书名:WPS办公应用四合一:文档处理+数据分析+文稿演示+移动办公
ISBN:978-7-115-58494-6
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著 神龙工作室
责任编辑 罗 芬
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WPS Office是由金山软件股份有限公司出品的一款办公软件套装,其中包括WPS文字、WPS表格和WPS演示这三大办公组件,使用它们可以分别实现文档、表格、演示文稿等的制作。WPS Office具有内存占用低、运行速度快、强大插件支持、提供海量在线存储空间和模板、支持阅读和输出多种格式的文件、支持移动办公等优势,受到许多办公人员的青睐,在企事业单位中应用广泛。
使用WPS文字,可以制作规章制度、活动计划、招投标方案等各种文档;使用WPS表格,可以制作工资表、考勤表、数据分析表等各种表格;使用WPS演示,可以制作公开演讲、报告、总结或培训的演示文稿。总之,掌握并熟练地使用WPS Office 对于办公人员来说具有十分重要的意义。
● 本书每篇内容的安排及结构设计,均从读者的角度出发进行考虑。
● 本书内容全面,案例丰富、实用,操作步骤讲解简明扼要、一步一图。
● 重点知识的讲解,配有详细的操作视频,让学习更加直观、高效。
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本书配套资源具体内容如下:
● 本书实例的源文件与效果文件;
● 4小时的同步视频教程;
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● 1200个Office使用技巧;
● 3小时Photoshop教学视频;
● 900套办公模板。
由于作者水平有限,书中错误、疏漏之处在所难免。在感谢您选择本书的同时,也希望您把对本书的意见和建议告诉我们,我们的联系邮箱:luofen@ptpress.com.cn。此外,为了给您提供更好的学习服务,作者为本书建立了读者QQ群(766732317),欢迎您加入交流。
神龙工作室
WPS文字是一款开放、便捷的文档编辑工具。学完本篇,读者能学会文档的录入与编辑、图形和表格的应用、高效的文档处理方法、长文档与公文的排版等,使工作事半功倍。
● 科学的排版流程是怎样的?
● 如何应用样式为长文档排版?
● 公文如何排版?
● 如何使用稻壳儿获取培训方案?
本章将为你揭开它们神秘的面纱。
长文档排版不难,
制胜法宝这里看!
长文档在实际工作中使用频率特别高,那如何对长文档进行合理排版呢?本章分别讲解科学的排版流程、普通长文档的排版、公文长文档的排版,以及如何使用稻壳儿获取模板并将其修改为优质的长文档等内容。
这些内容都是职场中必会的技能,学会了它们,读者就不会再为长文档排版发愁。下面,我们赶快开始学习吧!
在开始做长文档的排版之前,我们首先需要明确科学的排版流程是怎样的。如下图所示,到底是先录入内容,再对内容进行排版,还是先设置格式,再录入内容呢?
其实,大部分人的操作习惯都是先录入内容,把文档内容全部录入完成后,再对整个文档进行排版。当文档内容较少时,这种方法还不错;但当文档内容很多时,后期的排版工作量就会很大,严重影响工作效率。
而如果能先将文档的格式设置好,然后在设定好的格式中录入内容,后期的排版最多就是“小修小补”,所用时间较少,可谓一劳永逸。
所以,关于什么是科学的排版流程,我们得出最终结论:先设置文档的格式(包括先设置页面,再设置样式),然后输入文档的内容,最后预览文档效果(根据需要,看是否对文档进行打印)。
首先,什么是样式?样式是字体、字号和缩进等格式特性的组合,即一组已经命名的字符格式和段落格式的集合。
为什么说样式是文档的灵魂呢?因为它能快速排版出高质量的文档。在编排一篇长文档时,如果只使用字体格式和段落格式功能,需要对很多文字和段落进行重复的排版工作,虽大量时间被浪费,文档格式却很难保持一致。而使用样式能减少重复操作,例如要改变使用某个样式的所有文字的格式时,只需修改一下该样式即可。此外,使用样式还可以自动生成目录。
