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本书是指导初学者学习Excel数据处理与分析的入门书籍，主要介绍利用Excel完成各种数据资料的统计、计算、分析和汇总处理的方法，具有很强的实用性和可操作性。
神龙工作室 策划
北京
图书在版编目（CIP）数据
Excel高效办公.数据处理与分析/邓芳主编.--2版（修订本）.--北京：人民邮电出版社，2012.7
ISBN 978-7-115-28629-1
Ⅰ.①E… Ⅱ.①邓… Ⅲ.①表处理软件 Ⅳ.①TP391.13
中国版本图书馆CIP数据核字（2012）第124086号
内容提要
本书根据现代企业决策与管理工作的主要特点，从全新的角度全面地介绍了Excel 2003的强大处理功能在企业决策与管理工作中的具体应用。全书共分15章，分别介绍了数据的输入、数据的格式化、排序、筛选与分类汇总、数据透视表、公式与函数、图表、Excel 与外部数据库的交互、数据分析工具的使用、抽样与问卷调查数据的处理、生产决策数据的处理、经济数据的处理、销售数据的处理、财务管理决策数据的处理、商务决策数据的处理和工程数据的处理等内容。
本书充分地考虑了决策人员与管理人员的实际需要，在大部分章中增设了“实例导读”一节，介绍Excel 知识点和设计思路，并给出实例拓展，以满足不同用户的需求。无论是初学者还是有一定基础的读者，通过学习本书都能够轻松地掌握Excel在数据处理与分析中的应用方法。
本书附带一张专业级的多媒体教学光盘，提供长达6个小时的多媒体教学内容。通过全程语音讲解、情景式教学等方式，对书中知识点进行深入讲解，一步一步地引导读者掌握使用Excel进行数据处理与分析的各种操作与应用。此外光盘中还附有书中所有实例对应的素材、模板以及源文件；并赠送一个超值大礼包，内含各种岗位的日常工作手册、1100个Office经典实用模板、Excel应用技巧和常见问题解答300例。
本书既适合从事企业决策、经营管理以及工程管理工作的人员阅读，也适合大中专院校相关专业的学生学习，同时也可以作为Excel决策与管理短训班的培训教材。
Excel高效办公——数据处理与分析（修订版）
♦策划 神龙工作室
主编 邓芳
责任编辑 马雪伶
♦人民邮电出版社出版发行 北京市崇文区夕照寺街14号
邮编 100061 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京昌平百善印刷厂印刷
♦开本：787×1092 1/16
印张：26 彩插：1
字数：629千字 2012年7月第2版
印数：1-4000册 2012年7月北京第1次印刷
ISBN 978-7-115-28629-1
定价：49.80元（附光盘）
读者服务热线：(010)67132692 印装质量热线：(010)67129223
反盗版热线：(010)67171154
广告经营许可证：京崇工商广字第0021号
Office办公组件中的Excel具有强大的电子表格处理功能，使用它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策等，已广泛应用于财务、行政、人事、统计和金融等众多领域。为了满足公司决策者、经营管理人员以及工程管理人员高效办公的需求，我们组织多位办公软件应用专家和资深职场人士精心编写了本书。
本书特色
实例导读：本书增加了实例导读的内容，这是有别于其他同类书籍的一个重要特点，其中包括Excel 知识点和设计思路两部分。知识点部分对实例中用到的 Excel 功能和专业知识进行了提炼和分析，以便读者在学习该实例时能学得轻松、快捷；设计思路部分介绍了实例的设计思想和设计流程，以便读者对实例有一个整体的了解。
实用至上：书中有大量经典的实例，结合详细的步骤，深入浅出地介绍每个实例涉及的基本理论和操作方法。读者可直接将书中的实例应用到实际工作中。
提示技巧：对Excel在具体实例中可能会遇到的特殊情况以提示技巧的形式进行了说明，避免读者在学习的过程中走弯路。
