远程办公效率手册
周燕华 齐冬梅 周文浩 著
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
远程办公效率手册/周燕华，齐冬梅，周文浩著.--北京：人民邮电出版社，2020.8
ISBN 978-7-115-54138-3
Ⅰ.①远… Ⅱ.①周…②齐…③周… Ⅲ.①办公自动化—应用软件—手册 Ⅳ.①TP317.1-62
中国版本图书馆CIP数据核字（2020）第091495号
◆著 周燕华 齐冬梅 周文浩
责任编辑 赵轩
责任印制 马振武
◆人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 https://www.ptpress.com.cn
北京瑞禾彩色印刷有限公司印刷
◆开本：700×1000 1/16
印张：13.5
字数：286千字 2020年8月第1版
印数：1-2500册 2020年8月北京第1次印刷
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前言
随着信息技术的飞速发展，经济全球化趋势的不断加强，传统企业的管理模式已经难以满足企业需求，企业迫切需要转变管理模式，尤其是互联网企业，办公室分散在世界各地，办公模式多为远程办公和分散办公。从长远来看，远程办公将融入其他行业并逐渐成为未来办公的一种发展趋势。目前市面上的远程办公软件种类繁多，各种办公软件都有其独到之处：有的软件功能小而美，用来解决特定问题；有的软件功能大而全，用来解决企业人员管理、业务管理和资源管理等一系列问题。本书从简单的云盘软件讲起，到涵盖几乎所有办公使用场景的协作套件，帮助读者由浅入深地了解不同场景下的远程办公软件。
全书分为8章。
第1章办公形态的革命，从传统办公讲起，分析传统办公遇到的挑战以及远程办公的优势，用一张图展示市面上的一些远程办公软件及其特点，帮助读者了解远程办公。
第2章远程办公高手快速养成，简单介绍一些远程办公软件，帮助读者快速从本书找到所需内容。
第3章云盘软件，讲解了奶牛快传、百度网盘、坚果云和亿方云的典型特点及基本操作，并根据软件的特点设置使用场景案例。
第4章在线文档软件，讲解了石墨文档和WPS+云办公的特点、基本操作以及相应的使用场景。
第5章在线会议软件，讲解了腾讯会议和Zoom的特点、基本操作以及相应的使用场景。
第6章远程控制软件，讲解了QQ的远程控制功能、TeamViewer和向日葵的特点、基本操作以及相应的使用场景。
第7章项目管理软件，讲解了Trello、Tower和Teambition的特点、基本操作以及相应的使用场景。
第8章协作套件，讲解了钉钉和飞书的特点、基本操作以及相应的使用场景。
本书特色
1.从软件操作到应用场景，帮助读者快速上手远程办公。
在软件操作部分，精心讲解软件最常用的功能，帮助读者从整体了解软件。在应用场景案例部分，通过典型案例让读者掌握软件的实际用法。
2.扫描二维码，观看应用场景案例视频。
书中应用场景案例部分设置了二维码，扫描二维码可以随时随地观看应用场景案例视频。
本书资源
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由于软件升级速度较快，所以书中涉及的软件可能与用户使用的软件版本有所不同，界面会存在差别，但是操作差异不会太大，不会影响读者学习。
本书在撰写过程中难免会出现疏漏之处，还请读者指正。
第1章 办公形态的革命
从传统办公到远程办公，从办公场所到沟通方式，办公形态发生了翻天覆地的变化。
1.1 传统办公到远程办公
传统办公的办公场景比较单一，主要是在办公室中进行工作，难以解决外勤业务、紧急事务处理等多样的场景需求。同时，因使用场景的局限，导致邮件、审批等批复不及时，过于注重流程和规范，反而造成工作效率低下。
在传统企业管理模式下，信息交流方式通常是上传下达，各办公系统相对独立。员工办公过程中只会涉及与自己业务密切相关的部分，不同办公系统之间互不了解，互不沟通，导致企业资源无法实现共享，仅在部门内流动，无法突破空间的各种限制最大化地利用企业资源。
传统的办公模式主要是通过人力来解决企业各种办公事务，员工不得不为解决各种沟通上的问题而四处奔波，这就导致在工作过程中大量的时间都浪费在了路上，很多需要紧急处理的事情无法得到及时解决，在一定程度上会造成信息的处理和反馈不及时。
在传统办公过程中，为了满足企业即时沟通的需求，很多企业只能选择微信、QQ等即时通信工具，导致员工的工作和生活难以分开，而且在通信工具中传输公司的各种文件和资料也使得公司内部的信息无法得到安全保障。
