的文件。
如果你编辑的一份文档默认是.docx格式，而老板用的却是Word 2003，那老板根本就无法打开这个文件！正因为如此，一方面我们要主动将文件保存为.doc格式，另一方面也要掌握好用Word 2003打开.docx格式文件的方法。
用Word 2019编辑完文档后，按F12键，可快速另存为.doc文件，如果不记得快捷键，也可以单击【文件】→【另存为】，及时做版本转换可为自己减少不必要的麻烦。
PDF文档由于具备保持文档原貌、跨平台传播等特点，越来越受欢迎。平时在Word编辑过程中常常碰到PDF类型的资料，于是很多人都想知道如何将PDF完整地转换为Word。
一般常见的PDF文档主要有两类：①由Word软件转存而成，可直接复制的文字型PDF文档；②由扫描仪扫描纸质版文件生成的图片型PDF。
如果能将PDF转换成Word，能减轻不少重新录入文字的负担。不过，由于不同的编码系统，PDF都无法“完整”地还原为Word格式，转换效果会打一定折扣。为此，本节提供多种转换方案互为补充。
Word 2013/2016——Word开挂直接打开并转换PDF
自Word 2013以来，Word就已经开始支持编辑PDF文档，只需在PDF文档上单击鼠标右键，选择使用Word 2013/2016打开即可。在打开过程中会弹出如下对话框，提示用户PDF转换为可编辑的Word可能看起来与原文档有些不同，原文件包含大量图形时更易失真。
经测试，①当PDF为Word另存生成的，转换效果较好；②支持较清晰的扫描版文档，不清晰或较复杂时会出现以图片形式插入到Word的假转换。
Smallpdf——您所有PDF问题的免费解决方案
百度搜索Smallpdf，打开下面左图所示页面，选择PDF转为Word，上传PDF文档，单击转换即可。不过对PDF的大小有一定限制，太大的文档处理受限。借助该网站还可以实现Word文档逐页转换为图片的需求。
该网站对图片型PDF转换效果不佳，对文件转换数量及大小有限制。
不过，Smallpdf 包含了各种与PDF转换相关的功能，让你轻松玩转PDF。
Solid PDF转换器——Smallpdf在线工具的技术提供商
Solid Documents是市场上最实用的PDF至Office转换工具。Smallpdf在线转换工具和Adobe Acrobat Pro都使用Solid Documents PDF转Office的技术，可以下载Solid PDF转换器在PC端实现PDF文档的转换。（付费软件）
ABBYY FineReader——可以转换几乎所有打印的文档类型
ABBYY FineReader是一款OCR图片文字识别软件，可以快速、方便地将扫描纸质文件、PDF格式及图像转换成可编辑格式，是目前市面上认可度最高的PDF转换工具。该软件功能强大、操作简单、界面良好、效果惊人，可以在官网下载使用体验。（付费软件）
这些PDF转换软件的背后都离不开OCR技术（Optical Character Recognition，光学字符识别），它采用光学的方式将纸质文档中的文字转换成为黑白点阵的图像文件，并通过识别软件将图像中的文字转换成文本格式。如何除错或利用辅助信息提高识别正确率，是OCR最重要的课题。即使是声称有99.8%的识别准确率的ABBYY FineReader也无法保证100%原貌转换为Word。所以还应当熟练掌握Word技巧，利用排版技能弥补软件的不足。
有多少人新建了一个Word文档后，一口气连续打了几个小时的文字，却由于各种原因，在没保存文件的情况下，不小心关掉了Word或重启电脑，连自动保存都帮不到。
忘记保存是非常常见的现象，本质是个人使用Word的习惯不科学，无论在电脑上处理什么类型的文档，都应该养成及时保存的习惯！
推荐的习惯：
习惯1：新建文档后，不立刻码字，而是先保存文档，其快捷键为Ctrl+S！
习惯2：在编写Word的过程中，及时保存文档，随时按快捷键Ctrl+S！
习惯3：将Word自动保存时间调整到更加保守的时间，比如默认10分钟，可改为5分钟，这样就不会丢失5分钟以上的未保存工作。
对于习惯3，具体操作是依次单击【文件】→【选项】→【保存】，设置保存自动恢复信息时间间隔为X分钟，并勾选“如果没保存就关闭，则保留上次自动保留的版本”。这里的时间间隔X分钟越小，其自动保存就越频繁。当Word文档很大时，自动保存很频繁可能会导致Word程序变慢。
有了以上设置，即使Word程序未最终保存或意外关闭电脑（断电、程序崩溃等），下次打开Word时，在文档左侧可以选择恢复最近一次保存的文档。