实例拓展：为了使读者能够灵活地运用书中的实例，对相关实例进行了拓展，在有限的篇幅内尽最大可能满足读者的实际需求。
大量模板：本书的配套光盘中，除了本书的模板外还附赠了 1100 个 Office 办公模板，读者只要稍加修改就能够直接应用到工作中。
本书扫描
本书以办公人员日常工作需求为主线，采用重点知识与实战案例相结合的方式，首先介绍数据排序、筛选、分类汇总、数据透视表、函数与公式、图表等必备知识，然后结合七大案例，向读者全面展示Excel在数据处理与分析方面的强大功能，这样有助于读者快速地掌握使用Excel进行数据处理与分析的方法和技巧。
光盘特色
时间超长，容量更大：本书配套光盘，讲解时间长达6个小时，容量更大，不仅包含视频讲解，书中所有实例涉及的素材文件、原始文件和最终效果文件，还包含一个超值大礼包。
书盘结合，通俗易懂：本书配套光盘采用实例讲解，是书本知识的可视化教程；本光盘采用情景互动式教学模式，操作更加人性化，实用性更强；光盘中的情景对话语言轻松活泼，内容通俗易懂，有利于加深读者对书本内容的理解。
超值奉送，贴心实用：本书配套光盘除了赠送实用的Excel基础知识讲解视频之外，还赠送了1100个Office办公模板、常见问题解答300例、Excel应用技巧、Excel快捷键、公司日常管理工作手册。
光盘使用说明
将光盘印有文字的一面朝上放入光驱中，几秒钟后光盘就会自动运行。
若光盘没有自动运行，可在 Windows XP 操作系统下双击桌面上的【我的电脑】图标
打开【我的电脑】窗口，然后双击光盘图标
，或者在光盘图标
上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【打开】菜单项，光盘就会运行。在 Windows 7 操作系统下可以双击桌面上的【计算机】图标
打开【计算机】窗口，然后双击光盘图标
，或者在光盘图标
上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【从媒体安装或运行程序】菜单项即可。
由于光盘长期使用会损伤，旧光驱读盘的能力可能也比较差，因此最好将光盘内容安装到硬盘上观看，把配套光盘保存好作为备份。在光盘主界面中单击【安装光盘】按钮
，弹出【选择安装位置】对话框，从中选择合适的安装路径，然后单击
按钮就可以将光盘内容安装到硬盘中。
如果光盘演示画面不能正常显示，请双击光盘根目录下的tscc.exe文件，然后重新运行光盘即可。
如果以后想要卸载本光盘，则可在【开始】菜单中选择【所有程序】
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按钮即可。
哪些人适合阅读本书
本书以Excel 2003为蓝本编写，对于Excel 2007/2010用户同样具有参考价值，是从事企业决策、经营管理以及工程管理工作的人员，以及大中专院校相关专业学生的必备参考书。
修订版说明
《Excel高效办公——数据处理与分析》一书出版以来得到了广大读者的喜爱及认可。在这段时间内，我们收到很多读者的意见和建议，在不断整理这些反馈信息的同时，我们有了对其进行修订的想法，于是，就有了您看到的这本书。与上一版相比，本书主体构架并没有变化，主要改正了一些错误，完善了一些疏漏和知识点的讲解。希望我们的不断努力能为读者带来更好的阅读体验。
本书由神龙工作室策划，邓芳主编，参与资料收集和整理工作的有姜楠、孙启迪、许修洲、张莹超、赵美辉、杨在强、鲍兴芳、马兴才、刘启旺、衣巧丽等。由于时间仓促，书中难免有疏漏和不妥之处，恳请广大读者不吝批评指正。
我们的联系信箱：maxueling@ptpress.com.cn。
编者
2012年5月
要点导航
■ 基本数据的输入
■ 有效性数据的输入
■ 有规律数据的输入
■ 相同数据的输入
■ 利用记录单输入数据
Excel 中的数据类型包括数值、文本、日期、时间和公式等。在输入数据的时候，一般不需要特别指定其类型，Excel会自动地识别输入数据的类型。
在 Excel 中，数值是使用最多，也是操作比较复杂的数据类型。数值类型是由数字字符（0～9）或者一些特殊的字符（“+”、“－”、“、”、“，”、“$”、“%”、“E”……）组成的。
