Word/Excel/PPT 2021办公应用从入门到精通

版权信息

书名：Word/Excel/PPT 2021办公应用从入门到精通

ISBN：978-7-115-59451-8

本书由人民邮电出版社发行数字版。版权所有，侵权必究。

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版　　权

著    神龙工作室

责任编辑 马雪伶

人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164 　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

读者服务热线：(010)81055410

反盗版热线：(010)81055315

内容提要

本书以解决工作中的问题为出发点，介绍Word、Excel、PowerPoint的常用功能、使用方法和操作技巧。

全书分为3篇，共12章。第1篇“Word办公应用”（包括第1~3章），介绍文档的编辑、表格与图形的使用、Word高级排版等；第2篇“Excel 数据处理与分析”（包括第4~9章），介绍Excel表格制作与数据录入、Excel中的数据处理、数据验证与多表合并，以及数据透视表、公式与函数、图表的应用等；第3篇“PPT的设计与制作”（包括第10~12章），介绍PPT的编辑与设计、使用模板快速制作PPT、PPT的动画设置与放映等。

本书实例丰富、可操作性强，既可作为职场新人、在校大学生的自学教程，也可以作为各类职业院校相关课程的教材或企业培训的参考书。

前  言

Microsoft Office 是目前主流的办公软件，具有功能强大、操作简单及安全稳定等特点，是人们日常工作和学习中不可或缺的好帮手。

Word、Excel、PowerPoint 是 Microsoft Office 中使用范围最广的工具，它们是提高工作效率的有力“武器”。熟练使用Word、Excel、PowerPoint，可以大大增加就业“砝码”，从而在职场上获得更多的机会。

学好Word，可以制作规章制度、活动方案、求职简历、营销计划书等各种文档；学好Excel，可以制作工资表、考勤表、数据分析表等各种表格；学好PowerPoint，可以制作公开演讲、报告、总结或培训等各种PPT。掌握并熟练地使用 Microsoft Office 对办公十分重要，希望读者通过学习本书内容，能够提高 Microsoft Office 应用能力，从而迅速提升职场竞争力。本书所有案例均基于Microsoft Office 2021讲解。

本书特色

■ 以实例为主，易于上手。本书突破传统的按部就班讲解知识的模式，以实际工作中的案例为主线，以解决问题为出发点，通过拆解经典实例讲解软件常用功能，以便读者能够轻松上手。

■ 贴心提示，专家解答。“提示”栏目介绍了读者在学习过程中容易忽视的细节；“问题解答”栏目则用于解答读者常见的问题。

■ 双栏排版，超大容量。本书采用双栏排版的格式，信息量大，在有限的篇幅中为读者提供更多的知识和实例。

■ 图文并茂，一步一图。具体操作步骤配有对应的插图，使读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作的过程及其效果，学习轻松且高效。

■ 视频教学，直观高效。本书的配套教学视频与书中的内容紧密结合，读者可以扫描下页的二维码，在手机、电脑等终端观看，随时随地学习。

资源获取方法

本书配有丰富多样的教学资源，旨在帮助读者提升解决实际问题的能力。扫描下方的二维码，关注“Office办公达人之路”公众号，发送“59451”可领取资源，也可以根据提示信息加入读者QQ群。

本书配套资源的具体内容如下：

● 本书实例的原始文件与最终效果文件；

● 9小时与本书内容同步的视频；

● 3小时PPT设计与制作视频；

● 5小时财务会计工作实操/人力资源管理/电商数据分析视频；

● 900套Office实用模板；

● 包含1280个Office应用技巧的电子书；

● 包含190个经典案例的Excel函数与公式使用电子书。

由于编者水平有限，书中错误、疏漏之处在所难免，敬请读者批评指正。若读者在阅读过程中产生疑问或有任何建议，可以发送电子邮件至maxueling@ptpress.com.cn。

编者

第1篇　Word 办公应用

本篇将结合工作中的实例，讲解Word文档的常用功能及进阶功能的应用，为职场人员编辑文档提供必要帮助。学完本篇后，读者可以制作出会议纪要、公司考勤制度、公司培训方案、工作总结等各类办公文档。

第1章 文档的编辑

第2章 表格与图形的使用

第3章 Word 高级排版

第1章　文档的编辑

本章主要讲解Word文档的编辑，这是Word文档学习中很基础也很重要的内容，主要包括文档的创建与编辑、字体与段落格式的设置、文档的审阅及文档的保护与打印等内容。学好这些基础内容，在编辑Word文档时才能得心应手。