随着信息技术的飞速发展，经济全球化趋势的不断加强，企业需要优化管理模式。越来越多的企业为了适应新经济时代的生存环境，对企业管理模式进行改革，尤其是互联网企业，现在已经呈现远程办公、家庭办公和分散办公的趋势。
一方面，随着企业规模的扩大，走上国际化道路，企业的分支机构、合作伙伴遍布全球，各种业务往来，使异地办公方式大行其道，员工需要频繁的出差，这就使人们对移动通信、移动办公的需求越来越强烈。另一方面，企业规模的扩大必然会导致人员冗余，为精简机构、提高工作效率、降低办公成本，越来越多的企业开始选择让员工在家办公。个人电脑和互联网应用技术的普及，也为远程办公提供了必要的条件。
综上所述，远程办公将是未来企业管理、公司办公模式的一种不可避免的发展趋势。
1.2 远程办公的四大优势
所谓远程办公，指的是多人同时在不同的地点共同完成同一项任务的工作方式。互联网通信技术的发展，为远程办公提供了必要的技术基础，与传统办公相比，远程办公具有运营成本低、办公效率高、更完善的人才体系和异步协同四大优势。
首先是低运营成本，与传统办公相比远程办公大大降低了企业的运营成本。传统企业为了部门内部保持沟通顺畅，会租用一个固定的工作场所，让员工在同一空间内方便快捷地进行沟通，场地租金是企业的支出大头。而远程办公则使用“云”取代办公室成为新的工作场所，增加了企业对办公场地的选择空间，让企业布局多元化、低投入化、去中心化发展。在远程办公时，员工只需要拥有能够联网的手机、电脑等终端设备，即可在任何地方进行视频沟通。同时远程办公也支持非正式的沟通形式，例如飞书的线上办公室功能，通过实时语音的方式高度还原办公室工作和沟通的场景，在保证沟通顺畅的同时降低了企业运营成本。
其次是节省时间，提高办公效率，传统办公受办公地点的限制，员工不得不忍受几个小时的通勤时间，远程办公可以让员工在家中“一步到位”，不用浪费大量的时间和精力在上班的路上。同时远程办公更加注重OKR（Objectives and Key Results，目标与关键成果法）目标管理，也就是工作过程不可知，更注重目标和结果，让员工自己寻找实现路径和解决办法，从而提高工作的积极性。为提高工作效率远程办公软件也做了很多有针对性的功能，如共享日历可以在准备会议上直接看到参会者的空闲时间，通知进行线上视频会议，不用反复确认日程，减少了沟通成本。线上视频会议不受时间、地点的限制，面对面的进行沟通，可高效解决工作中出现的任何问题。
再次是人才体系更完善，人才是企业发展的基础，能否招到合适的人并把他培养好对企业的发展至关重要。传统招聘方式受到地域和流程的限制，有些人会因此而放弃某些岗位，不利于企业人才的引进，而远程办公可以不受地域限制的招聘人才，整个流程都可以在网络上进行，极大程度上缩短了人才引进的周期。
最后是异步协同，远程办公在线上完成工作的同时也将整个过程留存到了线上，留存在线上的资源可以成为企业整体的资源。例如，飞书提出的以在线文档为核心的飞阅会，会议整个内容和讨论过程都被记录到在线文档中，即便是没有参与会议的人也可以在会后通过会议文档了解会议内容。总之通过各种线上办公软件员工可以快速参与到新的工作中，同时能够更加灵活地安排自己的工作时间。
1.3 一图看懂远程办公场景
根据远程办公过程中不同的使用场景，在下图中展示了一些市面上比较典型的远程办公软件，如图1-1所示。
这些软件可以解决云存储、在线文档编辑、在线会议、远程控制、项目管理、团队协作等问题，其中一些软件的背景信息如下。
奶牛快传是穗子科技推出的一款小众文件传输软件。百度网盘是百度推出的一项云存储服务。坚果云是上海亦存网络科技推出的国内首家支持多文件夹同步功能的云盘工具，帮助企业提高工作效率和改善工作方法。亿方云是硅谷团队打造的一款企业级云盘工具，为企业提供海量文件的集中存储与管理、用户权限控制以及高级别的数据安全保障。
石墨文档是武汉初心科技推出的我国第一款支持云端实时协作的企业办公服务软件。WPS是珠海金山办公软件推出的一款办公软件套装，同时还推出了在线文档工具金山文档。
腾讯会议是腾讯科技推出的一款在线会议工具。Zoom由来自Cisco与WebEx的工程师于2011年共同推出，并迅速在全球流行。
QQ远程控制功能，基于好友实现远程控制电脑。向日葵是由Oray自主研发的一款远程控制软件，主要面向企业和专业人员的远程桌面管理和控制的服务软件。Teambition曾经入选我国最具投资价值企业50强，后被阿里巴巴全资收购。
钉钉（DingTalk）是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台。飞书是字节跳动自主研发的一站式协作平台，后来宣布向全国所有企业和组织免费开放，不限规模，不限使用时长，所有用户均可使用飞书全部套件功能。
