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本书系微软出版社出版，结合了多位专家工作和生活中的真实案例，全书循序渐进地讲解了Microsoft Outlook在事务管理的应用，帮助读者优化日程安排，实现多快好省地实现邮件管理和时间管理，是时间管理方面的一本经典图书。
effective time management
欧阳宇 译
北京
本书是一本介绍如何使用Outlook 进行高效管理的实用图书。两位作者将在书中展示如何通过自定义Outlook设置和管理优先级，提高管理效率，帮助读者在工作和个人生活之间创造有效的平衡。全书包括使用Outlook系统地组织电子邮件，高效合理地安排时间，管理任务和项目，统筹计划工作和个人生活等内容，适合各种类型的Outlook用户以及希望能更加高效地管理自己工作生活的读者阅读使用。
在美国，大多数高效管理专业人士都从未听说过Lothar Seiwert和Holger Woeltje。但现在这一切将会改变。他们正在欧洲强势崛起，成为这一领域的新星。本书也必将在美国引起轰动。
我最初遇到Lothar是在我担任2011—2012年度的美国演讲家协会（National Speakers Association，NSA）会长期间，当时他通过了专业演讲者认证（Certified Speaking Professional ，CSP）。他邀请我参加德国演讲家协会（German Speakers Association，GSA）的演讲，在那里我了解到他在演讲领域的声誉。他是德国演讲家荣誉团（German Speakers Hall of Fame）的成员，并且荣获了德国培训与发展联盟（German Training and Development Federation）颁发的终身成就奖（Lifetime Achievement Award）。他的书已经销售400多万本，而他的合作者Holger也撰写过7本畅销书。毫无疑问，他俩是这本Outlook高效事务管理图书的最佳作者人选。
自1992年来，我已经通过The Productivity Pro®主持过很多有关高效省时的主题演讲和研讨会。作为一名专注于Outlook的 MCAS（Microsoft Certified Application Specialist），自20世纪90年代以来，我一直为企业客户提供Outlook培训。总体来说，这是一款非常好的工具，可用于管理和整合电子邮件、任务、便笺、联系人、日志和日历。但是很多人却不知道如何更好地使用Outlook。我估计大多数人都只会用到其中15%～25%的功能。很多培训都只会讲到诸如“这就是你的收件箱，明白了吗？”等简单的使用。Seiwert和Woeltje在本书中给出了所有这些设置、筛选器、复选框和菜单选项的要点，为你的日常生活和工作带来了完全自定义的体验。
Outlook实际上就是您的工作，因为其中的信息都表示您需要做的事项。但是许多人为海量信息所困扰，无法用一种系统的方式来处理电子邮件。于是很多人让这些信息留在收件箱中慢慢过时，被不断涌入的新电子邮件所淹没。
一封简单的电子邮件实际上需要你：
1．考虑完成该任务的最终结果。谁需要参加其中？谁应该负责？需要哪些步骤？
2．在承诺的时间前回复电子邮件或发送确认。
3．将电子邮件转换成任务或约会。
4．离线完成必要的任务。
5．发送要求提供的信息。
6．针对未完成的工作或承诺的交付成果，设置后续的提醒。
7．存储有助于工作完成的支持信息。
如此多的信息都包含在一封小小的邮件中！本书用许多实际案例分析、屏幕快照、逐步说明及相关的例子，说明了如何快速完成这些流程，虽然离线工作还是会花费一些时间。您将探索出一个全新的系统，用于更快、更高效地组织您的日常工作和待办事项。
每天您将花费多长时间处理您的电子邮箱？本书将展示Outlook如何帮助您的工作更高效，超乎您的想象！如果您受电子邮件困扰而没有让它帮助管理日常工作，你一定会非常喜欢这本书。Seiwert和Woeltje撰写的这本书将会帮您摆脱一切困扰！
——Laura Stack
生产力管理专家，演讲家，培训师
The Productivity Pro®, Inc. 总裁
National Speakers Association会长
衷心感谢为本书出版而努力的所有人！我们知道，不可能在此列出一个完整的名单。这就是说，此处列出的人名都是为本书出版做出特别贡献的人。
首先是Christian Obermayr，他以前是Microsoft Office 的产品经理，8 年前，他启动了本书的德语版项目，提供了很多炫酷的提示和技巧，并且自始至终仔细地审阅和修正了每一个德语版本。
特别感谢Laura Stack，她是一名CSP，在美国是一名杰出的生产力管理专家， The Productivity Pro 的CEO，也是美国演讲家协会（National Speakers Association， NSA）的会长，感谢她为本书精彩作序。衷心感谢Dan Poynter，他是一名CSP，在Para Publishing工作，感谢他的支持和鼓励。
还要感谢Achim Berg 和Juergen Gallmann，他们以前是Microsoft 德国公司的CEO，他们为本书的各个德国版本作序。
衷心感谢Thomas Pohlmann，他以前是Microsoft Press 德国部门的编辑部主任，他让本书的德语第一版于7 年前付诸出版；Thomas Braun-Wiesholler，O'Reilly 媒体集团的编辑部主任，以及Claudia Petersen，Microsoft Press 的发行部经理，他管理着本书的8个德语版本，并促成本书翻译成英文版本；尤其要感谢Kenyon Brown，O'Reilly媒体集团Microsoft Press 部门的高级编辑，他为了让本书吸引读者做了很多烦琐的工作，并一直管理着此项目。这里特别提到Kathy Krause，Online Training Solutions,Inc.（OTSI）的编辑：她是本书的文字编辑，仔细审阅并修正了所有内容，并对语言进行了润色。我们的母语不是英语，如果您能够流畅地阅读本书，她功不可没。还要感谢Teresa Elsey 和Dan Fauxsmith，O'Reilly媒体集团的产品经理，他管理着本书的出版，让本书得以呈现在您的眼前。感谢各位，与你们在一起合作真的很开心！
感谢Nespresso咖啡机提供的香醇咖啡，让我们完成艰苦的写作过程和修改交流。感谢来自德国汉莎航空公司和德国铁路公司的所有人，他们使我们的旅途更轻松、更愉悦。感谢Apple 、Amazon、Lenovo、Microsoft和Research in Motion （RIM）的所有人，他们构建了最优秀的技术、软件和小部件，让我们的写作历程更加高效，并且始终与家人、朋友、客户及商业合作伙伴保持联系，而不管我们身在何处。
真诚感谢参与我们主题演讲、座谈会、在线研讨会的所有参与者，他们把我们教授的内容落在了实处。我们有幸为他们的工作提供支持，帮助他们达成目标、克服挑战，让他们的工作更出色。他们提出了很多问题，促使我们调整解决方法和讲授方法，以应对不断变化的商业和技术世界。他们在会后几个月甚至几年后带给我们的很多反馈以及与我们分享的个人成功经验，对我们是很大的支持。对于我们来说，能够听到、读到，有时甚至是亲身看到他们取得工作成果、摆脱难题再次惬意地生活、赢得更多时间陪伴家人及朋友，乃是我们最引以为傲的回报。
最后，感谢各位亲爱的读者，是你们让本书获得成功。希望您享受阅读本书的乐趣，并从本书提供的技巧、提示和方法中有所收益。现在您可以开始阅读本书内容了，静下心来阅读，将它应用到您的工作和日常生活中，一旦掌握了这些技术，您将获得丰硕的成果！
——Lothar Seiwert和Holger Woeltje，2011年9月
Lothar Seiwert博士，CSP，是欧洲现代时间和生命管理领域举足轻重的著名专家。2007 年，德国培训与发展协会（German Training and Development Federation）认可了他在生命管理领域取得的成就，授予他终身成就奖。同年，他获得了第二个重要奖项，德国名人堂授予他优秀演讲家和培训师称号。2008年和2010年，他继续获奖，因商业演讲的优秀表现，Association of German Event Organizers授予Seiwert教授康佳奖（Conga Award）。2010年，在弗罗里达奥兰多，他在专业演讲上得到了最高国际认可，被National Speakers Association （NSA） 授予Certified Speaking Professional（CSP） 证书。