对于正数，Excel将忽略数字前面的正号“+”；对于负数，输入的时候应加上负号“-”或者将其置于括号“（）”中。
在输入数字的过程中，除了正数和负数外还会用到其他的数字格式。但是在新建的工作表中，所有的单元格都采用默认的通用数字格式，因此需要根据实际的情况来设置所需的数字格式。以设置小数位数为3位为例，其具体的操作步骤如下。
选中需要设置成数值格式的单元格，这里选中单元格C3，如图1-1所示。
单击【格式】【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框，如图1-2所示。
在【分类】列表框中选择【数值】选项，然后在右侧的【小数位数】微调框中输入“3”，如图1-3所示。
单击
按钮，结果如图1-4所示。
※ 通常情况下，双击单元格即可直接输入数据。输入结束后，按下【Enter】键可以在当前列中的下一个单元格中输入内容，或者按下【Tab】键在当前行中的下一个单元格中输入内容。
日期和时间虽然也是数字，但是 Excel 把它们当作特殊的数值，并规定了严格的输入格式。日期和时间的显示形式取决于相应的单元格被设置的格式。当 Excel 辨认出输入的数据是日期和时间时，单元格的格式就会由【常规】数据格式变为相应的内部日期和时间格式。默认情况下，日期和时间在单元格中是右对齐的。如果 Excel 不能辨别输入数据的类型，则会把它作为文本数据格式处理。
在输入日期时用斜线“/”或者短线“-”来分隔日期中的年、月、日部分，如图1-5所示。常规的日期表示方法是以两位数来表示年份的。如果没有输入年份，Excel 则会以当前的年份作为默认值。
在输入时间时用“：”来分隔时间中的时、分、秒部分。默认情况下是按照24小时制输入的。如果要以12小时制输入时间，则需要在输入的时间的后面
键入一个空格，并且上午以“AM”或者“A”结尾，下午以“PM”或者“P”结尾。如图1-6所示。
※ 如果要输入当前日期，先选中单元格，然后按下【Ctrl】+【；】组合键即可；如果要输入当前时间，先选中单元格，然后按下【Ctrl】+【Shift】+【：】组合键即可。
文本型数据是指字符或者数字和字符的组合。默认情况下，在 Excel 中输入的文本型数据在单元格中是左对齐显示的。文本的输入方法与数值型、日期和时间型数据的输入方法相同，选中单元格后直接输入即可。如果输入的数据过多超出了单元格的宽度，则会出现如图1-7所示的情况。
为了在输入数据时尽量少出错，可以通过使用 Excel 的【数据有效性】对话框来设置单元格中允许输入的数据类型或者有效数据的取值范围。默认情况下，输入单元格的有效数据为任意值。
通过数据有效性中的序列方式定义数据类型的具体步骤如下。
选中要设置数据有效性的单元格或者单元格区域，这里选中单元格C3。
单击【数据】【有效性】菜单项打开【数据有效性】对话框。
切换到【设置】选项卡中，然后在【允许】下拉列表中选择【序列】选项，在【来源】文本框中输入“董事长,经理,主任”（中间用英文输入法状态下的逗号“,”隔开），如图1-8所示。
切换到【输入信息】选项卡中，然后在【输入信息】文本框中输入“请选择职位”，如图1-9所示。
切换到【出错警告】选项卡中，然后在【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】文本框中输入“输入职位错误”，在【错误信息】文本框中输入“请单击下拉按钮进行选择！”，如图1-10所示。
单击
按钮，得到的结果如图1-11所示。
此时设置的“职位”下拉列表的效果如图1-12所示，从该下拉列表中选择任意一项即可确定单元格中的内容，如图1-13所示。
当然也可以直接在单元格中输入数据，但是此时输入的数据只能是序列中设置的内容。如果输入其他内容，系统就会自动弹出如图1-14所示的【输入职位错误】对话框。
从图1-14中可以看到：在【出错警告】选项卡中设置的【样式】、【标题】和【错误信息】等3项内容都显示在了【输入职位错误】对话框中。由此可以看出在【数据有效性】对话框中设置的内容和数据有效性应用时的对应关系。
