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本书以技巧的形式，介绍如何快速将自己打造成Word办公高手。全书共11章，分别接受了文本的输入与编辑，文本的定位、查找与替换，段落优化的设置，长文档与多文档的编辑，文档目录管理及样式的应用，用图形、图片修饰文档，Word文档中表格的使用，页面布局与设置，Word中的自动化处理，文档保护与打印以及用Word协同办公等方面的技巧。
随身查
Word办公高手应用技巧
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
Word办公高手应用技巧/吴祖珍编著.--北京：人民邮电出版社，2019.7
（随身查）
ISBN 978-7-115-50377-0
Ⅰ.①W… Ⅱ.①吴… Ⅲ.①文字处理系统 Ⅳ.①TP391.12
中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第289955号
◆编著 吴祖珍
责任编辑 马雪伶
责任印制 马振武
◆人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
固安县铭成印刷有限公司印刷
◆开本：700×1000 1/32
印张：8.375
字数：273千字 2019年7月第1版
印数：1-3000册 2019年7月河北第1次印刷
定价：26.80元
读者服务热线：(010)81055410 印装质量热线：(010)81055316
反盗版热线：(010)81055315
广告经营许可证：京东工商广登字20170147号
本书介绍了快速提高办公效率的212个Word 2010应用技巧。全书共11章，分别介绍了文本的输入与编辑，文本的定位、查找与替换，段落的优化设置，长文档与多文档的编辑，目录管理及样式的应用，用图形、图片修饰文档，Word文档中表格的使用，页面布局与设置，Word中的自动化处理，文档保护与打印以及用Word协同办公等方面的技巧。
本书实用性和可操作性强，非常适合经常使用Word办公的职场人士阅读。
在桌面办公领域，微软公司出品的Office软件一直都占据着难以撼动的霸主地位，作为Office套装里最常用的软件之一，Word的普及程度非常高。尽管文本编辑软件有很多，但只要是制作带格式的文档， Word几乎仍然是大多数办公人员的首选。
提及Word，可能很多人会觉得简单，认为Word就是用来输入文字，然后进行字体、字号、字体颜色等方面的设置。其实，在Word主界面中，我们可以看到“文件”“开始”“插入”“页面布局”“引用”“邮件”“审阅”“视图”等菜单，Word功能之强大可想而知。如果说一两页篇幅的文档的编辑排版相对容易，那用来对那些篇幅长、对版式又有要求的文档进行编辑，则足以看出Word的“功力”。比如给特定的部分进行分栏，随心所欲地控制页眉页脚的位置与样式，在文档中输入数学公式，又比如让文档中的表格与图片自动编号，而且需要删除表格或图片时，删除后Word能自动重新编号，等等。
正是因为Word功能强大，且少数操作相对复杂，所以我们编写了本书，以供有学习需求的读者阅读。
本书内容
本书专注于Word 2010的应用技巧讲解，因此不会从Word最基础的知识讲起，而是假定读者已经会使用Word的基本功能，比如，知道如何打开和保存Word文档。
在内容的安排上，本书首先介绍了Word文档编辑的常用技巧，如文本的编辑技巧、段落的优化技巧；然后介绍了Word专业排版方面的技巧，如长文档与多文档的编辑，目录与样式的应用；最后介绍了Word高效运用技巧，如Word自动化处理，使用Word与其他软件协同办公等内容。
本书特点
本书主要有以下特点。
（1）注重实用性，可操作性强。精选实际应用中经常遇到的情况，以解决问题为导向，采用逐步讲解的方式，让读者可以更轻松地理解并掌握各种操作。
（2）内容丰富，版式紧凑。作为小开本图书，本书在版式设计上力求最大限度地利用好版面，让图文易读，且内容尽可能涵盖所有常见的问题，保证内容的丰富程度。
（3）便于携带与查询。本书为32开，非常便于随身携带；书中介绍的每个技巧涉及的知识点都是相互独立的，因此不用从头到尾阅读，只需要在遇到问题的时候进行查询即可。
声明
本书所使用数据均为虚拟数据，如有雷同，纯属巧合。
由于作者水平有限，书中难免存在不尽如人意之处，恳请广大读者提出宝贵意见和建议。如有疑问，可以发邮件至maxueling@ptpress. com.cn，与图书编辑联系。
编者
在日常工作中可能经常需要输入货币符号，可通过如下方式快速输入几种常用的货币符号。