学习导图

1.1　会议纪要

会议纪要是在会议记录的基础上经过加工、整理而来的一种文件，通常包括会议的时间、参会人员、主要内容及会议精神等，用于向上级汇报或向相关人员传达及分发。本节以会议纪要为例介绍文档的创建与编辑。

1.1.1　创建文档

使用Word 2021可以方便地创建各种文档，创建文档的方法有很多，下面重点介绍工作中常用的两种方法：新建空白文档、通过联机模板新建文档。

1. 新建空白文档

工作中，我们通常会将不同文件存放在不同的文件夹中，方便使用。在新建文档时，可以直接在相应的文件夹中创建。

01 选定文件的保存位置，例如要将文档保存在E盘的“文件”文件夹中，则双击打开该文件夹。

02 在文件夹中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中依次选择【新建】→【Microsoft Word文档】选项。

提示

使用这个方法也可以创建Excel文件或PPT文件。

03 新建的Word文档如下图所示。

04 在新建的Word文档上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】选项，将文档名修改为“会议纪要”。

2. 通过联机模板新建文档

微软公司还提供了很多精美且专业的联机模板。当需要制作一些有固定格式的文档，例如会议纪要、通知、信封等时，使用联机模板将会事半功倍。

下面以创建一个会议纪要文档为例，介绍通过联机模板新建文档的具体操作方法。

01 单击计算机左下角的【开始】菜单按钮，从弹出的菜单中选择【Word】选项。

02 从弹出的窗口中选择【新建】选项，系统会弹出【新建】界面，在搜索框中输入想要搜索的模板名称，例如输入“会议纪要”，单击右侧的【开始搜索】按钮。

03 在搜索到的模板中找到合适的模板并双击即可创建新的文档。

提示

联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示模板信息。

1.1.2　输入文档内容

文档创建完成后，就可以输入文档内容了，接下来介绍如何在Word文档中输入中文、英文及带圈字符等内容。

1. 输入中文

新建会议纪要空白文档后，就可以在文档中输入内容了。

关于如何在文档中输入中文及数字，读者可以观看本小节的视频学习。

在文档中输入中文时，经常会遇到一些使用频率较高、输入较为麻烦的词语。这时可以使用自动更正功能，在用户输入简要词之后，自动更正功能可将其替换成全名，从而提高输入效率。具体操作步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击左上角的【文件】按钮。

02 从弹出的界面中选择【选项】选项。

03 弹出【Word选项】对话框，切换到【校对】选项卡，在【自动更正选项】选项组中单击【自动更正选项】按钮。

04 弹出【自动更正】对话框，并自动切换到【自动更正】选项卡，在【键入时自动替换】列表框的【替换】文本框中输入“重工”，在【替换为】文本框中输入“重点工作”，单击【添加】按钮。

05 可以看到设置的自动替换内容已经被添加到列表框中，单击【确定】按钮。

06 返回【Word选项】对话框，单击【确定】按钮，返回Word文档。在文档中输入“重工”，系统会自动将其替换为“重点工作”。

2. 输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，需先将输入法切换到英文状态，然后再进行输入。

01 按【Shift】键将输入法切换到英文状态，再按【Caps Lock】键切换到英文大写状态，然后将光标定位到括号中，输入大写英文文本“RTC”。

02 如果要更改已输入英文的大小写，需先选择英文内容，如“RTC”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，从弹出的下拉列表中选择【小写】选项。

03 此时，可以看到英文内容变为小写的“rtc”。

04 若希望设置为只有首字母大写，则先选中“rtc”，然后按【Shift】+【F3】组合键，这时“rtc”变成了“Rtc”（首字母大写）；再次按【Shift】+【F3】组合键，“Rtc”则变成了“RTC”。

提示

开启英文大写的快捷键为【Caps Lock】。按【Caps Lock】键可以切换到英文大写状态，再按一次【Caps Lock】键可以关闭英文大写状态。在输入法中，按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。

切换中英文输入法的快捷键为【Shift】。按此快捷键可以非常方便地在中英文输入法之间切换。

3. 输入带圈字符

在编辑文档时，有时需要输入带圈的字符（如①、②），这时可以使用【带圈字符】按钮完成，使用该按钮还可以为文字加上正方形、菱形等形状，以达到区别其他文字的目的，使文档更有条理、更美观。