打开WPS文字,在【开始】选项卡下和文档右侧任务窗格都可以看到,WPS自带了一个样式库,用户可以套用系统内置样式来设置文档格式,而工作中经常用到的有【标题1】【标题2】【标题3】和【正文】等几个样式,个别文档会用到【标题4】,下面就来展示如何套用系统内置样式。
步骤»打开本实例的原始文件,❶选中一级标题文本(“公司年度培训方案”),❷切换到【开始】选项卡,❸选择【标题1】,❹即可为标题套用样式,❺其他标题和正文按照此步骤套用样式就可以了,不再展示具体步骤,只展示最终效果。
在为文本应用样式时,如果文档篇幅较短,可以逐个为文本应用样式,但是当文档的篇幅很长时,逐个设置就会浪费大量时间。怎么快速应用样式呢?其实,使用格式刷就可以轻松实现。操作步骤如下。
使用格式刷应用一次样式
步骤»打开本实例的原始文件,❶选中二级标题文本“一、培训类别”,❷切换到【开始】选项卡,❸单击【格式刷】按钮,鼠标指针即变成小刷子形状,❹选中下一个二级标题文本“二、培训的考核和评估”,❺即可为第二个标题文本刷新格式,应用与第一个标题文本相同的样式。
使用格式刷应用多次样式
步骤»打开本实例的原始文件,❶选中三级标题文本“(一)、一级培训”,❷切换到【开始】选项卡,❸双击【格式刷】按钮,鼠标指针即变成小刷子形状,❹依次选中下面的三级标题文本“(二)、二级培训”“(三)、三级培训”(也可以选择更多数量的文本,这里只选择两个,是为了方便举例说明),即可为第二个、第三个标题文本刷新格式,应用与第一个标题文本相同的样式。(用完格式刷后,按【Esc】键退出即可。)
系统自带的样式有时候满足不了排版的要求,如果强行套用内置样式,会使得整体效果不理想,无法满足需求,这时就需要自定义样式。
那应该如何自定义样式呢?新建一个样式和修改原来的样式都可以达到目标,其操作步骤如下。
步骤1»新建样式。
打开文档右侧的【样式和格式】任务窗格,❶在任务窗格中单击【新样式】按钮,❷即可在弹出的对话框中,按照自己的需求新建样式,设置字体、字号、对齐方式、行距和段间距、缩进等,❸单击【确定】按钮。(具体步骤同前文,此处不重复。)
步骤2»修改样式。
在【样式和格式】任务窗格中单击【标题1】下拉按钮,再选择【修改】选项,即可在弹出的对话框中修改样式。(后续的步骤和新建样式的步骤相同,此处不重复。)
通过样式为标题设置级别,是为了方便后面自动生成按级别显示的目录。一般情况下将【标题1】设置为【1级】,【标题2】设置为【2级】,【标题3】设置为【3级】……依此类推。
下面为通过样式为标题设置级别的简要步骤。
步骤»设置标题级别。
打开本实例的原始文件,在【样式和格式】任务窗格中,❶单击【标题1】下拉按钮,❷选择【修改】选项,❸在弹出的【修改样式】对话框中单击【格式】按钮,❹选择【段落】选项,❺在弹出的【段落】对话框中将【大纲级别】设置为“1级”,❻单击【确定】按钮。
按照此步骤,为其他标题样式也设置好大纲级别,即【标题2】设置为“2级”,【标题3】设置为“3级”,就不再展示具体步骤。
接下来,我们将学习分页符的相关知识,为文档进行分页。
分页符是用于分页的一种符号,使用分页符可以按照要求快速对文档进行分页。这里我们想让文档中每个2级标题(一、培训类别,二、培训的考核和评估……)都另页起排,使用分页符最为合适,以下是简要步骤。
步骤»插入分页符。
打开本实例的原始文件,❶将光标放到2级标题“一、培训类别”前,❷切换到【插入】选项卡,❸单击【分页】下拉按钮,❹在弹出的下拉列表中选择【分页符】选项,❺即可将该标题及文档后面的内容排到下一页。(对后面的2级标题都重复进行如上操作,便可达到每个标题另页起排的效果,就不再展示步骤。)
手动编写目录不仅费时费力,还容易出错。WPS还有一项非常好用的功能,使用它可以自动生成目录,避免手动编写目录的烦恼。
自动生成目录的前提:必须为各级标题应用样式,且样式都如3.2.2中那样设好级别。例如为1级标题应用【标题1】的样式,为2级标题应用【标题2】的样式……因为本小节的原始文件前期已经设置好样式,下面就直接开始自动生成目录的操作吧!