事实上，用户也可以使用自动填充功能对该列的其他单元格进行数据有效性的复制。
当数据有效性中的条件为数值时，还可以设置有效数据的取值范围。保证当在单元格中输入了其他内容或者输入的数值超出了设定的范围时，Excel就将其视为无效。
假设要设置单元格D3中的数值范围为1000～20000，具体的操作步骤如下。
选中单元格D3，单击【数据】【有效性】菜单项打开【数据有效性】对话框，切换到【设置】选项卡中。
在【允许】下拉列表中选择【整数】选项，在【最小值】文本框中输入“1000”，在【最大值】文本框中输入“20000”，如图1-15所示。
切换到【输入信息】选项卡中，在【输入信息】文本框中输入“请输入整数”，如图1-16所示。
切换到【出错警告】选项卡中，在【样式】下拉列表中选择【停止】选项，在【标题】文本框中输入“数据输入错误”，在【错误信息】文本框中输入“请输入1000～20000之间的整数”，如图1-17所示。
单击
按钮，得到的结果如图1-18所示。
如果此时在单元格D3中输入“30000”，按下【Enter】键后系统将弹出如图1-19所示的【数据输入错误】对话框。
※ 在【出错警告】选项卡中设置的出错信息的【样式】由重到轻分为“停止”、“警告”和“信息”等3种。当使用“停止”样式时，无效的数据是绝对不允许出现在单元格中的；当使用“警告”样式时，无效的数据可以出现在单元格中，但是系统会警告这样的操作可能会出现错误；当选择“信息”样式时，无效的数据只是被当作特殊的形式被单元格接受，并相应地给出出现这种特殊形式时的处理方案。用户在使用的时候可以根据具体的情况和需要选择不同程度的出错样式。
如果输入的数据有规律性，则可利用 Excel 提供的填充功能简化操作，这样可以大大地提高工作的效率。
例如要在一份统计表中输入连续的年份，具体的操作步骤如下。
在单元格A2中输入“1995”，然后将鼠标指针移到该单元格的右下角，当鼠标指针变为
形状时，按住左键向下拖曳至单元格A11，如图1-20所示。
此时会出现【自动填充选项】按钮
，单击该按钮打开【自动填充选项】下拉列表，如图1-21所示。
选中【以序列方式填充】单选按钮，结果如图1-22所示。
对于1.3.1小节中所举的数据填充例子还可以利用序列填充的方法实现。具体的操作步骤如下。
在单元格A2中输入“1995”，然后单击【编辑】【填充】【序列】菜单项打开【序列】对话框，如图1-23所示。
在【序列产生在】组合框中选中【列】单选按钮，在【类型】组合框中选中【等差序列】单选按钮，在【终止值】文本框中输入“2004”。
单击
按钮，得到的结果如图1-24所示。
Excel 系统自带的自定义序列是有限的。用户可以根据自己的需要将工作中经常要输入的数据定义为自定义序列，以方便以后的应用。
假设在统计销售数据的时候经常要输入6名业务员的姓名，这时就可以将这些名字定义为自定义序列。其具体的操作步骤如下。
单击【工具】【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【自定义序列】选项卡中，如图1-25所示。
选择【自定义序列】列表框中的【新序列】选项，然后在【输入序列】文本框中填写自定义序列，输入每一个序列后按【Enter】键换行或者用逗号隔开。输入完毕单击
按钮即可将名字序列添加到【自定义序列】列表中，如图1-26所示。
单击
按钮，在单元格D2中输入“李峰”，然后用复制填充法拖动鼠标即可得到填充序列，如图1-27所示。
有的时候用户需要在多个单元格或者多张工作表中输入相同的数据，如果逐个输入操作起来非常繁琐，本节介绍一种简单的方法。
在多个单元格中输入相同数据的具体步骤如下。
选中单元格B2，在按下【Ctrl】键的同时分别单击单元格B4、B5和B9，如图1-28所示。
输入“产品1”，然后按下【Ctrl】＋【Enter】组合键，这样所选中的单元格就都会被输入相同的数据，如图1-29所示。
图1-30和图1-31是两份成绩表，要想将两个工作表中夏雨的计算机成绩修改为90，具体的操作步骤如下。