01 选中需要设置带圈字符的内容，例如“1”，切换到【开始】选项卡，单击【带圈字符】按钮。

02 在弹出的对话框中选择【增大圈号】选项，在【圈号】列表框中选择【圆形】选项，单击【确定】按钮。

03 此时，带圈字符设置完毕。对于其他需要设置带圈字符的内容，使用同样的操作即可。

提示

在Word文档中输入带圈数字的方法有多种，如使用插入编号的方法也可输入带圈数字。

1.1.3　编辑文档

编辑文档的基本操作包括选择文本、复制与粘贴文本、查找与替换文本等，下面逐项进行介绍。

1. 选择文本

对Word文档中的文本进行编辑之前，应选择要编辑的文本。选择文本的方法主要有使用鼠标选择和使用组合键选择两种。

读者可以观看本小节的视频，学习使用鼠标选择文本的方法。下面重点介绍使用组合键选择文本的方法。

在使用组合键选择文本前，用户应根据需要将光标定位到合适的位置，然后按相应的组合键选择文本，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现，操作方法如下表所示。

2. 复制与粘贴文本

在编辑文本时，经常需要复制与粘贴文本。复制与粘贴文本的方法主要有使用组合键和使用右键菜单两种，下面分别进行介绍。

使用组合键复制与粘贴文本

常用的复制与粘贴文本的方法是使用【Ctrl】+【C】组合键和【Ctrl】+【V】组合键：选中文本，按【Ctrl】+【C】组合键复制文本，在目标位置单击，然后按【Ctrl】+【V】组合键即可将复制的内容粘贴。

也可以使用【Shift】+【F2】组合键来复制与粘贴文本：选中文本，按【Shift】+【F2】组合键复制文本，在目标位置单击，然后按【Enter】键即可将复制的内容粘贴。

使用右键菜单复制与粘贴文本

01 选中文本，在文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项。

02 在目标位置单击鼠标右键，弹出的快捷菜单中的【粘贴选项】下有4个选项，选择合适的选项即可。

选择【保留源格式】选项，粘贴后的文本可以保留其本身的字体、颜色及线条等格式。

选择【合并格式】选项，可以将新复制的文档内容转变为与目标文档相同的格式。

选择【图片】选项，粘贴到文档中的内容以图片形式显示，其中的文字内容无法编辑。如果希望粘贴的内容不发生变更，可以选择此选项。

选择【只保留文本】选项，粘贴后的文本不保留任何原来的格式。

3. 查找与替换文本

查找文本

在编辑文档时，有时要查找某些字词，例如查找文档中的“安全月”，如果文档内容较少，可以手动进行查找，但是如果文档篇幅较大，手动查找会很烦琐而且容易遗漏，这时使用查找功能可以节省大量的时间。

01 切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击【查找】按钮的右半部分，在弹出的下拉列表中选择【查找】选项。

02 弹出【导航】窗格。在查找文本框中输入“安全月”，随即在文档中找到该文本所在的位置，文档中的文字“安全月”以黄色底纹显示。

替换文本

在编辑文档时，有时要替换某些字词，例如将文档中的“安全月”替换为“安全生产月”。这时使用替换功能可以实现批量替换，从而节省大量的时间。

01 切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击【替换】按钮。

02 在弹出的【查找和替换】对话框中，在【查找内容】文本框中输入“安全月”，在【替换为】文本框中输入“安全生产月”，单击【全部替换】按钮。

03 弹出提示对话框，提示用户替换全部完成，完成1处替换。单击【确定】按钮。

04 单击【关闭】按钮，返回Word文档，即可看到替换后的效果。

提示

可以用组合键调用查找和替换功能，这样效率会更高。

查找组合键：【Ctrl】+【F】。

替换组合键：【Ctrl】+【H】。

1.1.4　保存文档

在编辑文档的过程中需要及时对文档进行保存才能保证文档内容不丢失。

保存文档的方法有很多，读者可以观看视频学习，视频中介绍了通过【文件】菜单保存文件、将文档另存为某个文件等保存方式。

下面介绍快速保存和自动保存两种方式。

1. 快速保存

在编辑文档的过程中，应随时将其保存，按【Ctrl】+【S】组合键就可以实现。

2. 自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在计算机断电或死机的情况下最大限度地减少损失。

01 打开本实例的原始文件，在Word文档窗口中单击【文件】按钮。

02 从弹出的界面中选择【选项】选项。

03 在弹出的【Word选项】对话框中切换到【保存】选项卡，勾选【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，将时间间隔值设置为5分钟，单击【确定】按钮。