步骤»打开本实例的原始文件,❶将光标放到文档第一行的行首,❷切换到【引用】选项卡,❸单击【目录】按钮,❹在弹出的下拉列表中选择如下图所示包含3级标题的目录,❺在弹出的对话框中单击【是】按钮,❻文档中自动生成目录。
在自动生成目录之后,我们会发现目录的层级不明显,各个标题之间的间距没有太大差别,页面整体不够美观,这时可以对目录进行相应的美化设置。以下是简要步骤。
步骤1»❶单击【目录】按钮,❷在弹出的下拉列表中选择【自定义目录】选项,❸在弹出的对话框中单击【选项】按钮。
步骤2»❶在弹出的对话框中,保持默认设置不变,单击【确定】按钮,这时会返回上一级对话框,再单击一次【确定】按钮(这里不展示截图),❷在弹出的对话框中单击【是】按钮,即可修改目录。
文档中的标题被修改后,原来生成的目录就不准确了,因此需要对目录进行及时的更新,更新目录的操作步骤如下。
步骤»❶切换到【引用】选项卡,❷单击【更新目录】按钮,❸在弹出的对话框中选中【更新整个目录】单选钮,❹单击【确定】按钮,即可更新目录。
分节符是用于分节的一种符号。分节后,可以针对不同的节设置不同的页面和页眉页脚等内容。这里我们想让文档正文与目录分别从“1”开始编排页码,使用分节符最适合。以下是简要步骤。
步骤1»给文档排好页码。
打开本实例的原始文件,❶切换到【插入】选项卡,❷单击【页码】下拉按钮,❸在弹出的下拉列表中选择【页码】选项,❹在弹出的对话框中,【位置】选择“底端居右”,❺【页码编号】栏中【起始页码】选择“1”,其他保持默认设置不变,❻单击【确定】按钮,即可给文档排好页码。
步骤2»使用分节符分节。
❶将光标放在文档正文前,❷切换到【插入】选项卡,❸单击【分页】下拉按钮,❹在弹出的下拉列表中选择【下一页分节符】选项,删除多余的空白页(比较简单,不再展示步骤),❺即可将文档正文与目录分别从“1”开始编排页码。
经过以上设置,公司培训方案就完成了,后续对文档进行预览即可。
设置公文版式是读者学习WPS时必须要掌握的技能,因为读者工作中的很多场合都需要用到公文版式。而在不强制要求使用公文版式的日常工作情况下,也可以使用公文版式,这会给阅读者以正式和尊重的感觉。
下面我们就以“会议纪要”为例,学习如何设置公文版式吧!
WPS文字的版面设置,指的是页面设置,如右图所示,页面设置主要包含如下几个部分:纸张大小、页边距、版心、页眉和页脚等。
下面,我们就简要讲解页面设置的主要元素。
纸张大小:WPS文字默认的纸张类型是A4纸型,因此打开【页面设置】对话框,显示的【纸张大小】是“A4”。
页边距:页边距是指页面的边线到文字的距离,包括上、下、左、右这4个页边距,也就是版心四周的留白。
页眉和页脚:通常用来显示文档的附加信息或者放置为文档添加的注释等,页眉在页面的顶部,页脚在页面的底部。
在录入文档内容之前,我们需要先设置公文版式,首先要确定纸张的方向和大小,本小节我们以设置“会议纪要”公文版式为例进行介绍。
公文版式通常是纵向设置的,所以,这里我们将“会议纪要”的纸张方向设置为纵向,操作步骤如下。
步骤»打开本实例的原始文件,❶切换到【页面布局】选项卡,❷单击【纸张方向】按钮,❸在弹出的下拉列表中选择【纵向】选项,即可将纸张方向设为纵向。
公文一般采用A4型纸(210mm×297mm),因此将会议纪要的纸张大小设置为A4大小(对于需要张贴的公文,其纸张大小要根据实际需要来确定),操作步骤如下。
步骤»❶切换到【页面布局】选项卡,❷单击【纸张大小】按钮,❸在弹出的下拉列表中选择【其他页面大小】选项,❹在弹出的【页面设置】对话框中,保持默认设置不变,单击【确定】按钮,即可将纸张大小设置为A4大小。