❶ 定位光标于需要输入的位置，切换输入法为中文输入法，按“Shift + $（主键盘上数字键4）”组合键即可输入人民币符号“￥”，如图1-1所示。
❷ 定位光标于需要输入的位置，切换输入法为英文输入法，按“Shift + $（主键盘上数字键4）”组合键即可输入美元符号“$”，如图1-2所示。
❸ 定位光标于需要输入的位置，按“Alt+Ctrl+E”组合键，即可输入欧元符号“€”，如图1-3所示。
在编辑特定文档时，有时需要输入商标符、注册商标符、版权符，此时可通过如下技巧快速输入。
❶ 打开Word文档，定位光标，按“Ctrl+Alt+T”组合键，即可输入商标符号“TM”，如图1-4所示。
❷ 定位光标，按“Ctrl+Alt+R”组合键，即可输入注册商标符“®”，如图1-5所示。
❸ 定位光标，按“Ctrl+Alt+C”组合键即可输入版权符“©”，如图1-6所示。
在编辑文档时，有时需要输入人民币大写金额，可通过如下技巧实现输入。
❶ 打开Word文档，输入阿拉伯数字并选中。
❷ 在“插入”选项卡的“符号”组中单击“编号”按钮（如图1-7所示），打开“编号”对话框。
❸ 在“编号类型”列表框中单击“壹，贰，叁…”，如图1-8所示。
❹ 单击“确定”按钮即可将阿拉伯数字转换为人民币大写金额，如图1-9所示。
在编辑文档时，当需要输入一些特殊符号时，可通过“插入符号”功能快速输入特殊符号。
❶ 在“插入”→“符号”组中单击“符号”按钮，在下拉列表中单击“其他符号”选项，打开“符号”对话框。
❷查找并选中需要使用的符号，如选择“
”，如图1-10所示。
❸ 单击“插入”按钮即可快速地插入符号，如图1-11所示。
在对文档进行编辑时，有时需要突出显示特殊的词组。本例中利用替换法为特殊词组添加下划线。
❶ 打开文档，在“开始”→“编辑”组中单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。
❷ 在“查找内容”输入框中输入“百度沸点”，在“替换为”输入框中输入“百度沸点”，如图1-12所示。
❸ 将光标定位于“替换为”输入框，按“Ctrl+U”组合键为替换后的内容添加下划线格式，如图1-13所示。
❹ 单击“全部替换”按钮，打开“Microsoft Word”对话框，单击“确定”按钮后的效果如图1-14所示。
在编辑Word文档的过程中，经常会遇到需要输入既不知道读音又不知道怎么拆分的生僻字的情况，此时可以利用“插入符号”功能来辅助生僻字的输入。
❶ 输入一个与此生僻字有相同偏旁部首的汉字，然后选中此汉字。
❷ 在“插入”选项卡的“符号”组中单击“符号”按钮→“其他符号”（如图1-15所示），打开“符号”对话框。
❸ 在“符号”选项卡下，选中需要输入的生僻字，如“坓”，如图1-16所示。
❹ 单击“插入”按钮即可插入生僻字，如图1-17所示。
在编辑某些Word文档时，需要使用带圈数字，但是Word中用插入特殊符号法，只能实现两位数字带圈效果。如果想实现任意数字带圈效果，可按如下方法操作。
❶ 在Word中输入需要带圈的数字，例如99，选中该数字。单击“开始”选项卡的“字体”组中的“带圈字符”按钮
（如图1-18所示），打开“带圈字符”对话框。
❷ 在“样式”栏中选中“增大圈号”，如图1-19所示。
❸ 单击“确定”按钮即可为99添加圈号，如图1-20所示。
❹ 选中
，按“Alt + F9”组合键，切换到代码方式，如图1-21所示。
❺ 如果想输入更多位数的带圈数字，可以选中中间的圆圈，按“Ctrl + ]”组合键扩大圈号，然后把括号内的数字更改为自己需要的数字，如将99改为9999，并在9999两端加上小括号，在小括号前面加上“\s\up10”，如图1-22所示。
❻ 选中整句代码，再同时按下“Alt + F9”组合键，带圈数字9999设置完成，效果如图1-23所示。
提示
在编辑域代码时添加了“\s\up10”代码，代码中10代表数字9999向上移动10磅，可以依据数字大小的不同更改这个数字来调整。
在编辑文档时，对于不知道读音的陌生汉字，可以通过如下方法为陌生汉字注音。
❶ 选中不知道读音的陌生汉字，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“拼音指南”按钮
（如图1-24所示），打开“拼音指南”对话框。
❷ 在对话框中即可看到读音，如图1-25所示。
❸ 单击“确定”按钮即可为陌生汉字添加拼音，如图1-26所示。
在编辑文档时，有时需要把汉字的拼音附带在文字的后面，此时可以先添加汉字拼音，然后通过如下技巧将其位置转换至汉字的后面。