成千上万的人从Lothar Seiwert 学到了如何更好地管理时间。电视出镜、新闻专访、400多万册图书销量以及国内领奖：跟其他专家不同的是，Lothar Seiwert贯彻了他的生活平衡和生命管理的观点。
作为一位名人主题演讲家，目前他在欧洲做巡回演讲。在欧洲、亚洲和美国，已经有超过400 000名观众聆听了他的激情演讲。他的书一再冲上畅销排行榜第一名。他的世界畅销书Simplify Your Life（与Tiki Kuestenmacher合著）曾经持续300周位居德国新闻杂志Spiegel的畅销排行榜首位。在两家集团公司的人力资源和培训部门工作过之后，他又担任过一家知名咨询公司的管理咨询师，他还花了12年多的时间在各个大学任教，其中包括圣加仑大学 。如今，他是一名成功的企业家，有一家自己的培训和咨询公司，即注册在海德尔堡的Seiwert Keynote-Speaker Ltd.，在过去20年中，公司专注于时间管理、压力管理和工作/生活平衡等领域。从2009年到2011年，他担任过German Speakers Association（GSA）主席，是Global Speakers Federation（GSF）的成员。有关更多信息，请访问www.Lothar-Seiwert.de。
Holger Woeltje是欧洲电子辅助生产力领域的领先专家。如果您想要清理混乱的电子邮件，使用Microsoft Outlook或BlackBerry来关注最重要的事情，挣更多的钱，拥有更多的空闲时间，生活得更有乐趣，那么Holger就是您寻求帮助的不二人选。
他将告诉您如何处理每天泛滥成灾的电子邮件，在需要时找到重要的信息，跟踪任务，以及让重要的事情及时完成，以获得最大的成效，并将更多的时间留给最重要的 事情。
Holger是在欧洲最大的IT公司的安全部门工作时开始他的职业生涯的。他于2002年开始自己的咨询和培训业务，并且写作了7本畅销书。他与一些世界500强企业有合作业务，如瑞士信贷、惠普、微软、汉莎航空和蒂森克虏伯，让他们的员工工作效率更高。
他的教学生动而有趣。他对旅游和使用技术来改善生活充满激情。他还是一名经过认证的萨尔萨舞教练。当他以幽默的方式，用故事的形式，加上实际的例子，讲授专业业务策略和技术技巧时，您会喜欢上他的个人风格。他采用最复杂的电子设备、工具和软件来展示经过时间验证的时间管理策略，并用通俗易懂的语言进行解释。所以可以让这些策略为您所用，完成更多的工作，切实提高工作效率！
要为您公司订购Holger的培训课程，或者索取免费的Outlook视频课程，请访问www.technoproductivity.com/outlookvideo。
太多的电子邮件信息、紧迫的完成时间、繁忙的会议安排让您忙得晕头转向？您的时间总不够用？有时候您是否感觉一天到头没有完成一件重要的事情，因为所有事情都是紧急的，小事就让您忙不过来，您好像始终就没有动手做一件真正的事情？
完全不必要变成那样！在当今现实世界中，事情复杂化、信息泛滥、太多的干扰司空见惯，Microsoft Outlook可帮助您关注重点，分清主次，存精去芜。但是，如果没有人以一种真正高效的方式教你使用Outlook，那只会乱上加乱：当您正忙于某事时屏幕会弹出提醒干扰您，桌面上的新邮件信息提示会不断地打扰您，任务列表有357条过期的红色条目——难怪Outlook让您的情绪很不好，因为它总会打扰你！是时候改变这种状态了！您将学习一种久经考验的时间管理系统——经过调整优化的Outlook。它将帮助您关注重点，将更多的时间放在重要事情上，而每天仅仅需要花费很少的时间来规划。
本书的作者是来自德国的两位有着丰富经验的时间管理专家。他们帮助全球的高管们的工作变得更成功，在这里他们也将展示如何系统地组织复杂的日常工作与生活。如何使用周密的任务计划和每周计划从被动变成主动，以及如何在意外发生时创建仍能工作的日计划。
本书给出了大量具体实例，展示Outlook如何帮助您有效地实现此类时间管理系统。Outlook自带许多实用的功能，可帮助您分别处理这些事情，让您从繁忙的工作中解脱出来。 但是需要睿智地使用这些功能，并设置好合理的优先级。现在就看您的了，只需在未来几周内，每天投入半小时阅读、理解和应用这些知识，您将受益匪浅，超乎您的想象！
读者对象
本书适用于想要提高其时间管理技能，想要以一种更轻松、更快速、更高效的方式使用Outlook来管理其电子邮件、任务和约会的所有Outlook用户。它不会向您长篇累赎地介绍所有Outlook功能，而仅讲述让您更快、更好、更简单地达成目标的功能。
有些基础知识将会略过不讲，如管理联系人条目、更改电子邮件签名。还将略过一些烦琐的内容，如开发人员功能区、针对自定义Outlook窗体的窗体设计器，以及配置Microsoft Exchange服务器，这些大都只有软件开发人员和IT管理员才会用得到，大多数Outlook用户根本不会涉及。还会讲述一些高级功能，比如自定义Outlook视图、筛选条目，甚至添加自定义字段，这些功能往往容易学习，在突出显示当天需要关注的特定项目和任务时很有用。
预备知识
要想更好地理解和使用本书，您应该具备Microsoft Outlook的基础知识。使用过几周Outlook就足够了。还应熟悉您的计算机操作系统（如Windows XP、Windows Vista或Windows 7），知道如何单击一个菜单、通过单击“确定”或“取消”按钮关闭对话框，以及哪些按钮是可以单击的。如果您完全是一位新手，以前从来没使用过计算机、Windows或Outlook，我们建议您另选一本入门书籍，从头开始学习。
但是如果您已经使用过几周的Outlook，知道如何在日历中进入约会，知道如何撰写、发送和回复电子邮件消息，那么本书非常适合您。由于许多Outlook用户以前从未使用过任务功能，或者由于他们没有任何使用此功能的工作系统，因此我们会从头开始讲述Outlook任务功能。
此外，如果您是一位经验非常丰富的Outlook用户或开发人员，使用过很多年Outlook，熟悉每一个按钮和命令，通过学习本书也会受益匪浅，因为本书将会系统地阐述以更高效的方式组织您的工作。您还将发现一些使用Outlook功能完成工作的新方式。
重申一下，本书不是一本解释所有Outlook可用功能的技术性手册，而是一本适合于具备Outlook基础知识的所有读者的时间管理指南。它将展示最佳的、久经考验的时间管理方法和战略，帮助您更好地组织工作和个人生活，关注您的目标和最重要的任务，找出对您来说最重要的事情，让Outlook在您的周计划和日计划中发挥更重要的作用。
本书有一半篇幅是关于时间管理的，另一半篇幅讲述如何使用Microsoft Office Outlook 2003、Outlook 2007或Outlook 2010来实现时间管理。因此本书不是一本Outlook手册，但您仍将学到一些非常便捷的技巧和提示，如关掉容易让人分心的电子邮件提示，在日历中标记约会颜色，对视图进行筛选，以便在所有今日到期任务、未来三个月到期的某个项目的所有任务、所有按位置分组的约会之间快速切换。
本书组织结构
在第1章中，您将学会如何阻止被新电子邮件消息所干扰，如何改进电子邮件撰写样式，如何保证收件箱干净，以更高效地处理消息，如何对电子邮件进行归档，及时处理完成最要的电子邮件，以及跟踪未能及时完成的任务，而不必在未来几周或数月一直关注它。
在第2章中，您将学会如何设定优先级，判断哪些是最重要的事情，以一种更高效的方式使用Outlook任务列表来跟踪需要完成的事情。您还将学会如何设置筛选器，以突出显示您所关注的特定事项，如当日需要完成的所有14项任务，而不是未来数月需要完成的921项任务。
在第3章中，您将学会一种系统，可帮助您更好地平衡工作生活的方方面面，定期留出时间来陪伴家人、休闲、运动、思考战略决策、评估最有价值的项目，甚至处理可能碰到的很多突发事件。您还将学会如何使用Outlook分类，按主题对任务视图进行分组，以及在Outlook中使用每周计划来挤出更多时间，用于后续判断出的最重要事项（要实现这一点，需要先阅读第2章）。