1.2　公司考勤制度

公司考勤制度是为维护公司的正常工作秩序、提高办事效率、严肃纪律、使员工自觉遵守工作时间和劳动纪律而设置的。

1.2.1　页面设置

页面设置主要包括设置纸张大小和设置页边距，以方便后期打印。

1. 设置纸张大小

01 打开本实例的原始文件，切换到【布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的对话框启动器按钮。

02 在弹出的【页面设置】对话框中切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，单击【确定】按钮。

2. 设置页边距

01 单击【页面设置】组右下角的对话框启动器按钮。

02 弹出【页面设置】对话框，系统自动切换到【页边距】选项卡。在【上】【左】【下】【右】微调框中调整页边距大小，在【纸张方向】选项组中选择【纵向】选项，单击【确定】按钮。

1.2.2　设置字体格式

为了使文档内容清晰明了、重点突出，用户可以对文档中文本的字体格式进行设置。设置字体格式主要包括设置字体、字号、字符间距等。

1. 设置字体、字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。下面重点介绍使用【字体】组设置字体和字号的方法。

考勤制度文档主要是供公司内部使用，没有严格的格式要求，只需清楚地显示出层级结构即可。使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，选中文档标题“考勤及休假制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组的【字体】下拉列表中选择一种合适的字体，例如选择【宋体】选项。

02 在【字号】下拉列表中选择合适的字号，标题需要重点突出，字号要设置得大一些，这里选择【二号】选项。

还可以使用【字体】对话框来设置文档中文本的字体、字号，读者可以观看本小节的视频学习其他设置字体和字号的方法。

2. 设置字符间距

设置文档中文本的字符间距可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

01 选中标题“考勤及休假制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的对话框启动器按钮。

02 在弹出的【字体】对话框中切换到【高级】选项卡，在【字符间距】选项组的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，在【磅值】微调框中将磅值调整为【4磅】，单击【确定】按钮。

03 返回Word文档，设置效果如下图所示。

1.2.3　设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word提供了多种设置段落格式的方法，主要包括设置对齐方式、段落缩进和间距等。

1. 设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过【段落】组进行设置，也可以通过【段落】对话框进行设置。

通过【段落】组设置对齐方式

   打开本实例的原始文件，选中标题“考勤及休假制度”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，设置效果如下图所示。

通过【段落】对话框设置对齐方式

01 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的对话框启动器按钮。

02 在弹出的【段落】对话框中切换到【缩进和间距】选项卡，在【对齐方式】下拉列表中选择【两端对齐】选项，单击【确定】按钮。

2. 设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档正文与页边距之间的距离。用户可以通过【段落】组或【段落】对话框设置段落缩进。

通过【段落】组设置段落缩进

01 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮，如下图所示。

02 返回Word文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符。从下图可以看到向右缩进一个字符前后的对比效果。

通过【段落】对话框设置段落缩进

01 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的对话框启动器按钮。

02 在弹出的【段落】对话框中切换到【缩进和间距】选项卡，在【缩进】选项组中设置首行缩进2字符，其他设置保持不变，单击【确定】按钮。

3. 设置行间距和段落间距

间距是指行与行之间、段落与行之间、段落与段落之间的距离。用户可以通过如下方法设置行间距和段落间距。

通过【段落】组设置行间距和段落间距

01 按【Ctrl】+【A】组合键选中全文，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择一个合适的选项，这里选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15倍。

02 选中文档中的如下段落，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【增加段落后的空格】选项，随即便增大了所选中段落的段后间距。

提示

选择【增加段落后的空格】选项后，该选项变为【删除段落后的空格】选项。选择【删除段落后的空格】选项，可恢复段后间距。

通过【段落】对话框设置行间距和段落间距

01 选中文档标题，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的对话框启动器按钮。

02 弹出【段落】对话框，并自动切换到【缩进和间距】选项卡。调整【段前】微调框中的值为“1行”，【段后】微调框中的值为“1行”，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中输入“12磅”，单击【确定】按钮。