单击选中“计算机成绩”工作表，然后按下【Ctrl】键，再单击“各科成绩”工作表。
选中单元格D7，输入“90”，然后按【Enter】键或者【Tab】键即可。
这时，两个工作表中的数据就会被同时改变。
☞ 工作表的选择方法有哪些？
※ ① 要选择单个工作表，只要单击工作表标签即可。
② 要选择两个或者多个相邻的工作表，应先选中第一个工作表标签，然后按住【Shift】键再单击最后一张工作表的标签。
③要选择两个或者多个不相邻的工作表，应先单击第一个工作表，然后按住【Ctrl】键单击其他的工作表。
④ 要选择工作簿中所有的工作表，可用鼠标右键单击该工作簿中任意一个工作表的标签，然后在弹出的快捷菜单中选择【选定全部工作表】菜单项。
当行数或者列数较多的时候，利用原始的方式输入数据会给用户带来很多的麻烦，例如常会出现串行或者串列等现象。如果利用记录单输入数据则可避免类似的情况发生。
利用记录单输入数据的方法很简单，下面以统计学生成绩为例，具体的操作步骤如下。
利用原始的方式输入相关的数据，如图1-32所示。
选中单元格区域“A1:F11”，单击【数据】【记录单】菜单项打开【学生成绩统计表】对话框，如图1-33所示。
在该对话框中输入相应的信息即可。输入完一条记录后单击
按钮，记录就会被添加到工作表中，同时对话框被清空，然后可以继续输入下一条信息。
利用这种方式适合输入大量有规律的数据。该记录单的形式与Access数据库中的表的形式相似，用户在输入的时候不会出现串行或者串列的现象。
使用记录单不仅可以方便地输入数据，还可以进行数据的修改、删除、查找、添加等操作。例如输入了大量的数据后需要快速地查询数据，就可以在记录单对话框中通过拖动滚动条查看数据。
利用记录单查询表单的具体步骤如下。
选中数据区域的任意一个单元格，单击【数据】【记录单】菜单项打开【学生成绩统计表】对话框，如图1-34所示。
单击
按钮，原对话框就会变为如图1-35所示的条件查询对话框。
在【姓名】文本框中输入“周薇”，然后单击
按钮，即可得到如图1-36所示的结果。
如果要查找该条记录的相邻记录，单击
或者
按钮即可。
要点导航
■ 基本数据的格式设置
■ 条件格式的设置
■ 样式定义和使用
■ 自定义格式的设置
基本数据的格式化包括文本、日期和时间、数值等的格式化。
本小节以制作一份如图2-1所示的“学生成绩统计表”为例，介绍一下对文本型数据的格式化。
对文本进行格式化的具体步骤如下。
在工作表Sheet1中选中单元格A1，输入“学生成绩统计表”，然后选中单元格区域“A1:F1”，单击工具栏中的【合并及居中】按钮
，使单元格的内容居中并合并相应的单元格。
选中单元格A1，在工具栏中的【字体】下拉列表中选择【华文行楷】选项，在【字号】下拉列表中选择【18】选项。
在单元格A2中输入“科目”，按下【Alt】＋【Enter】组合键在该单元格中换行，接着输入“姓名”。然后在“科目”的前面加几个空格，并使“姓名”居左显示。
选中单元格A2，单击【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【边框】选项卡中，然后在【线条】组合框中选择合适的线条样式，再单击【斜线】按钮
，如图2-2所示。
单击
按钮即可在单元格A2中添加一条斜线。
其他数据只需在单元格中输入即可，也可以根据自己的需要设置格式。
※ 在【单元格格式】对话框中切换到【对齐】选项卡，选中【自动换行】复选框即可实现在一个单元格中换行，如图2-3所示。
也可以在如图2-3所示的对话框中设置文本的显示方向。另外，在设置单元格格式的时候，也可以利用该对话框设置单元格中的字体、背景图案等。
在工作表中输入数据，有的时候要求输入的数据符合某种要求，例如在数值的前面添加货币符号、小数保留一定位数等。
例如要在数值的前面添加货币符号，并使其显示两位小数，具体的操作步骤如下。
选中单元格区域“B2:D3”，单击【格式】【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中。