第4章将帮助您用Outlook规划每一天，并根据第2章和第3章划分的优先级实现每周计划。您还将学会如何按城市而不是按日期显示所有约会（如找出您下次在迈阿密或洛杉矶的时间），学会如何自动以不同颜色突出显示满足特定条件的任务，以及如何准备日计划，以便即使发生意外它们仍在工作。
第5章重点关注如何改进您的会议方式：如何更有效地组织会议，如何准备更好的会议，用Outlook确定合适的时间，在您的日历上标记出来，让他人更容易合理安排时间，以及如何让Microsoft SharePoint帮助您避免使用重复或过时的会议文档，快速找出正确的文档。
第6章介绍Microsoft OneNote，这是一款用于补充Outlook的优秀软件，可用于记录笔记、会议纪要、目标、小项目和重要想法。您将学会如何使用OneNote来跟踪您的笔记，设定目标，将实现目标的步骤链接至Outlook任务，将电子邮件消息或会议议程从Outlook归档至OneNote，以便在这里获得额外的、更详细的记录。
第7章讲述如何成功实现您在其他章节学到的所有内容，以及如何采取行动计划，让您每天花费几分钟时间或者每周数天花费半小时，在短时间内取得一定的成果，在2到5个月后效率大大改进。
建议按章循序渐进地学习本书。在整体阅读完成并理解本书所述系统的工作原理后，再根据自己的需要回顾特定功能或概念。您也可以从第2章、第5章或第6章开始阅读，而不一定要从第1章开始阅读。您也可以不断改变阅读顺序，在需要时返回阅读。但是，第2章、第3章和第4章最好一起阅读，第7章仅在阅读完所有其他章节后再阅读。不过，我们仍推荐您从第1章开始阅读，逐章循序渐进地学习，最终阅读完第7章后结束。
附加的在线视频课程
本书提供了一个在线视频课程作为补充。
■ 本书所学内容的完整概述。
■ 额外的提示和技巧。
■ 用全彩Outlook截屏的视频介绍如何实现本书所述的系统。
这些视频课程对于本书读者都是免费的。讲述如何更好地组织任务列表、日历和收件箱，以及如何在Outlook中使用本书所述的系统，还包括一些额外的提示和技巧。
要获得这些补充性视频课程，请访问
www.technoproductivity.com/outlook-2007
（视频适用于Outlook 2007，大多数功能也适用于Outlook 2003）。
或
www.technoproductivity.com/outlook-2010（视频适用于Outlook 2010）
支持与反馈
以下部分提供了有关勘误、图书支持、反馈和联系方式的信息。
勘误与图书支持
我们已努力确保本书及随附内容的准确性。自本书出版以来，报告的所有错误已经列在oreilly.com的 Microsoft Press站点上。
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如果您发现的错误尚未列出，请通过以上网页向我们报告。
如果您需要额外的支持，请给Microsoft Press图书支持部门发送电子邮件：
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请注意，该地址不提供Microsoft软件的产品支持。
读者互动
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本章学习要点
■ 禁用新电子邮件通知。
■ 从电子邮件消息中创建约会或任务。
■ 根据电子邮件发件人创建新的联系人条目。
■ 从较长电子邮件消息的某个部分中创建任务或约会。
■ 将多个电子邮件消息插入现有任务或约会。
■ 建立新文件夹。
■ 创建自己的搜索文件夹。
“您已经快倒下了……”
这些天来，办公室工作人员每天花费2小时处理电子邮件。尽管这种通信工具带来了巨大的优势，但很多人认为它与此同时也带来了很多问题：垃圾邮件的困扰、使用中的困惑、由此造成的压力，等等。您会花费很多时间在Microsoft Outlook中处理电子邮件，这就是我们在第1章中讨论解决电子邮件问题的战略和方法的原因。您将学会如何让Outlook为您所用，并学会一些帮助您有效处理电子邮件的提示和技巧。
Robin在处理电子邮件时遇到的困扰
确切地说，1小时前，Robin Wood想要完成提交给经理的每月报告 ，但是很不巧的是，小小的桌面提示窗口反复弹出新电子邮件通知。每次他都会想到，“这可能更重要！”但实际上并不重要，也许不是当天的事。“哎，既然邮件已经打开了，就快速回复了吧。”想到就做到。15分钟后，他发现自己的报告才刚刚开始。“等一会儿……我处理到哪里了？”他又花了些时间重新熟悉这些数字……
一会儿之后，再次弹出新消息。“不要再这样了！”Robin开始抱怨了。昨天，有关智能手机（可以私人使用）的特惠活动通过电子邮件发送给每个员工。自那以后，他已经收到了18封邮件，都是别人发送的订单信息、询问，这些邮件不仅发给活动的发起者，而且由于无意中单击了“全部答复”而抄送给原始邮件的所有其他收件人，因此，这就在很多人的收件箱中增加了不应收到的垃圾邮件。“也好，至少明白了谁订购了手机，他们问了哪些问题，虽然我已经在三周前有了这款手机，不准备购买它……”于是他阅读了所有邮件，然后才删除它们。
正因为如此，他在午饭前没有完成这一报告。在准备去吃饭前，他快速浏览了最近的邮件。团队主管委婉地提醒他，她已于两周前要求他修改关于展会准备工作的文档并尽快发回给她。时间就这样耗掉了。“哎，该死的邮件！”他已经彻底地忘了这事。他向下滚动了大概310封邮件，终于找到了这封邮件：两周前要求他检查并修改，当时他无法马上完成，但是，毕竟后面有10天时间来完成它。而今，不幸的是，他已经彻底地将它淹没并遗忘在拥挤的收件箱中。午饭后他将立即处理这件事情，而再也顾不上其他紧急问题……
以下原因导致了最普遍，也是最糟糕的电子邮件问题。
■ 不停地打断：收到新电子邮件后立即响应。也许是出于好奇，也许是因为它代表了一种容易让人注意力分散的干扰，比如无休止的数字游戏。或者也许您只是喜欢立即回复他人。
■ 给他人发送垃圾邮件：您经常收到与您工作不太相关、根本无需做任何事情、不需要您答复或响应的电子邮件吗？您经常将额外的第三者放在收件人一栏，而仅仅是可能与他们相关吗？有时，这会造成名符其实的“马拉松式”的电子邮件答复。
■ 简洁得不易理解：有些问题对于发件人来说可能很清楚，但对于收件人来说可能不会那么明白，在邮件主体中也不会变得清楚。例如，“如果我们仍能整合Feature XY，那真是太好了，但是，也许那样太复杂了。”它是一个主意、一个有关某件事情是否可能的问题、一条对某个人是否胜任某项工作的间接评论、一项应该抛弃的建议，还是一种针对整合某项特性的辩解？
■ 情感因素：与其他交流形式相比，电子邮件似乎能够给你足够的时间考虑以避免误会。有时难以完全理解对方的含义，您无法看到对方的面部表情或手势，而您有足够长的时间考虑，不需要立即发问或针对模棱两可的问题予以答复。您曾经花两个小时写一封气愤的电子邮件回复对方，从而导致争论的升级？抑或是花一小时写了一封愤怒的电子邮件想要回复对方，但最终却没有发送？
■ 未经事先考虑的答复：有时我们会切换到响应模式，因为在这种模式下能够快速回复。但是有时我们却终止了探讨问题或触发了完全不相关的讨论。或者引发了多重质疑或不必要的重复劳动，因为我们匆匆回复时忽略了某些信息。
■ 紊乱的顺序导致数据埋没：您曾经忘记回复某封重要的邮件么？或者在关键时刻发现无法找到重要信息？有些人在其收件箱中有超过500封甚至数千封邮件。虽然搜索功能或好记性（Lisa Miller是否在几周前发送过有关项目XY的请求？）能够在90%的情况下为您提供帮助，但是仍有剩余10%的邮件可能未经处理就埋没在海量信息中。
以下步骤将有助于您管理日常泛滥的电子邮件。
■ 别让自己受干扰。清醒地回复邮件，首先思考如何答复，而不是立即回复每封邮件。
■ 仅将邮件发送给真正需要它的收件人。
■ 以面对收件人的方式撰写邮件。确保您的沟通是明确无疑义的。
■ 创建可帮助处理接收电子邮件的系统。跟踪后续活动，以便必要时可用。知道从哪里快速可靠地找到保存的信息。花几周时间来熟悉使用系统，这样您就不会忘记任何事情了。
■ 使用系统来保持收件箱整洁。保持收件箱中不超过 30 封电子邮件，确保一切都在掌握之中。
本章您将学会一些用于完成这些操作的久经考验的技巧和方法，让Outlook真正为您带来帮助。
现在，已经找到了阻碍我们高效工作的问题，接下来就来寻找导致这些问题的原因。这些问题中哪些是因为我们自己的原因？是我们导致这些问题并使之更糟糕吗？如果我们无法阻止或消除这些问题，就应接受它们并更改处理这些问题的方法。