有的人很慎重，的确养成了及时保存的好习惯，但是偏偏出现了这样的状况：修改一番文档内容后，已经保存却发现自己的修改是错误的！
对于这样保存了误修改的内容，如果没还没有退出Word程序，则可以使用“撤销”按钮来恢复到之前的操作，快捷键是Ctrl+Z。
如果已经退出了Word程序，则无药可救。但是，我们可以未雨绸缪，提前做一些补救措施，即每次修改文档前备份文档。
Word高级选项中，可以启用Word自带的“始终创建备份副本”功能，用户在关闭Word文档时将自动创建该文档的副本文件，以备不时之需！
依次单击【文件】→【选项】→【高级】，在右侧下拉列表找到“保存”区域，勾选“始终创建备份副本”。这样设置以后，每次编辑Word时，Word会自动保存一个副本，文件名为“备份属于 ******.wbk”。
具体还有以下3点说明：
①后缀.wbk是word back的缩写，代表Word文件的备份文件，预防操作错误后需要恢复数据时使用；
②Word保存后即会生成备份文件；
③生成的文档与Word文件同目录；
④下一次再打开文档时，这个备份文件即会被更新。
如果不想每次都备份文档，就要养成自己备份文档的好习惯，一般命名规则可以是
文件名+版本号（第X版或修改日期）。
游戏高手往往键鼠并用，才能行云流水。鼠标、键盘，两手都要抓，两手都要硬！往往意识到快捷键能够提升办公效率后，都会看很多Word快捷键的教程，但是几十上百的快捷键让人望而却步。事实上，快捷键不用记太多，快捷键记忆也应该有好办法。
记最常用的：高频使用的核心快捷键
有一批是日常工作必不可少的快捷操作法，经常用自然就会记住，如常用的Ctrl+X/C/V（剪切、复制和粘贴）。这类常用的快捷键常常与Ctrl连用，配合英文含义可以很容易记忆，如Ctrl+All（全选）、Bold（加粗）、Find（查找）、New（新建）、Open（打开）、Print（打印）、Left（左对齐）、Enter（居中对齐）、Right（右对齐）、Save（保存）等。
记最有档次的：高档次的快捷键
有一些快捷键，不仅快而且充满情怀，可以解决在Word使用中的各种棘手问题。比如，在打开众多文档的情况下，可以借助快捷键Alt+Tab，在两个窗口之间自如地切换。
在Office的“江湖”里，除了以上快捷键的传说，还有个独树一帜的“F4大侠”，其“键”招快、准、狠，常年独来独往，它的核心技能是重复上一步操作，它好打抱不平，在很多地方都能看到它的身影。充分利用F4键重复上一步操作，可以事半功倍。
1）分身技能，复制不用快捷键Ctrl+V
输入一段文字后，要想在其他部分重复输入，可以直接召唤F4键，无须复制粘贴的操作！
2）F4键也可以代替格式刷，快速实现上一步格式的调整
选中一段文字，改为黄色，选中另一段文字，按F4键，第二段文字马上变黄！以此类推。
3）F4键同样可以应用在表格中，快速减少菜单栏的操作
当表格中需要频繁进行：快速增加新行或新列、合并多个单元格、填充多个单元格等操作时，利用F4键可以省很多事情。
什么都不记：无招胜有招的键盘心法
1）Alt键法
Alt键是Alter，改变的意思，交替换挡键。最厉害的是，在Word窗口按Alt键，会直接显示对应菜单和功能的快捷键。
2）快速访问工具栏法
Word顶端有一个“黄金铺位”，叫快速访问工具栏。鼠标光标定位在某个功能按钮上，单击鼠标右键，即可选中“添加到快速访问工具栏”，把常用的功能在此集中管理，为了减少鼠标光标移动的距离，还可以在快速访问工具栏单击鼠标右键，将其在功能区下方显示。
以上就是让你战斗力瞬间飙涨10000+的快捷键！本书在写作过程中也会提到常用的快捷键，注意适当记忆。当然，快捷键也不要贪多，键鼠并用，效率才能加倍！
在使用Word的过程中，难免会遇到找不到某个功能按钮的困扰，紧急时想问个熟悉Word的人，可他偏偏不在电脑旁边，也不记得Word的布局。其实Word具有良好的帮助系统，当我们对某一功能不了解时，可以随时按F1键打开帮助菜单或在“搜索”框中输入你的疑问。
从搜索结果中，你可以快速找到要使用的功能或要执行的操作。以搜索“目录”为例，会弹出4个与目录相关的按钮，以及一个帮助和一个智能查找的按钮。
“告诉我你想要做什么”是Word 2016的新功能，是以往Word系统帮助的升级功能，在联网情况下查询出来的帮助和智能查询内容很丰富，可以在不中断工作的情况下，直接在Word内把问题解决，从而大大提高了我们的工作效率，下次有问题记得先问问Word吧！