在【分类】列表框中选择【货币】选项，在【小数位数】微调框中输入“2”，在【货币符号】下拉列表中选择【￥】，在【负数】列表框中选择一种类型，如图2-4所示。
单击
按钮，得到的结果如图2-5所示。
数值的货币格式还可以通过【格式】工具栏中的快捷按钮进行设置，如图2-6所示。
通过单击图2-6 中的【货币样式】按钮
来设置的数据格式与利用【单元格格式】对话框定义的格式有细微的差别，如图2-7所示。
在不同的工作环境中，日期和时间的表示方式有所不同，例如中国和西方一些国家对日期和时间的表示就有所不同。Excel 提供日期和时间的一些格式，用户可以根据需要定义显示的方式，当然也可以设置日期和时间的输入格式。
设置日期格式的具体步骤如下。
创建一个以各种格式输入日期的表格，如图2-8所示。
选中单元格区域“C3:C5”，单击【格式】【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中。
在【分类】列表框中选择【日期】选项，然后在【类型】列表框中选择一种格式，这里选择“2001年3月14日”。
单击
按钮，结果如图2-9所示。
时间格式的设置与日期基本相同，在此不再赘述。
※ 如果时间格式中包括“AM”或者“PM”，则表示时间按12小时计时，否则就按24 小时计时。其中“AM”或者“A”表示从午夜0点到中午12 点之间的时间，“PM”或者“P”表示从中午12点到午夜12点之间的时间。
如果要设置满足指定条件的格式，格式代码中应该添加带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。
如果要对单元格应用条件格式，可以通过【格式】菜单中的【条件格式】菜单项来完成。
下面在“学生成绩统计表”的基础上，将“网页设计”列中的“优”以红色显示。具体的操作步骤如下。
选中要设置条件格式的单元格区域“F3:F10”，然后单击【格式】【条件格式】菜单项打开【条件格式】对话框，如图2-10所示。
单击【条件1】组合框中的第二个文本框右侧的下箭头按钮
，在弹出的下拉列表中选择【等于】选项，然后在第3个文本框中输入“优”，参数设置如图2-11所示。
单击
按钮打开【单元格格式】对话框，如图2-12所示。在【单元格格式】对话框中可以将符合条件的单元格设置成某种特殊的字体、边框或者图案。这里设置图案，切换到【图案】选项卡中，然后在颜色调色板中选择一种颜色。
单击
按钮返回【条件格式】对话框。如果有多个限制条件，可以单击
按钮继续添加。本例只有一个条件，因此不需要继续添加。单击
按钮后得到的结果如图2-13所示。
样式就是由用户定义的单元格的显示模式。Excel 自带有一些内置样式，但用户也可以根据需要自己定义新的样式。
用户除了可以通过单击工具栏中的快捷按钮来使用例如“货币样式”、“百分比样式”或者“千位分隔样式”等样式外，还可以使用【样式】对话框来应用 Excel 的内置样式。具体的操作步骤如下。
选中一个单元格，单击【格式】【样式】菜单项打开【样式】对话框，如图2-14所示。
在【样式名】下拉列表中选择所需的样式，设置的样式内容就会显示在【样式包括】组合框中，然后单击
按钮，Excel的内置样式就被应用到单元格中了。
除了使用 Excel 的内置样式外，用户还可以自己创建样式。使用自定义的样式不仅可以节约时间，而且可以实现单元格的一致性。
创建样式的方法有两种，下面分别介绍。
一种方法是先定义单元格的格式，然后再将其添加为样式。具体的操作步骤如下。
选中一个单元格，单击【格式】【单元格】菜单项，然后在打开的【单元格格式】对话框中设置单元格的格式。
格式设置完成后，单击【格式】【样式】菜单项打开【样式】对话框，然后在【样式名】下拉列表框中输入自定义的样式名。
单击
按钮将创建的新样式添加到Excel样式列表中。
单击
按钮，这样一个新的样式就创建完毕。
另一种方法是直接定义样式，具体的操作步骤如下。
单击【格式】【样式】菜单项打开【样式】对话框。
单击
按钮打开【单元格格式】对话框，然后在该对话框中设置新样式包括的各种格式。
格式设置完成后单击