先谈谈干扰：您真的需要不断地检查电子邮件并停止其他任务而立即回复吗？或者说这只是一个让人疲惫的坏习惯？抑或可能是对手头任务的潜意识逃避？如果您在接下来的两小时不看收件箱，难道会发生什么糟糕的事情？通常情况下，答案都是“否”。相反，您可能正好能够彻底完成这个每月报告，而不再承受那种令人反胃之苦。
但是如果您的经理需要立即回复，她希望两小时后看到每月报告怎么办呢？没关系，如果您无法在3分钟内回复邮件（试想想又有谁能连续不断地查看邮件？），您的经理应该能够认识到这个问题，她要么等待，要么就必须通过给你打电话来获得答复。
“教育”固执的发件人
在紧急情况下，电话无疑是最佳选择：即时对话让双方都可以直接答复，而不像电子邮件一样双方都会有等待时间。通过网上聊天或电子邮件快速回复客户疑问是技术支持团队或客户服务团队工作的一部分，如果不从事此类工作，则期待别人立即回复电子邮件显然不太现实。因此，如果有人固执地抱怨，可以礼貌地提醒他，让他下次碰到紧急事情时务必给您打电话。您也可以委婉地提及电话沟通便于知道您是否当时有空。
注意
您的公司可能有自己的特殊政策，限定多长时间内必须回复电子邮件，或者您可以设定自己的时间范围，让电子邮件联系人知道它，比如最多48小时内回复。但是应确保遵守该时间范围。特别注意以下两点。
■ 如果您要离开几天或在承诺的时间范围内无法回复邮件，应打开外出（out-of-office）通知。
■ 考虑所有意外情况。最好授权其他人（如同事或助理）访问您的收件箱，以防止您发生不测。如果您预期会收到一封机密邮件，应确保让某人知道此事。
禁用新电子邮件通知
关闭最新收到电子邮件的通知。这只会干扰您的工作，最糟糕的情况下，它可能会一再让您被迫中断并延迟重要但艰巨的任务。即便您只需在其间花费2至4分钟的时间来回复邮件，但它会显著减缓您完成任务的速度，尤其是那种需要全身心投入一段时间的工作。对于每次几秒钟时间的打断，您需要数分钟甚至更多时间来再次恢复精力回到原来的工作上。
如果您正在等待一封紧急且重要的邮件，它具有最高优先级，因为您需要它来继续后面的工作，那么，在时效性要求高的邮件发出后，您可能会通过其他方式要求发件人继续跟进，如通过电话或短信。相比而言，这是一种最佳方法。在接下来的5个小时内，您不会被时事通讯或垃圾邮件所打断，或者每两分钟需要检查一下是否收到邮件，因为您经常会在收件箱中发现干扰您的其他主题。您也可以与发件人商定何时会收到邮件。这种方法让您无须在此之前检查收件箱。
如何禁用新电子邮件通知小窗口或声音
1．对于Microsoft Outlook 2010：单击“文件”选项卡中的“选项”，显示“Outlook选项”对话框，如图1-1所示。
对于Microsoft Office Outlook 2007/Microsoft Office Outlook 2003：在“工具”菜单中，选择“选项”。
2．对于Outlook 2010：在“Outlook选项”对话框中，单击“邮件”。
对于Outlook 2007/Outlook 2003：在“设置”选项卡中，单击“电子邮件选项”。
3．对于Outlook 2010：取消选中“邮件到达”窗格中的所有复选框。
对于Outlook 2007/Outlook 2003：在“电子邮件选项”对话框中，单击“高级电子邮件选项”。取消选中“新邮件到达我的收件箱时”窗格中的所有复选框（或者至少取消选中“显示新邮件桌面通知”和“播放声音”复选框）。
4．单击“确定”按钮，关闭所有对话框。
如何禁用自动下载新邮件
如果您想处理完成所有现有邮件，而不接收新邮件，则只要不明确调用“发送/接收所有文件夹” 或“发送/接收”，就可避免整体接收新邮件。
■ 在Outlook 2010中，单击“发送/接收”选项卡上的“发送和接收”组中的“发送/接收组”，然后选择“禁用定期发送/接收”。
在Outlook 2007/Outlook 2003中，执行以下操作。
1．在“工具”菜单中，单击“选项”。
2．在“邮件设置”或“电子邮件设置”选项卡上，单击“发送/ 接收”按钮，打开“发送/接收组”对话框，在“组‘所有账户’的设置”下的“当Outlook脱机时”下，取消选中“安排自动发送/接收的时间间隔为”复选框。如果已经设置了几个组，则需要针对每个组执行步骤。
3．单击“取消”或“确定”按钮，关闭所有对话框。
按时间段处理电子邮件
考虑到您确实需要经常检查收件箱中的新邮件。很多人凭直觉频繁地检查它。每天两次，每次1小时；每天3次，每次40分钟；或者每天4次，每次30分钟？（有关组织用于处理的任务时间段的好处，可以在第4章“如何制作实际的日计划”中找到更多信息）。
什么是时间段？
在时间管理环境中，时间段（block）是您设置的一段时间，可用于将很多小任务捆绑在一起一次性处理。例如，可以计划在下午1点至2点间处理所有电子邮件和回电。这样做的话，在处理较多任务时就不会被不时打断，避免不停地抽出间隙时间来处理邮件和打电话。更重要的是，您将能够关注大型重要任务，而不是总在思考“哎，我又因为接了9个电话耽误了。”——您将有整整1小时（下午1点至2点）来处理这个事情。
时间段的创建对于处理电子邮件尤其有用。不重要的邮件可以快速答复或立即删除。“在这封邮件后还有10多封未处理。哎，我还有其他重要事情，但这封不是很重要。于是我就在短时间内快速处理完成它”。（在本章后面的“保持收件箱整洁”一节中将会学习如何使用DANF系统来处理电子邮件）。
有时，在开始下一次处理邮件前，让发件人等待一段正常响应时间，会导致更少地接收邮件，因为您的同事可能会发现自己去处理某事可能会更快一些，而不一定要发邮件给您。
接下来的一条小技巧最初可能会花一点时间，但在后面您会发现投入这点时间非常值得。在答复一封电子邮件之前，先停上3秒钟，让自己思考一下。评估您的情绪状态，以确定当前是否能够平静地答复它。如果您处于愤怒、生气、害怕、非常紧张或有点混乱等状态，可能的话，在答复之前先等一会儿。询问自己：“为什么这封信会发给我，谁发的，如果我现在简短回复一下会发生什么呢，电子邮件是最佳回复方式么？”
大多数情况下，您会像平常一样答复，仅需多一点谨慎。不过，有时您会发现，这些问题会导致重大的改进。有时甚至是马拉松式的邮件，它会牵系到数小时的时间浪费和越来越多的邮件，这实际上可以通过2分钟的电话解决。如果您想呼叫电子邮件的发件人（或者是某个收件人），但他未添加带有电话号码的签名，这时您无需切换到联系人以检索必要的信息。只需在预览窗口（或打开的邮件）中右键单击“发件人”、“收件人”、“抄送”、“密送”字段中的联系人地址。如果“联系人”文件夹包含此人的电话号码，则将会在快捷菜单中显示，如图1-2所示。（根据Outlook版本及系统设置的不同，可能需要首先单击“联系人卡片”或“查找Outlook联系人”。）
通过鼠标单击查看当前发件人信息：Outlook 2010 Social Connector
Outlook 2010 在所谓的Social Connector（见图1-3）中，会直接显示活动邮件中发件人和收件人的当前信息，因此无需进行搜索。在Outlook 2003和Outlook 2007中，默认情况下此联系人区域不可用，但Microsoft提供了Outlook Social Connector程序的免费下载，用于升级早期版本的Outlook。
如果在阅读窗格中或（通过双击电子邮件）在其自身窗口中查看电子邮件消息， Outlook会在阅读窗格的左下角显示发件人的缩略图，如果在联系人数据中没有图片，则会显示一个空的轮廓图，发件人姓名紧挨着它（见图1-2）。
在右侧，会显示所有其他邮件收件人的图片/轮廓图，其右侧可以看到一个小的向上箭头。如果指向这些图片而没有单击它，Outlook会显示联系人的姓名，如果这人已经存在于您的联系人中，则还会显示他的头衔和公司名称。可以单击箭头或图片，以放大查看Social Connector。
单击联系人的图片或姓名之后，可以选择该联系人的所有可用数据。例如， Outlook 可以找到该联系人即将到来的会议、该联系人发送给您的电子邮件消息，或者仅找到该联系人的电子邮件附件。可以直接单击各个条目以打开它。