公文用纸上边距为37mm±1mm(即上边距为37mm,也可加1mm或减1mm),公文用纸订口为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。下面为文档设置页边距。
步骤»切换到【页面布局】选项卡,在【页边距】按钮右侧,按照图示数据,设置页边距。
页眉和页脚常用于显示文档的附加信息,可用来放置日期和时间、单位名称、公司LOGO、页码、微标等信息。为文档添加页眉和页脚不仅可使文档美观,还能增强文档的可读性。用户可以根据需求对其进行适当的编排,详见后文。
首页,一般指的是文档的封面,读者经常会有给封面与内容页设置不同的页眉和页脚的需求,那该如何进行设置呢?以下是简要步骤。
步骤»打开本实例的原始文件,❶切换到【章节】选项卡,❷勾选【首页不同】复选框,❸单击【页眉页脚】按钮,❹即可分别到首页和文档内容页设置不同的页眉和页脚。
奇偶页的页眉和页脚在默认情况下是相同的,但读者有时也会有给奇偶页分别设置不同的页眉和页脚的需求,以便提升文档的层次感,增强可读性。那该如何进行设置呢?操作步骤如下。
步骤»打开本实例的原始文件,❶切换到【章节】选项卡,❷勾选【奇偶页不同】复选框,❸单击【页眉页脚】按钮,❹即可分别到奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。
文字符号一律从左到右横写、横排;公文要双面印制,左侧装订。因此,会议纪要如果内容过多,也要双面印制。
公文的文面格式可以分为3部分,版头、主体和版记的格式。我们这里以主体部分的格式为例进行讲解。
如果没有特殊说明,公文格式各要素(例如公文的正文部分)一般采用三号仿宋字体,正文标题采用二号方正小标宋字体,公文中的文字颜色均为黑色。各级标题的字体、字号见下图。
提示
常用的公文标题形式有4种,发文机关+事由+文种、事由+文种、发文机关+文种,以及文种。公文的标题部分使用二号小标宋字体标识,可一行或分为多行排布。
一般每面排22行,每行排28字,并撑满版心;特殊情况下可以做适当的调整。
公文主体部分的字体格式已经设置完成了。接下来,我们要设置公文的段落格式,其具体的操作步骤如下。
段落格式包括设置对齐方式、设置段落缩进、设置间距、添加项目符号和编号等操作。
步骤1»设置标题的对齐方式。
打开本实例的原始文件,选中文档标题部分,❶切换到【开始】选项卡,❷单击【居中对齐】按钮,❸即可将标题设置为居中对齐。
步骤2»设置正文的段落缩进、间距。
❶在文档正文部分右击,❷在弹出的快捷菜单中选择【段落】选项,❸在弹出的对话框中将【缩进】栏下的【特殊格式】设置为【首行缩进】,缩进值默认选择【2】,❹在【间距】栏下的【段前】微调框中输入“1”行,❺单击【确定】按钮,即可将段落缩进、段间距设置好。
关于公文的段落样式,我们讲解了对齐方式、段落缩进、间距,以及其他段落设置,如添加项目符号和编号在1.2.4已经讲过,这里就不再重复,根据实际中的具体需要进行设置即可。
案例
在制作类似“公司培训方案”的长文档时,大段正文的录入耗时长,非常辛苦。其实,直接使用稻壳儿就可以了。
主要步骤是从稻壳儿中查找到合适的模板,见下页图。模板下载后,对其进行个性化修改。修改的方法,相信你通过3.2节和3.3节已经学会了。
其实就是先设置样式,然后为文档的各个部分套用样式,最后看哪里还需改进,进行微调,可根据自己的需要,决定是否设置目录、分页和分节、页眉页脚、项目符号和编号等。修改完成,就可以使用了。
本章主要学习了如下内容:对于长文档来说,科学的排版流程是怎样的;如何快速应用样式进行排版;如何使用分页符及分节符;如何快速生成目录及目录的修改;如何进行公文的排版;如何使用稻壳儿快速获取培训方案模板等。这些处理长文档必备的技能,你都掌握了吗?
第4章,我们将一起学习文档处理的高效秘籍。