通过【布局】选项卡设置行间距和段落间距

01 选中文档中的各条目，切换到【布局】选项卡，在【段落】组中将【段前】和【段后】微调框中的值均调整为“0.5行”，效果如右图所示。

1.3　公司培训方案

在确定了培训目标之后，还需要借助培训方案对培训内容、培训资源、培训对象、培训时间、培训方法、培训场所及培训物资设备等进行综合布局和安排。

1.3.1　不同的场景，使用不同的视图模式

Word提供了多种视图模式供用户选择，包括阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图5种，【视图】选项卡中还新增了【沉浸式】组，包括专注和沉浸式阅读器两项功能。下面以“公司培训方案”为例分别进行介绍。

1. 阅读视图

阅读视图是为了方便浏览文档内容而设计的，此视图模式默认仅保留了方便在文档中跳转的导航窗格，将其他诸如开始、插入、页面设置、审阅、邮件合并等文档编辑工具进行了隐藏，扩大了Word文档的显示区域，便于用户在Word中浏览较长的文档。使用此视图的步骤如下。

   打开本实例的原始文件，切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【阅读视图】按钮，即可切换到阅读视图。

在上图中，单击正文左右两侧的箭头，或者直接按左右方向键，即可分屏切换文档显示。

2. 页面视图

页面视图是Word的默认视图，一般编辑文档的绝大多数操作都需要在此视图模式下进行，从页面设置、文字录入、图形绘制，到页眉页脚设置、生成自动化目录，基本都需要在页面视图下进行操作。在页面视图下，文字、图形被编辑成何样，将来打印出来的结果就是何样，也就是说，通过此视图可以查看文档的打印效果。使用页面视图的步骤如下。

   切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【页面视图】按钮，即可切换到页面视图。

3. Web版式视图

Web版式视图是专门为浏览、编辑网页类型的文档而设计的，在此视图模式下，可以直接看到网页文档在浏览器中显示的效果。使用Web版式视图的步骤如下。

   切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web版式视图】按钮，即可切换到Web版式视图。

通过上图可以看到，在此视图下文档的段落会根据软件窗口的大小而自动调整。

对多数用户来说，使用此视图模式的频率是比较小的。不过，偶尔碰到文档中存在超宽的表格或图形对象，又不方便调整的时候，可以考虑切换到此视图模式进行操作。

4. 大纲视图

大纲视图主要用于文档结构的设置和内容的浏览，使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

在大纲视图模式下可以方便地查看、调整文档的层次结构，设置标题的大纲级别，成区块地移动文本段落。在此视图模式下可以轻松地对超长文档进行结构层面上的调整，而不会误删文字。使用大纲视图的步骤如下。

   切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲】按钮，即可切换到大纲视图。

5. 草稿视图

草稿视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等功能选项，仅显示标题和正文，是最节省计算机资源的视图模式。使用草稿视图的步骤如下。

   切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮，即可切换到草稿视图。

6. 沉浸式视图

Word沉浸式视图通过排除页面干扰，让阅读者专心阅读。沉浸式视图包括专注和沉浸式阅读器两种功能，下面分别进行介绍。

专注

专注功能取消了Word中所有功能选项的显示，仅显示标题和正文，且文档四周以深色显示，能使阅读者更加专注。使用专注功能的步骤如下。

   切换到【视图】选项卡，在【沉浸式】组中单击【专注】按钮，即可切换到专注界面。

沉浸式阅读器

沉浸式阅读器是一组工具，通过调整文本显示方式等，从而提升阅读体验。使用沉浸式阅读器的步骤如下。

   切换到【视图】选项卡，在【沉浸式】组中单击【沉浸式阅读器】按钮，即可切换到沉浸式阅读器界面。

单击沉浸式阅读器中的各个按钮可实现的效果如下。

单击【列宽】按钮可以更改行的长度，便于阅读者集中注意力，从而加强对文档内容的理解。

单击【页面颜色】按钮可以使文本易于扫描，减轻阅读者眼睛的疲劳。

单击【行焦点】按钮可消除干扰，以便阅读者的视线可以一行行地在文档中移动。调整焦点以在视图中一次放入一行、三行或五行。

单击【文字间距】按钮可增加字词、字符和行之间的间距。

单击【音节】按钮可以显示音节划分，有助于改进字词识别。

单击【大声朗读】按钮可以自动朗读文档内容，并突出显示每个单词。用户可以自定义设置朗读速度并选择声音。

1.3.2　审阅文档

公司人事部起草培训方案后，会提交给公司领导进行审核，为了让领导知晓这次提交的文档与之前提交的有何不同，可以在Word文档中用批注的形式进行说明。如果是多人参与修改文档，为了知道哪个人修改了哪些地方，可以使用修订模式编辑文档。