还可以从此联系人的社交网络查看RSS源和状态更新，并将此联系人添加到您的个人社交网络，方法是使用联系人图片下方的“添加”命令。例如，可以通过其在LinkedIn的电子邮件地址找到新客户，将他添加到您的LinkedIn联系人，并从这里将他的公司、邮寄地址和电话号码导入Outlook中。如果您的业务合作伙伴正在社交网络上使用状态条目，则还可以看到谁已经变成了新的父级，或者谁正在不同时区的地方度假或出差，因而只能在晚上才能联系上。当然，这只有在相关各方都公开了这些个人信息并且持续更新其个人社交网页时才可用。确保将信息访问限制为您感兴趣的内容。您想要知道该联系人的什么？否则由于您接收到所有Facebook和Twitter更新，内容太多，根本就没法做任何工作，您无法离开计算机，时间就这么全部耗掉了……
避免收到与OutLook和SharePoint团队职能无关的消息
不能通过电子邮件处理所有交流，电子邮件适用于在预定时间在集中地点保存确定的报告（如项目状态报告、会议日程和会议记录）。您可以使用公司内部网上的Microsoft SharePoint 站点完成这项工作。
在第5章“如何安排方便、有效、有趣的会议”中，可以找到更多有关Outlook和SharePoint团队职能的信息。
当某个同事向您发送电子邮件询问某个联系人的电话号码时，最简单、最快捷的方式看起来应该是立即通过所请求的电话号码回复他。不过，这不一定是最佳解决方案。
如果您发现自己频繁地遇到这种情况，应该扪心自问。也许是因为没有集中的地址管理。如果使用您的联系人信息在SharePoint站点上为团队创建并维护着一个公共联系人文件夹或地址列表，将会大大节省时间，不会被经常打扰，因为向您发送电子邮件的人只需自己看一下答复即可快速找到。
清空收件箱（或至少保持收件箱整洁）的第一步是按时间段划分电子邮件，这会让您工作更有效率。第二步是随后严谨地使用一个系统来处理该时间段内的邮件。在每个时间段或工作日结束时，处理完收件箱后，剩余邮件的最少数量将会是不同的。根据您所从事业务类型、工作方式、职位和公司文化的不同，剩余20封邮件可能是一个比较好的结果。在某些工作环境中，有些用户可能会减少至5封甚至没有剩余邮件。只要在收件箱中不超过20到30封邮件，就可以快速找到所需邮件并有个大概了解。当然，最重要的还是，它让您感觉很爽，远远强过承受着2584封海量邮件的压力，那样确实让您有愧于心，因为很难从中找到自己需要的东西。
也许您记得以前经常说及如何削减办公室用纸：一次只取一张纸。这对于电子邮件也是一项好的指导方针。许多邮件在您第一次阅读时就可以处理它们；而有些可能需要2到3步。因此，当您开始处理电子邮件时，逐个阅读所有邮件，并根据以下方面及问题评估它们（删除（Delete）、现在执行（Act Now）、归档（File）——简称为DANF系统）。
■ 删除：删除收到的邮件可以节省大量时间。尽可能多、尽可能快地删除。您应该问自己的第一个问题是：我可以毫不犹豫地删除此邮件么？通常情况下，只需看一下发件人和主题行就足以做出这个决定。
■ 现在执行：当您开始电子邮件时间段的工作时，应立即处理重要且紧急的邮件。对于只需3至4分钟即可处理完成的小事情，也要立即处理。如果将这些邮件留至后续处理，可能会不断地堆积起来，在两天后可能会花费一个多小时才能处理好。计划将来的时间期限，创建一项任务来关注这些小事情，或者在“待完成事项”列表中多次查看它们，这些方式都比您立即处理完成它更耗时间和精力。毕竟，您无需中断去完成另一项不同的任务，因为您当前的任务就是处理电子邮件。因此，赶快解决它们，这样做离您清空收件箱又近了一步。
■ 归档：若看起来处理邮件的时间会超过5分钟，且它不需要额外的中途留意，则将它归档至合适的文件夹结构，留待后续处理。但应确保以一种您熟悉的方式保存它，下次只需单击它，即可在需要时再次找到它（在本章后面的“创建和使用自己的文件夹结构”一节中，您将了解有关文件夹结构的更多信息）。
重要
要想有效地应对电子邮件泛滥势头，删除键是您最好的朋友和最重要的助手。也可以通过您的黑莓手机帮助您。
也可以使用Eisenhower 图的4个优先级别来划分不能立即处理的邮件（参见第2章“如何更有效地使用任务和优先级”。检查是否建立了3个合适的文件夹（删除第4象限或D级别的邮件）。可以在全部处理完所有新收到的邮件后，在预定时间或在电子邮件时间段内处理这些文件夹。如果无法立即处理它们，通过在日历上安排自己的约会，将非常重要和紧急的Priority-1/A/象限1的邮件纳入计划之中。
如果不确定能否立即删除某封邮件，可考虑以下事项。
■ 询问自己是否需要回复、后续操作，或简单答复（是否真有必要）。
■ 如果不：询问自己是否后续需要查找此邮件中的信息，是否需要再次使用搜索条件查找此邮件。
■ 如果不：删除此邮件。
小心
确保遵循公司有关归档和存储电子邮件的政策。公司也许不允许永久删除某些（极端的情况下是全部）本书建议您删除的邮件。在这种情况下，可创建一个类似于“杂项”、“无用文件”等的文件夹，可以将我们建议删除的邮件放至其中。
要保持收件箱有条不紊，应遵循以下3条指导方针。
■ 必要的后续操作很明确，或邮件包含有关特定约会或时间期限的信息：将邮件转换为任务或约会。
■ 邮件需要在未来特定时间或未来特定步骤予以答复：将邮件保存在文件夹结构中，并将它标记为未来处理（参见本章后面的“标记仍需处理的邮件”）。
■ 不需要答复或其他后续操作，但想要保存邮件以备后续查看：在文件夹结构中归档邮件。
将电子邮件转换成任务或约会
有时，一封电子邮件不止是一项（或几项）需要执行的任务。其他还有约会（也包括航班或酒店确认），或有关约会的额外信息（如日程或行车路线）。
如果您自己正在发送此类邮件，使用会议请求（设置或更新约会，参见第5章）或使用Outlook 功能来分配他人任务可能会更实用一些。如果采用这种方式，收件人只需单击一个按钮，即可在其任务列表或日历中保存邮件信息。
小心
使用此功能来分配他人任务时务必小心。创建并委派一项Outlook任务对于其他部门或公司的客户、同事和经理来说，可能会让人产生独裁、夸张的感觉。如果您不确定任务委派（如发送必要的数据）的接收情况，最好是撰写正规的电子邮件。
如果您收到这样一封类似于普通电子邮件的邮件，应该将其转换成任务或约会，以便在需要时可以快速地再次找到它。
如何从电子邮件创建约会或任务
1．右键单击收件箱中的邮件，保持按住鼠标按钮。
2．将邮件拖动到导航窗格底部的“任务”或“日历”组按钮，释放鼠标。
3．在弹出的快捷菜单中单击想要的操作。例如，选择“作为带附件的任务移至此处”，如图1-4所示。这将自动从收件箱中删除该电子邮件。
建议“作为带附件的任务复制或移动至此处”（而不是“作为带文本的任务复制到此”）。“作为带文本的任务复制到此”会将整个电子邮件的内容（包括头部，如发件人）作为文本插入任务的说明窗格中。作为带附件的任务插入电子邮件消息有很大的不足，您无法直接阅读文本，而必须双击插入的信封图标才能打开阅读。不过，这种方法能够同时附加好几封邮件，以一种紧凑的方式表示出来。可以保存原始邮件及其所有图片和附件（如果作为文本复制，则图片和附件会全部删除掉）。双击附件后，还可以采用完全相同的方式使用“答复”、“转发”和“全部回复”功能，就好像在收件箱中打开邮件一样，或者说，就好像已经将邮件放进跟进文件中，为它指定日期、优先级，甚至提醒。它后续会在任务中显示出来。下一章将会详细讨论这 一点。
4．Outlook 会打开新的任务窗体并自动使用该电子邮件的主题。添加截止日期，必要时定义一条提醒，即可完成该任务项。
5．单击适当的按钮，保存并关闭新任务。
如何为电子邮件发件人快速创建新联系人条目
1．保持鼠标左键按住，简单地将整个电子邮件拖动到导航窗格底部的“联系人”组按钮上（在这种情况下会复制文本）。
Outlook会创建一个新联系人。它自动使用邮件发件人的地址和姓名，并在便笺框中显示原始邮件的全部文本。
2．选择除签名之外的所有文本。
3．按删除键删除文本，以便仅保留签名。
4．选择公司名称（若只有一个单词，双击它即可选中，若为一整行，则3次单击可以选中整行，也可以仅单击第一个单词的前面，拖过整个公司名称，直至到达名称结尾）。
5．单击选定的文本，将公司名称拖动到“单位”文本框。
6．对于所有相关数据，如电话号码，重复第4步和第5步。
7．转移数据并删除不必要的信息后，单击相应的按钮，保存并关闭新联系人。
在Outlook联系人中为每个联系人创建一个条目对于您来说意义十分重大。实际操作此流程几次后，仅需几秒钟即可根据电子邮件中的签名创建一个新联系人。创建联系人的好处有以下几点。
■ 若电话号码或电子邮件地址已更新，可以始终在联系人中找到当前数据（在较老的邮件中可能找到的是错误的电话号码）。