按钮返回【样式】对话框，然后在该对话框中对样式命名。
单击
按钮，这样一个新的样式就定义完成了。
自定义样式的应用与Excel的内置样式的应用方法完全相同，这里不再赘述。
如果对已经创建的样式不满意，可以在【样式】对话框中进行修改。首先在【样式名】下拉列表中选择要修改的样式名，然后单击
按钮打开【单元格格式】对话框，在此对样式进行修改，修改完成后单击
按钮。最后单击【样式】对话框中
按钮即可完成样式的修改。
复制样式一般可通过【合并样式】对话框来实现。在一个工作簿中创建样式后再打开目标工作簿，注意要保证目标工作簿为当前活动的工作簿。然后打开【样式】对话框，在【样式名】下拉列表中选择样式名，再单击
按钮打开【合并样式】对话框，如图2-15所示。
在【合并样式来源】列表框中列出创建了样式的文件。选中要导入样式的工作簿名，然后单击
按钮，即可把工作簿中已经创建好的样式导入到当前工作簿中。
如果觉得有些样式已经用不着了，则可将其删除。删除样式的操作很简单，先打开【样式】对话框，在【样式名】下拉列表中选择要删除的样式，然后单击
按钮即可。
在实际工作中，许多工作都是通过单元格格式的设置得到简化的。单元格的格式主要体现在数据的输入和信息的表现上。
假设在统计学生成绩的时候要输入学生的学号，学号有一个特点就是前几位一般相同，而后几位不同，并且学号的数字位数都比较多，因此输入的时候很容易出错。
要解决上述问题的最好办法就是自定义“学号”一列的格式，具体的操作步骤如下。
选中单元格区域“A3:A10”，单击【格式】【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中。
在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“”2006256052”00”，如图2-16所示。
单击
按钮，这样选中的单元格区域自定义的格式就设置完成了。
定义完格式后，用户在输入学生学号时就不需要输入完整的10位数了，只需要输入后两位即可。例如要输入“200625605201”，只要输入“01”，如图2-17所示，然后按下【Enter】键即可，效果如图2-18所示。
利用相同的方法可对该列的其他单元格进行数据的输入。
要想熟练地使用自定义格式，只要掌握Excel自定义格式设置是由正数部分的格式定义、负数部分的格式定义、0的格式定义和文本的格式定义等4个部分组成的即可。
在格式代码中最多可以指定4个节。这些格式代码是以分号分隔的，它们的顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。如果只指定两个节，则第一部分表示正数和零，第二部分表示负数。如果只有一个节，该节则用于所有的数字。如果要跳过某一节，那么对该节仅使用分号即可。
Excel中自定义格式的控制符如下。
● 显示文本和数字
如果要在单元格中同时显示文本和数字，可以将文本字符括在双引号（""）中，或者在单个字符的前面加反斜线（\），但应该注意的是要将字符放在格式代码的合适部分中。例如自定义格式为“0.00"剩余";-0.00"短缺"”，如果在单元格中输入“123.456”，按下【Enter】键后单元格中将显示“123.46剩余”；如果输入“-123.456”，单元格中将显示“-123.46短缺”。
※ 需要注意的是：在输入“$、-、+、/、()、:、!、^、&、’（左单引号）、’（右单引号）、～、{}、=、<、>和空格”这些字符的时候不用加双引号。
● 包括文本的数字格式
如果要在数字格式中包括文本，一定要在显示文本的地方添加符号“@”，否则输入的文本将不会显示出来。如果要一直显示某些带有输入文本的指定文本字符，则应将附加文本用双引号（””）括起来。
如果格式中不包含文本部分，那么输入的文本将不受格式代码的影响。
● 添加空格
如果要在数字格式中创建一个字符宽的空格，则应在字符的前面加上一条下划线“_”。
● 重复字符
在数字格式代码中使用“*”，可以使星号之后的字符重复显示，直到填充整个单元格。例如定义的格式为“0.0*!”，那么输入数据后，数字的后面将包含足够的叹号来填充整个单元格。