下面以“公司培训方案”为例介绍如何对文档进行审阅。

1. 添加批注，让他人看到你的意见

为文档添加批注，可以更好地追踪文档的修改情况，能够知道是哪个人在什么时间修改的文档或提出了什么意见。为文档添加批注的具体操作步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本。切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

02 在文档的右侧会出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。

03 如果要删除批注，可先选中批注框，再在【批注】组中单击【删除】按钮的下半部分，从弹出的下拉列表中选择【删除】选项（或者单击【删除】按钮的上半部分）。

提示

单击【删除】按钮的下半部分，从弹出的下拉列表中选择【删除文档中的所有批注】选项，可以删除文档中的所有批注。

提示

在批注上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】选项也可以删除批注。在该快捷菜单中，还有【答复批注】和【解决批注】选项，通过选择此二选项，用户可以在相关文字旁边答复和跟踪批注。

2. 修订文档，多人协作修改文档

开启修订功能后，系统会自动跟踪对文档所做的所有更改，包括插入、删除和格式更改等，并对更改的内容做出标记，且可以多人协作修改文档。修订文档的具体步骤如下。

01 切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组中的【显示标记】按钮，从弹出的下拉列表中选择【批注框】选项，在其级联列表中选择【在批注框中显示修订】选项。

02 在【修订】组中单击【简单标记】按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

03 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，进入修订状态。

04 将文档标题“销售人员培训方案”的字号调整为“小一”，其右侧随即弹出一个批注框，其中显示格式修改的详细信息。

在第一位修订者对文档修改完毕后，其他修订者可以依次对文档进行修订，最后，修订好的文档回到人事部员工的手中。

05 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【审阅窗格】按钮的右半部分，从弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

06 此时在文档的左侧会出现一个导航窗格，其中显示审阅记录。

3. 接受或拒绝对文档的修改

对于培训方案中批注和修订的内容，用户可以在【更改】组中选择接受或者拒绝。接受或拒绝对文档的修改的具体步骤如下。

01 切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处】按钮或【下一处】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条内容。

02 如果接受该条修订意见，则单击【接受】按钮的下半部分→选择【接受此修订】选项（适合单条接受）或【接受并移到下一处】选项（适合逐条接受）；如果接受所有的修订意见，则单击【接受】按钮的下半部分→选择【接受所有修订】选项。

03 如果拒绝该条修订意见，则单击【拒绝】按钮的下半部分→选择【拒绝更改】选项（适合单条拒绝）或【拒绝并移到下一处】选项（适合逐条拒绝）；如果拒绝所有的修订意见，则单击【拒绝】按钮的下半部分→选择【拒绝所有修订】选项，效果如下图所示。

04 审阅完毕后，单击【修订】组中的【修订】按钮的上半部分，退出修订状态。

1.4　工作总结

常见的工作总结包括年终总结、半年总结和季度总结等。工作总结就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的检查、评价、研究，归纳出好的经验并分析不足，然后提出下一阶段的改进措施。

1.4.1　保护文档

用户可以通过设置只读文档和加密文档等方法对文档进行保护，设置只读文档可以让文档只能看，不能改；设置加密文档就是为文档设置密码，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。下面以“工作总结”为例进行介绍。

1. 让文档只能看，不能改

只读文档表示这个文档只能打开观看，不能修改。若文档为只读文档，则文档的标题栏中会显示【只读】字样。设置只读文档的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击窗口左上角的【文件】按钮。

02 在弹出的界面中选择【信息】选项，在右侧界面中单击【保护文档】按钮→【始终以只读方式打开】选项。

03 再次启动该文档时，系统将弹出提示对话框，询问用户是否以只读方式打开，单击【是】按钮。

04 启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2. 为文档设置密码

为了保证文档的安全，用户通常会对重要的文档加密。设置加密文档的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击窗口左上角的【文件】按钮。