■ 若发件人不再继续发送他在第一封邮件中已发送过的地址数据，您不必再搜索海量邮件。
■ 若您旅行期间需要，还可以打印出这些地址列表，或将其转移至 iPhone 或BlackBerry。
■ 通过将这些联系人数据放至公共或共享文件夹，也可以将其提供给您的 同事。
如何从较长邮件的某些部分创建任务和约会
如果电子邮件包含多个段落，每个段落表示单个任务或约会，可以执行以下操作。
1．逐一选择各个部分。
2．释放鼠标按钮，指向选定文本，再次单击它。
3．将选定部分拖动到导航窗格上相应的组按钮（如“任务”或“日历”），然后释放鼠标按钮。
Outlook会打开新的约会/任务窗体并将选定文本输入新条目的备注字段。
4．如有必要，添加有意义的主题行和更多信息。
5．单击相应的按钮，保存并关闭新的任务或约会。
如何将多封电子邮件插入现有任务或约会
可以将单封或多封邮件（以及约会、任务、联系人和备注）追加到已有的约会、任务和联系人中。例如，您可能想要追加一封包含电话会议访问数据的邮件，以及两封包含将要讨论的新文档的邮件。
1．双击日历中的约会，打开约会条目。
2．对于Outlook 2010/Outlook 2007：在约会中，选择“插入”选项卡，然后在“添加”组中选择“Outlook项目”，如图1-5所示。
对于Outlook 2003：在“插入”菜单中，选择“项目”命令。
3．在“插入项目”对话框中的“查找范围”框中选择相应的文件夹，然后在“项目”框中选择想要插入的邮件。
4．单击“确定”按钮，插入邮件。
5．保存并关闭更改后的约会。
如何使用标志将电子邮件标记为Outlook 2010/Outlook 2007中的任务
1．在带有旗帜标志（“标记状态”）的列中右键单击。
2．使用快捷菜单分配截止日期（今天、明天等）。
这会将电子邮件自动转换为待办事项中的任务（参见第2章），然后进行任务列表（参见第3章“如何有效利用周规划器赢得更多时间”和第4章）。通过使用快捷菜单，还可以将邮件标记为受关注、清除标志，或添加提醒 （在Outlook 2010/Outlook 2007中，将邮件从收件箱中移至另一个不同文件夹时，会显示一个闹钟）。
在快捷菜单中还有一个“设置快速单击”命令，可以指定在单击该列时标志的功能（如设置截止日期为“明天”或“今天”）。完成之后，在标志列只需单击一下，即可将邮件标记为任务并设定截止日期为明天。再一次单击，将邮件标记为已完成，相应的任务也就完成。标记功能甚至可以在黑莓手机上使用：如果使用的是BlackBerry OS 5（2009年随BlackBerry Bold 9700引入）或更高版本，也可以在黑莓手机上标记邮件。其上设置的标志同样可以在Outlook中出现，反之亦然。
相比将电子邮件拖动到“任务”组图标而言，这种方法有以下好处。
■ 切换至任务视图时，Outlook 直接在“待办事项”列表中显示原始邮件。如果在任何电子邮件文件夹中将电子邮件标记为已完成，也就将任务标记为已完成；同样，如果在任务视图的“待办事项”列表中将邮件确认为已完成，也就在收件箱（及任何电子邮件文件夹中）将电子邮件标记为已完成。如果在“待办事项”列表或电子邮件列表中删除电子邮件，电子邮件也将从其他位置删除。
■ 无需任何额外的步骤，即可通过图标字段排序或筛选任务列表（参见第2章），以便始终在底部、以某种特定视图显示电子邮件，甚至只显示邮件而不显示常规任务。
采用拖放方式将电子邮件转换成任务，这种方法在以前版本的Outlook就已经存在了，但它仍有3个重要好处。
■ 如果想从收件箱中删除邮件以保持电子邮件的整洁性，却又需要在后续答复它，则通过拖放方法将其转换为附件是一种很好的选择。若使用标记方法，删除任务的同时电子邮件也会删除掉。若将电子邮件复制或移动到任务，则可以决定是否保留电子邮件，后续也可以单独删除包含电子邮件副本的任务。
■ 可以在同一位置（即任务文件夹）保存后续需要关注的所有项。采用这种方式几个月后，您会看到有关某个项目的电子邮件并继续其工作，或者更新演示文稿幻灯片，继续与某人通过电话联系，或者订购新的打印机墨盒，所有这一切都在您的任务文件夹中。然而，如果采用标志方式标记电子邮件，它会变成不同的数据源，不会显示在某些Outlook视图中。根据用户所显示的窗格不同，这在Outlook 2007/Outlook 2010中可能会导致混淆。（这里省去了一些技术细节，因为这与版本有关且很难解释清楚。简而言之：如果您对电子邮件很看重，需要后续跟踪，则拖放方法更好一些，尤其是可能需要调整主题行时，或者需要在备注字段添加更多信息时。）
■ 使用拖放方法后，必要时可以添加更多注释，在任务的备注字段添加其他电子邮件和数据附件，而不会改变原始邮件。
总之，取决于您自己，不管是喜欢使用久经考验的拖放方法处理电子邮件（哪怕是最新版本的Outlook），还是喜欢通过标记邮件来转换它们。这取决于您的工作方式以及来自电子邮件的任务复杂性。（您是否更改过标记为任务的邮件的主题行？您是否撰写过含义不清的主题行？您是否将大量邮件标记为任务，而又想要在不同视图分别显示它们？您是否使用过BlackBerry OS 5或更高版本的黑莓手机，它也可以显示标记并与Outlook同步？）
花费约两小时为电子邮件设计和创建一个有含义的文件夹结构，并将保存的电子邮件归档到合适的文件夹。经验显示，最好不要使用超过7个文件夹（除了收件箱、草稿等Outlook默认文件夹之外）。对于每个主文件夹，还可以创建子文件夹。每一级也同样尽量别超过7个子文件夹，以便后续能快速找到位置。
最佳设置取决于您的工作领域和个人思维方式，每个人的思维方式各不相同。例如，如果您管理5个大型项目，可能会为每个项目创建一个主文件夹，然后按主题对邮件进行排序。有些用户可能更喜欢按时间排序，因此文件夹也类似于“已完成”、“今晚答复”、“本周处理”、“本月处理”、“等待答复”、“周末跟进”等。您也可以采用组合方式。对于某些团队，可能会要求所有团队成员采用相同的文件夹结构。对于各种情形没有一成不变的规则。适合自己的就是最好的。
尽量找到适合自己的文件夹结构。例如，与负责类似工作的同事协商一下，两个人的智慧往往能够擦出火花。也可以询问在文件夹结构方面有经验的其他人，他如果成功地让收件箱保持整洁，则可以让其与您分享经验与技巧。
下面列出了可帮助您划分文件夹结构的一些示例准则。
■ 人员/联系人（同事、客户、供应商）
■ 主题/专业领域
■ 项目/产品
■ 优先级（参见第2章)
■ 位置（国家/地区、城市、公司位置、工厂）
■ 产品编号、参考编号、客户编号
■ 截止日期（今晚完成、周末完成、本月完成）
最初使用这个新文件夹结构可能会有一段熟悉时间。不过，最多3到5周，如果发现这个结构仍然混淆不清，仍然很难分配和查找邮件，则应该修订这个文件夹结构，根据您的使用经验进行修改。
如何建立新文件夹
1．在文件夹列表中，右键单击想要建立文件夹的父文件夹（如收件箱的名称或“个人文件夹”），然后在快捷菜单中选择“新建文件夹”。作为一种可选方式，也可以按Ctrl+Shift+E组合键，然后选择要放置新文件夹的位置。
2．在“新建文件夹”对话框中的“名称”框中输入合适的文件夹名称。
3．如有必要，将“文件夹包含”列表框中的条目更改为“邮件和公告项目”。仅当对话框未从电子邮件视图打开时需要更改。
4．单击“确定”按钮，关闭对话框，即可创建新文件夹。
提示
Outlook自动按字母顺序排列文件夹。以@、z或数字打头的文件夹名称将被放置在列表的开头、中间和结尾位置。
如何将邮件移至合适的文件夹
1．在收件箱（或任何其他文件夹）中，单击想要移动的邮件。
2．将邮件拖至目标文件夹上，释放鼠标按键，即可将邮件放入该文件夹。
若想要复制（而不是移动）邮件，右键单击邮件，拖至目标文件夹上，然后在快捷菜单中选择相应的命令。还可以按住Shift键或Ctrl键后单击以同时选择多封邮件，然后右键单击并拖动选中部分，将它们移动/复制到某个文件夹中。如果想要移动文件夹结构中的某个文件夹（不仅仅是邮件），只需单击文件夹，将其拖至另一个文件夹或主文件夹（如个人文件夹或Microsoft Exchange邮箱）中。
收藏夹——快速访问最重要的文件夹
使用“收藏夹”文件夹可快速访问最常用的文件夹，而无需每次都要单击通过数层文件夹，如图1-6所示。方法是将文件夹或子文件夹拖至“收藏夹”区域。由于在收藏夹区域无法看到父子文件夹层次，为文件夹添加某种形式的辨识很重要，可以在文件夹名称前面或后面加些标识，如技术数据（产品D）。像所有其他文件夹一样，“收藏夹”中的文件夹可以单击打开，也可以作为通过拖放方法移动邮件的目标文件夹。