❶ 选中需要添加拼音的文本，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“拼音指南”按钮
，（如图1-27所示），打开“拼音指南”对话框。
❷ 在“对齐方式”中选中“居中”，如图1-28所示。
❸ 单击“确定”按钮返回文档。选中已经生成拼音的全部文本，按“Ctrl + C”组合键复制该文本，然后打开记事本文件，按“Ctrl +V”组合键粘贴文本区域，如图1-29所示。
❹ 复制记事本文件中的文本，重新粘贴到Word文档中，效果如图1-30所示。
在Word文档中，有时需要英汉间隔排版，用户可以根据需要在Word文档中进行英汉互译。
❶ 选中需要翻译的文字，在“审阅”→“语言”选项组中单击“翻译”按钮，在下拉列表中选择“翻译所选文字”命令，如图1-31所示。
❷ 打开“信息检索”任务窗格，在“翻译为”下拉列表中选择一种语言，如“英语（美国）”，此时选中的语言将被翻译成英文，如图1-32所示。
❸ 单击“插入”按钮即可将英文插入到文档中，如图1-33所示。
提示
按照相同的方法可以将英文翻译成中文。
在Word文档中，可通过“更改大小写”功能快速切换英文单词的大小写。
❶ 选中文本，单击“开始”选项卡的“字体”组中的“更改大小写”按钮，在下拉列表中单击“全部大写”命令，如图1-34所示。
❷ 修改后的效果如图1-35所示。
❸ 选中文本，单击“开始”选项卡的“字体”组中的“更改大小写”按钮，在下拉列表中单击“每个单词首字母大写”命令，如图1-36所示。
❹ 修改后的效果如图1-37所示。
在编辑文档时，如果需要随时查看英文翻译，可以启用翻译屏幕提示来辅助阅读。
❶ 打开文档，单击“审阅”选项卡的“翻译”组中的“翻译”→“翻译屏幕提示[英语助手：简体中文]”命令，如图1-38所示。
❷ 开启此功能后，当鼠标指针指向目标对象时就可以显示出相应的翻译提示，如图1-39所示。
在编写办公文档时，有时需要用到繁体字。通过如下操作可以快速将简体中文文档转换为繁体中文文档。
❶ 选中目标文本，单击“审阅”选项卡的“中文简繁转换”组中的“简转繁”按钮，如图1-40所示。
❷ 转换后的效果如图1-41所示。
网页上的文本一般包含众多格式，当从网上复制信息时，可以通过“选择性粘贴”实现文本的无格式粘贴。
❶ 打开网页，选择需要复制的内容，按“Ctrl+C”组合键进行复制，如图1-42所示。
❷ 切换到Word文档中，单击“开始”选项卡的“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，在弹出的下拉列表中选中“选择性粘贴”命令（如图1-43所示），打开“选择性粘贴”对话框。
❸ 在“形式”列表框中选中“无格式文本”选项，单击“确定”按钮即可，如图1-44所示。
在工作中经常需要复制文本，可通过“Ctrl”键实现快速复制文本。
❶ 选中需要复制的文本，如图1-45所示。
❷ 按住“Ctrl”键不放，拖动光标到需要粘贴的位置，释放鼠标，效果如图1-46所示。
在对选中的内容进行粘贴时，可以根据需要让复制的文本与原文本链接，当原文本内容发生变动时，复制后的文本也随之更新。
❶ 选中需要复制的文本，按“Ctrl+C”组合键复制文本，如图1-47所示。
❷ 单击“开始”选项卡的“剪贴板”组中的“粘贴”按钮→“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。
❸ 选中“粘贴链接”单选钮，在“形式”列表框中选中“带格式文本”选项，如图1-48所示。
❹ 单击“确定”按钮即可完成粘贴。当原文本产生变动后，选中粘贴的文本，右键单击，在弹出的菜单中单击“更新链接”命令（如图1-49所示）即可实现即时更新。
在对选中的内容进行粘贴时，会默认保留原格式（如图1-50所示），可以根据需要让粘贴的文本自动匹配目标位置的格式。
❶ 选中需要粘贴的内容，按“Ctrl+C”组合键进行复制。
❷ 定位到需要粘贴的位置，按“Ctrl+V”组合键粘贴，单击“粘贴选项”按钮右侧下拉箭头，在打开的下拉列表中单击“合并格式”按钮，如图1-51所示。
在Word中默认插入或粘贴图片的格式为嵌入式，如果插入或粘贴图片时经常使用嵌入式以外的其他版式，则可以按如下方法设置。
❶ 打开文档，单击“文件”选项卡，单击“选项”命令，打开“Word选项”对话框。
❷ 单击“高级”选项卡，在“剪切、复制和粘贴”栏中，单击“将图片插入/粘贴为”右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选中“穿越型”，如图1-52所示。