02 在弹出的界面中选择【信息】选项，单击【保护文档】按钮→【用密码进行加密】选项。

03 在弹出的【加密文档】对话框的【密码】文本框中输入“123456”，单击【确定】按钮。

04 在弹出的【确认密码】对话框的【重新输入密码】文本框中输入“123456”，单击【确定】按钮。

05 将文档保存后，再次打开该文档时，系统会弹出【密码】对话框。输入密码“123456”， 单击【确定】按钮即可打开该加密文档。

提示

在实际工作中，使用数字与字母混合的密码，才更不易被破解。

1.4.2　打印和导出文档

工作总结完成后，为了方便阅读、查看和存档，需要将工作总结进行打印或导出为PDF文件。下面具体介绍在打印和导出PDF文件的过程中需要注意哪些问题。

1. 先预览，后打印

在打印文档前，为了不浪费纸张，需要对文档进行打印预览，没有问题后再进行打印。为了方便预览文档，可以将【打印预览和打印】按钮添加到快速访问工具栏中，具体的操作步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

02 此时【打印预览和打印】按钮就被添加到了快速访问工具栏中。

03 单击快速访问工具栏中的【打印预览和打印】按钮，弹出【打印】界面，其右侧显示了预览效果。

04 读者可以根据需要选择相应选项并进行设置，如果对预览效果满意，就可以单击【打印】按钮进行打印了。

2. 导出为PDF文件，保证文档不失真

在编辑Word文档的过程中，常常会遇到使用了某些特殊字体，插入了一些不规则的图表，或者采用了复杂的段落排版等情况。这些操作轻则导致文档失真、影响阅读，重则可能导致文档内容丢失，甚至文档报错等。将Word文档保存为PDF格式的文件可以避免出现这些问题。

01 打开本实例的原始文件，单击【文件】按钮。

02 从弹出的界面中选择【另存为】选项，弹出【另存为】界面，单击【浏览】按钮。

03 在弹出的【另存为】对话框中，选择要保存的位置，并输入文件名，【保存类型】选择【PDF(*.pdf)】，单击【保存】按钮，就可以将Word文档保存为PDF文件。

问题解答

输入文字时，光标右侧的文字没有了，怎么办

在一段文字中插入内容时，如果输入文字后光标右侧的字没有了，这是怎么回事？这是误将输入方式改为【改写】了，如下图所示。

在Word中输入文本有两种方式：插入和改写。

插入：在光标所在位置插入新字符，光标右侧的内容顺序后移。

改写：用新输入的字符替换光标右侧的字符。

如何将输入方式改成插入？方法1：按【Insert】键进行切换。方法2：单击状态栏中的【改写】或【插入】进行切换。

这里使用方法1，按【Insert】键进行切换，将文本输入方式改为“插入”，如下图所示。

编号（项目符号）与文字之间的空隙太大，怎么办

在编辑文档的过程中，发现编号（项目符号）与文字之间的空隙太大，如下图所示，该怎么办？

调整列表缩进就可以解决这个问题。

01 选择该组编号和文字，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【调整列表缩进】选项。

02 在弹出的【定义新多级列表】对话框中，将【位置】选项组中【文本缩进位置】微调框的数值设置为0厘米，单击【确定】按钮。

效果如下图所示。

如何将阿拉伯数字转换为人民币大写格式

如果需要将阿拉伯数字转换为人民币大写格式，可以在Word中快速完成，具体步骤如下。

01 打开Word文档，输入“58913”并将其选中，切换到【插入】选项卡，在【符号】组中单击【编号】按钮。

02 在弹出的【编号】对话框的【编号类型】列表框中选择【壹，贰，叁...】选项，单击【确定】按钮。

03 返回Word文档，可以看到设置后的效果如下图所示。

如何取消按【Enter】键后自动产生的编号

在编辑Word文档时，经常会遇到在段落开始处输入序数如“1.”“1、”“一、”等字符后，再输入一段文字，然后按【Enter】键，Word就会自动产生下一个编号的情况，如下图所示。

这种设计符合人性化的理念，但有些用户却不需要这个功能。如果想取消自动编号，可使用如下3种方法。

方法1：当文档产生自动编号后，再按一次【Enter】键。

方法2：当文档产生自动编号后，按【Ctrl】+【Z】组合键。

方法3：当文档产生自动编号后，若出现智能标记，单击该智能标记，在弹出的菜单中选择【撤消自动编号】选项。

使用方法1取消自动编号后的效果如下图所示。