如何为单个文件夹自定义邮件排序
在文件夹中，可以根据不同准则对邮件进行排序和分组。例如，可以对一个文件夹按主题排序，对另一个文件夹按发件人排序，对所有其他文件夹按日期排序。（在第4章中将会介绍排序、分组和自定义视图的更多信息。）
单击列标题即可按选定条件对条目进行排序。再次单击列标题即可逆转排序，如图1-7所示。
为了确保不会遗漏电子邮件中尚未标记为完成的所有必要的后续活动，可以通过“作为带附件的任务复制”创建任务，这一点前面已经介绍过，也可以将邮件标记为待定（例如，电子邮件需要马上处理，不值得为此创建一项额外的任务）。Outlook支持为邮件添加标志，即添加不起眼的颜色类别或标志。需要不久后关注的邮件也可以转换成任务，如前所述，也可以使用颜色标志来对它们进行分组，使某些特定的邮件总是位于各自文件夹的顶部（如项目文件夹中的重要基本信息）。
在“类别”列中右键单击，通过快捷菜单为电子邮件分配一个类别或删除以前设置的类别。通过在“类别”列中单击，可以设置或删除已经指定为“快速单击”的类别（将“快速单击”设置为您最常使用的类别）。在第3章中，将详细介绍类别系统中的这些类别和示例。
由于一封邮件可能已经分配了多个类别（红色标志用于截止日期），现在通过按适当类别进行搜索，可以同时使用不同的颜色快速找到所需的邮件。这一点是在Outlook 2003颜色标志的基础上改进而来的。例如，在Outlook 2010/Outlook 2007中，现在已经有了红色标志用于“截止日期”，同时也可以有蓝色标志用于“产品规范”。
1．在邮件列表中选择邮件。
2．单击“标记状态”列（标志图标），为邮件分配默认的标志，或者右键单击该列，选择“后续标记”命令，然后单击“确定”按钮。
处理完成带标记的邮件后，可以使用快捷菜单来将其标记为完成。
也可以使用快捷菜单来彻底删除标志，或使用合适的命令来选择不同的标记颜色，如图1-8所示。在“设置默认标志”命令的子菜单中，可以更改默认颜色（这样通过单击标志列就可以分配它）。
这里提一下，从BlackBerry OS 5开始，可以在黑莓手机上使用不同的颜色标志对邮件进行标记。它完全与Outlook 2003同步，甚至能够显示闹钟。
尽量为自己开发一个多达6种颜色的类别系统。例如，红色意味着“重要且必须尽快关注”，绿色任务可以到周末再处理，蓝色任务可以等到月末再处理。黄色可能意味着最好本周末完成，但这仅仅是理论上的，如果没有时间，也可以删除该任务。对于紫色任务，如果有额外的时间就处理，如果没有，将会在月末删除。
在早期版本的Outlook中，也可以将电子邮件标记为后续跟进，添加提醒，以在某个预定时间打开邮件窗口。不过，早期版本的Outlook仅在邮件位于收件箱中时才在提醒时间显示提醒。而对于 Outlook 2010/Outlook 2007，即使邮件位于其他文件夹, 您（或您的邮件收件人）也能收到提醒。您现在还可以分别为自己设置一个带有单独闹钟的标志，为收件人设置另一个不同的闹钟（或无闹钟），如图1-9所示。例如，如果您已经给Robin Wood发送了一封电子邮件，就可以为自己设置一条两周后的提醒，这样可以在他到时仍未回复时礼貌地提醒他检查一下，而不是在他的Outlook 收件箱中出现自动提醒。
撰写电子邮件时，在“邮件”选项卡的“标记”组（Outlook 2010）或“选项”组（Outlook 2007）单击“后续标志”，在下拉菜单中单击“添加提醒”（Outlook 2010）或“为收件人添加标志”（Outlook 2007）。可以分别为自己和收件人标记邮件，以便Outlook在设定的时间显示提醒。如果为自己标记邮件，将自动标记为任务并显示在“待办事项列表”和任务列表中。
如果想在发送的每封邮件中都使用此功能，务必倍加考量。假想您在发送给经理的每封邮件中都添加了提醒，在她不方便的时候总是在屏幕上弹出提醒窗口，这是非常不受欢迎的，甚至可能会导致经理的反感。
不管如何，这项新的单独的标记功能在需要小心的同时仍然非常实用，尤其适合于在自己写邮件时将邮件标记为任务。例如，一周后检查是否收到带有所请求数据的答复，或者检查自己是否需要后续跟进。
如果想要跟团队明确任务，以一种负责任的方式处理后续问题，为收件人设置提醒，此功能相比打扰他人更为有用。例如，可以为自己添加明天的任务标志，以重点关注贸易展会准备工作的重要数据（于是您会记着明天处理它），也可以为同事设置下周三的提醒，这样他会感激您的提醒，下周一就会赶回办公室。通过这种方式，你们俩共有一个任务或提醒，于是都会记得按时准备好自己的工作，以便参加周五的团队会议。
如果某些发件人炮轰您发送“闹钟”邮件让他们打开不想看到的提醒窗口，您也有保护自己的方式：规则向导，如图1-10所示（参见本章后面的“如何利用规则向导设置和更改规则”一节）。创建一条新规则（用模板创建规则，将规则应用于收到的邮件，或邮件到达时检查），对于收到的邮件删除邮件标志。（参见图1-10：为收到的邮件创建一条空白规则，选择“高级选项”，单击蓝色的下画线文件条件，然后单击“确定”以确认所有条件模板；在下一步，选择“清除邮件标志”操作。如有必要，最后定义一条例外。例如，如果发件人是团队里的同事，他也以一种合理的方式使用针对其他收件人的标记。）
如何在Outlook 2003中为邮件添加简短的备注和提醒
1．在邮件的“标记状态”列的快捷菜单中（参见图1-8，前已述及），选择“添加提醒”。
2．在“后续标记”对话框中，为闹钟分配截止日期和时间，以便Outlook到时提醒您，如图1-11所示。
3．在“标志”文本框中，可以输入任何想要的文本。它将在您打开邮件时显示在预览中，呈灰色或黄色，在邮件头部信息栏下。
4．单击“确定”按钮，关闭“后续标志”对话框。
与Outlook 2010/Outlook 2007不同，在Outlook 2003中，仅在邮件位于收件箱中，才会在提醒的时间弹出提醒窗口。因此，要使用此功能，应保证邮件位于收件箱中，而不能移至别的文件夹。当然，这样可以避免使用提醒功能。如果移至其他文件夹后想使用提醒功能，则可以将邮件复制或移至约会或任务中，然后再添加提醒（参见本章前面的“将电子邮件转换成任务或约会）。
有了搜索文件夹的帮助，可以搜索整个邮箱（所有Exchange账户中的文件夹）或全部个人文件夹及其所有子文件夹中满足特定条件的邮件，如图1-12所示。例如，可以在单一视图中找到所有标记为待处理的邮件，哪怕它们属于不同项目，位于不同文件夹中。建立搜索文件后，只需单击即可打开它，就像普通的电子邮件文件夹一样。
搜索文件夹本身不包含任何邮件，只是链接到这些邮件而已，设置搜索条件后，始终可以找到所有被搜索文件夹中满足特定条件的邮件。例如。如果打开位于Project C - Inquiries文件夹中的邮件（该邮件在搜索文件夹中被标记为后续跟进），执行仍然待定处理步骤，然后将其标记为已完成，邮件将从搜索文件夹中移除。不过，它仍保留在Project C - Inquiries文件夹中，但它现在已经是“已完成”状态。如果删除搜索文件夹中的邮件，它也将从Project C - Inquiries文件夹中移除。因此，即使在搜索文件夹中对邮件进行操作，实质上也是对原始邮件进行操作。
1．在文件夹列表中（导航窗格左侧），右键单击“搜索文件夹”（在Outlook 2007中位于收件箱最后一个文件夹的下方，但在Outlook 2010中，对于所有其他文件夹均按字母顺序排列），然后在快捷菜单中选择“新建搜索文件夹”。
2．在“新建搜索文件夹”对话框中的“选择搜索文件夹”列表中，选择一个预定搜索条件。例如，选择“已分类邮件”（在“组织消息”下面）或“标有后续标记的邮件”，可获得类似于如图1-12所示的结果。
3．在“搜索邮件位置”列表中，可以选择想要搜索的个人文件夹或公共文件夹。
4．单击“确定”按钮，关闭“新建搜索文件夹”对话框，即可建立新的搜索文件夹。该文件夹将会被满足搜索条件的邮件填充。
现在可以像任何其他电子邮件文件夹一样，单击它即可打开。如果在文件夹列表中未发现它，则需要展开搜索文件夹列表。单击导航窗格中靠近“搜索文件夹”旁边的小三角或加号。（稍后若要关闭该列表，可以单击减号或再次单击小三角。）