● 小数点的位置和有效数字
如果要设置分数或者带小数点的数字格式，就要在格式代码的相应部分中包含如表2-1所示的数字位置标识符。如果某一个数的小数点右侧的位数大于所设定格式中位置标识符的位数，该数将对设定格式的位数进行舍入；如果某一个数的小数点左侧的位数大于位置标识符的位数，那么多余的位数也会显示出来。如果所设定的格式中小数点左侧只有一个“#”，那么小于1的数将从小数点开始显示。例如自定义的格式为“#.00”，那么输入“0.425”时，按下【Enter】键显示的结果则为“.43”。
☞ 在自定义格式的时候，一些特殊的符号都代表什么含义？
※ ① #只显示有意义的数字而不显示无意义的0。
② 0表示数字的位数，但是当数字的位数小于自定义格式中数字的位数时，其将显示无意义的0。
③ ？为小数点两边无意义的 0 添加空格，以便当按固定宽度字体设置格式时小数点可对齐。还可对具有不等长数字的分数使用“？”。
● 千位分隔符
在数字格式中包含逗号，可以使逗号显示为千位分隔符，或者将数字放大1000倍。具体的格式代码与显示结果如表2-2所示。
● 颜色
如果要设置格式中某一部分的颜色，可以在给该部分对应的位置上用方括号键入8种颜色名称之一。颜色代码必须为该部分的第一项。具体的8种颜色的名称如表2-3所示。
● 条件
如果要设置满足指定条件的数字的格式，格式代码中应该加入带方括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。例如格式：[Red][<60];[Blue][>=60]表示以红色显示小于 60的数字，而以蓝色显示大于等于60的数字。
● 货币符号
如果要在数字格式中输入货币符号，应该先打开小键盘（单击键盘上的【Num Lock】键），然后输入货币符号对应的ANSI码。但是应该注意的是：在输入ANSI码的时候必须同时按住【Alt】键。货币符号与ANSI码的对应情况如表2-4所示。
自定义格式会保存在工作簿中。如果要使 Excel 一直使用特定的货币符号，只要在启动Excel之前更改【控制面板】的【区域设置】中所选定的货币符号即可。
如果要以百分比的格式显示数字，则应该在数字格式中包含百分号（%）。例如 0.05 显示为5%。
如果要以科学记数法显示数字，则应在相应的位置中使用指数代码：“E+”、“E-”、“e+”或者“e-”。在格式代码中，如果指数代码的右侧含有零（0）或者数字符号（#），Excel将按照科学记数显示数字，并插入E或者e。右侧的零或者数字符号的个数决定指数的位数，“E-”或者“e-”将在指数中添加负号。“E+”或者“e+”在正指数时添加正号，负指数时添加负号。
如果要在单元格中显示年、月、日，则可在相应的地方添加如表2-5所示的格式代码来实现。如果“m”紧跟在“h”或者“hh”代码之后，或者跟在“ss”代码之前，那么 Excel就会将其显示分钟，而不是月份。
如果要显示小时、分、秒，则可在相应的位置添加格式代码来实现。例如AM/PM分别表示上午和下午。关于小时、分钟、秒的格式代码如表2-6所示。
以上是自定义格式的简单介绍，下面利用自定义格式的方法来巧妙地隐藏零值。假设有一份扬帆连锁超市的销售统计表，如图2-19所示。具体的操作步骤如下。
选中单元格区域“F3:F12”，单击【格式】【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框，然后在【分类】列表框中选择【自定义】选项。
在【类型】文本框中输入“￥#,##0.00;￥-#,##0.00;”，如图2-20所示。
单击
按钮，F列的显示结果如图2-21所示。
※ 此格式表示正数的显示格式为“￥#,##0.00”，负数的显示格式为“￥-#,##0.00”。如果零值格式部分的定义只有一个“;”，表示零值不显示。
如果将单元格自定义格式设置为“[红色]￥#,##0.00;[绿色]￥-#,##0.00;”，则表示正数以红色显示，负数以绿色显示，零值不显示。最终结果如图2-22所示。