❸ 复制图片，定位光标于粘贴的位置，按“Ctrl+V”组合键粘贴图片，可以看到默认版式为“穿越型”，效果如图1-53所示。
对于编排好的文档，可以通过选择性粘贴的方式将文本转换为图片。
❶ 选中需要粘贴为图片的文本区域，按“Ctrl+C”组合键复制，如图1-54所示。
❷ 单击“开始”选项卡的“剪贴板”组中的“粘贴”按钮→“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。在“形式”列表框中选中“图片（增强型图元文件）”选项，如图1-55所示。
❸ 单击“确定”按钮，粘贴为图片后的效果如图1-56所示。
当需要调整字号时，可以利用功能区的命令按钮快速进行。
❶ 选中需要增大字号的文本，单击“开始”选项卡的“字体”组中的“增大字体”按钮
，如图1-57所示。
❷ 增大字号后的效果如图1-58所示。
❸ 选中需要缩小字号的文本，单击“开始”选项卡的“字体”组中的“缩小字体”按钮
（如图1-59所示）即可缩小字号。
提示
还可通过按“Ctrl+]”组合键增大字号，通过按“Ctrl+[”组合键缩小字号。
在进行文字编排时，有时需要以较小的幅度增大或缩小字号，通过如下操作可以实现微调字号。
❶ 选中需要调整字号的文本，按“Ctrl+Shift+>”组合键可增大字号，如图1-60所示。
❷ 按“Ctrl+Shift+<”组合键可缩小字号。
在用Word设计某些宣传、广告文档时，有时标题文字需要使用特大字号，其实现方法如下。
选中需要设置的文本，直接在“开始”选项卡的“字体”组中的“字号”设置框中输入磅数，例如输入“140”，按回车键即可，如图1-61所示。
在文档编辑排版时，有时需要设置首字下沉效果，以达到特殊的排版效果。
❶ 将光标定位于需要设置首字下沉的段落，在“插入”选项卡的“文本”组中单击“首字下沉”按钮→“首字下沉选项”命令（如图1-62所示），打开“首字下沉”对话框。
❷ 在“位置”栏中单击“下沉”，在“选项”栏中设置“字体”为“幼圆”，并设置“下沉行数”为“4”，如图1-63所示。
❸ 单击“确定”按钮返回文档，效果如图1-64所示。
在Word 2010中，使用双行合一功能可以将选中文字以双行显示。这种效果一般用于标题的设置。
❶ 选中需要合并的文本，在“开始”→“段落”组中单击“中文版式”按钮→“双行合一”命令，如图1-65所示。
❷ 打开“双行合一”对话框，选中“带括号”复选框，并设置括号样式，如图1-66所示。
❸ 单击“确定”按钮，效果如图1-67所示。
艺术字在特定的场合下也需要使用到，如作为文档标题、设计广告文档等。使用艺术字的操作方法如下。
❶ 选中需要使用艺术字的文本，在“插入”选项卡的“文本”组中单击“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的艺术字选项，如图1-68所示。
❷ 初步设置后的效果如图1-69所示。
❸ 选中刚刚建立的艺术字文本，在“格式”选项卡的“艺术字样式”组中单击“文字效果”按钮
，在弹出的下拉列表中单击“转换”→“槽型”命令，如图1-70所示。
❹ 设置后的效果如图1-71所示。
为特定文字设置底纹和边框效果可以起到修饰文本的作用，默认情况下添加的文字框为黑色实线框，通过如下方法可设置多种样式的边框和底纹。
❶ 打开文档，选中需要设置边框和底纹的文本区域，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框和底纹”按钮
→“边框和底纹”命令（如图1-72所示），打开“边框和底纹”对话框。
❷ 在“边框”选项卡中，在“设置”列表中选择“方框”，在“样式”列表中选择线条样式，并设置线条的颜色、宽度等，如图1-73所示。
❸ 切换至“底纹”选项卡，在“填充”设置框下拉列表中选择填充颜色，如图1-74所示。
❹ 单击“确定”按钮返回文档，设置的边框和底纹效果如图1-75所示。
在进行文档的编辑时经常需要套用格式，此时可通过格式刷快速实现。
❶ 选中已经设置好格式的文本区域，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“格式刷”按钮
，如图1-76所示。
❷ 此时文档中的鼠标指针变成小刷子形状，在需要使用相同格式的文本上拖动鼠标指针，即可完成格式的套用，如图1-77所示。
提示
如果需要在多处应用同样的格式，可以找到格式刷按钮，然后按住“Ctrl”键再双击格式刷按钮，即可在多处使用同样的格式效果，不需要使用时按一下“Esc”键即可。