还可以进一步细化搜索，例如，为了找到来自某个发件人且有着红色类别或标志的唯一邮件。为了完成此操作，在“选择搜索文件夹”列表中，选择“创建自定义搜索文件夹”条目，然后利用“选择”按钮指定所需条件。（此工作类似于为工作视图创建筛选器；更多信息，请参见第3章）。还可以利用快捷菜单中的命令自定义或重命名新创建的搜索文件夹，并将它添加到“收藏夹”（见图1-6）中。
由于具备自动筛选功能，Outlook可以做一些电子邮件处理工作。例如， 当您想选择要观看的电影时，则需要Movie Newsletter 。邮件星期四早上没有到达收件箱，而您又有其他事情要做。通过使用正确的规则，可以确保它在到达时自动移至合适的文件夹。无需再手动移动它，在想要观看影片时，只需打开Private events/Movie news 文件夹，就可以看它。
如何直接从邮件建立规则
从应用规则的邮件直接建立规则相当简单。
1．右键单击基于规则的邮件，在快捷菜单中单击“规则/创建规则”（对于Outlook 2010）或直接单击“创建规则”（在Outlook 2007/Outlook 2003中）。
2．Outlook将打开一个对话框，提供基于所单击邮件的预先选择，对话框中包含您可能想要筛选的主题、发件人和接收人。若同意这些设置，在“执行下列操作”组框中选择想要执行的操作。
3．单击“确定”按钮，关闭“创建规则”对话框，即可应用规则。或者单击“高级选项”按钮做进一步调整。Outlook会打开“规则向导”，并提供大量针对选定邮件进行调整的选项。
如何利用规则向导设置和更改规则
如果想要建立一条规则，又碰巧没有合适类型的邮件作为模板，或者想更改现有规则，可以打开电子邮件文件夹并执行以下操作。
1．对于Outlook 2010：在“开始”选项卡的“移动”组中，单击“规则/ 管理规则和通知”。
对于 Outlook 2007/Outlook 2003：在“工具”菜单中，单击“规则向导”或“规则和通知”。
2．在打开的对话框中，将会看到已经定义的所有规则，如图1-13所示。可以添加更改流程顺序的新规则、删除规则，或者复制现有规则，以使用它们作为创建新规则的基础。
“规则向导”对话框中选项的含义一目了然，指导您完成整个规则设置过程。基本上只需启用各个操作或条件（见图1-13），即可完成各个步骤。在描述框中，单击蓝色的下画线条目，可指定有关选定条件/操作的详细信息。
利用“规则向导”，可以自动用颜色标记来自经理的邮件或移动邮件，例如，在Project B – read 文件夹中输入单词Project B 和FYI 。对于所有发送给同事Robin Wood 的邮件，可以复制一份到Check back by end of week文件夹，并在主题行上添加ToDo。 花15分钟检查收件箱，查看“规则向导”中所有可用的选项，考虑哪些其他规则会使您的日常工作更轻松。
小心
太匆忙地使用规则可能会导致丢失或忽视邮件。在定义自动删除邮件或将邮件移至不常用文件夹的规则前，要花点时间来双倍思考。
撰写邮件时应保持良好的习惯，这对他人很有帮助，因为您的邮件能够更快更好地得到处理。另一方面，如果您不假思索地闪电式撰写和发送邮件，很有可能最终会失去更多时间。花些时间来措辞很值得。最终您会发现自己撰写邮件越来越轻车熟路、简明扼要，因为这种邮件让人一目了然，从而为双方都赢得了宝贵时间。
当您撰写邮件时，尽量站在收件人的角度考虑。
■ 此邮件与收件人相关吗？收件人是否需要回复，或者只是为他提供重要信息？您确信他需要添加到收件人列表中吗？保持收件人的数量尽可能地多，还是尽可能地少？没有人愿意每天收到30封额外的邮件，这种情况仅在某些特定时间、特定条件下，才有人感兴趣。
■ 哪些内容对于您来说很清楚，但对于收件人来说不清楚？您需要解释哪些背景及周边情况？
■ 您添加了所有必要信息吗？例如，如果您要求同事联系“Mr. Smith”，那么应确保添加了相应的联系人数据。
■ 收件人喜欢哪种风格？如果邮件多于 10 行，您会收到不完整的回复吗？或者如果您发送的邮件不够详细，他会提出质疑么？
■ 小心使用HTML格式：太多带颜色的文本、太多花里胡哨的背景只会干扰您，有害无益。如果字体样式和大小不一，会让人看起来怪怪的，尤其是在移动设备上。
尽可能保持文字简短明了，在段落之间使用空行。这将节省收件人的时间，确保他不会漏掉重要信息。注意：邮件越长，收件人全部阅读的可能性就越小，或者有可能会造成误解。如果您要解释复杂的、意料之外的情况，可以简短地声明下一部分将会讲什么（首先是标题，然后再是内容）。有些收件人会按段落回复邮件，因为越来越多的人喜欢在智能手机上阅读和回复1/3的邮件，因此对于您来说可能会觉得很 意外。
明确地表明您的意图。例如，在主题行包含FYI ，或者表明您是否希望得到回复以及何时回复。（一定要注意礼貌。） 不要说“这样做是否可以。也许我们能与众不同”，而应该说“我建议我们做以下事情……您认为如何呢？” 不要说“最后发现有啥新进展？”，而应明确地阐明您指的是什么。如果您需要结果，应确保收件人知道您确切地需要什么，采用何种形式；如有必要，给他一个例子。使用诸如“请每周五中午前将现状报告发送给我；参见附件模板（注意只有一页）”之类的句子不仅避免了毫无必要的20页和为他人带来的时间浪费，也为您自己节省了时间，省去了接收您需求之外的更多数据、答复和问题。
如果您正在处理两个完全不同的主题，最好撰写两封单独的电子邮件。这种方式让收件人能够回复一封，而将另一封保存为参考信息。
让主题行保持简短明确。这有助于收件人在打开邮件前评估邮件的内容、重要性和紧急程度，也有助于后续查找时更轻松。对于您来说也更轻松，收件人会快速答复，更好地响应您的需求。
要写好主题行，应遵循：
1．首先是截止日期。
2．然后是项目/客户/主题。
3．添加一些对主题进行总结的关键词。
4．最后是收件人应该做什么（采取行动？只需发送简短回复？只需阅读或归档邮件，并在下次开会时与您讨论该主题？）。
根据您的工作情况，更改上述顺序可能会更有用。例如，考虑一下将结束日期放在前面或后面哪个更好一些。对于经常出差或参加数天会议的人，他们每天只能检查电子邮件两次，则将结束日期放在前面会更好一些。这种方式让他们立即知道哪些邮件需要当天响应，而其他邮件可以安排在下一周。不过，大多数邮件需要24小时内回复，这些邮件的紧急程度是相同的，则结束日期最好放在主题行的结尾。
1．检查您对电子邮件的响应：多长时间检查一次新邮件？真的需要这么频繁地检查吗？如果不需要立即回复每件事情，则禁用收到新邮件的通知。
2．为自己安排一个约会，用于创建自己的文件夹结构以清除收件箱，立即归档第一封邮件。根据收件箱邮件的多少，为自己安排一个约会，以检查所有剩余的邮件，按需删除或归档它们。
3．在收件箱中找到3封仅包含任务或约会的邮件（或者在收到下一封合适的邮件时完成此练习），并将它们转换成任务/约会。找到在签名中包含个人联系人数据（与您有关且尚未添加到联系人）的电子邮件。使用此邮件通过拖放方法建立一个新联系人，继续使用相同方法为所有相关的新联系人数据建立联系人。
4．标记所有无法立即处理（或不想立即处理），但需要在明天中午前关注的邮件，用红色标志作为其标记状态。
如果使用Outlook 2003：创建一个搜索文件夹，列出所有标记的邮件。在明天中午前，花时间去打开此搜索文件夹并处理这些邮件。然后继续标记出第二天中午到期的邮件，用红色标志作为其标记状态，如此反复。
作为一种替代方式，如果使用的是不同版本的Outlook，通过分类功能自动为至少3个发件人的邮件标记颜色，您经常收到这3个发件人的重要邮件。创建一个搜索文件夹，以显示所有带相同颜色标记（类别）的邮件，而不管它们处在哪个文件夹中。
5．在某段时间等半天都不要检查新收到的电子邮件（如果不能立即实施，可以在下一次冗长会议或者在周一早上尝试一下）。记下您收到的新电子邮件数。在您处理所有这些邮件时使用秒表计时，根据DANF系统一个接一个地、尽可能快地处理完成。（在使用DANF系统两周且熟练操作后再次计算时间。）确定按时间段处理邮件带来的好处（比如每天3次，每次30分钟），如果可能，设置按时间段处理收件箱的固定次数（而不是一旦收到新邮件就立即处理）。
6．检查收件箱中的邮件：哪些主题行与内容及重要性相距甚远，没有明确是否需要回复，让您犯迷糊？怎样对主题行进行措辞以使之明确？然后浏览发件箱文件夹，检查上个月发送的电子邮件的主题行，确定您是否存在上述问题。
7．重复第6步，但这次检查邮件正文的风格、含糊不清的措辞、期望回复的明确表达以及正文内容的长度。在以后撰写邮件时将这几点记在心里。甚至可以简短总结一下如何改变，并打印出来。
